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高速公路档案管理的现状与改进

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在大数据和云计算高速发展的今天,高速公路档案管理模式已发生很大的改变,已经由传统的纸质档案管理为主逐步向局域网、办公自动化系统下的电子档案管理转变。高速公路档案是维护高速公路历史真实面貌的重要记录,对于总结经验、认识规律、延续历史、促进高速公路各项工作有效开展,发挥着举足轻重的作用。因此,高速公路档案需要在管理理念、管理手段上与新技术发展相接轨。

1高速公路档案管理的现状

1.1档案管理体制机制。从各省编办批复的高速公路管理机构设置情况来看,高速公路内部还没有设立专门的档案管理机构,各单位、部门都设置了兼职档案工作人员。大多数高速公路管理机构中,办公室文书兼职文书档案工作,人事档案由政工办或人事处人员兼职,会计档案由财务人员兼职,养护、路政、收费、通信等高速公路业务部门档案由各业务部门人员兼职。以吉林省高速公路管理局为例,高速公路档案实行局、分局、管理处、收费站分级管理模式。

1.2档案人员的现状。高速公路档案人员整体素质参差不齐,年龄、学历和专业技术水平相差很大。以吉林省高速公路管理局长春管理分局为例,现有档案专业技术职称人员47人,其中副研究馆员2人,馆员及以下45人。按年龄结构划分,其中35岁以下档案人员20人,36岁到50岁档案人员24人,51岁以上档案人员3人。按学历结构划分,其中硕士研究生及以上5人,大学本科32人,大专及以下10人。

1.3档案软硬件保障。目前都采用计算机辅助档案管理,大多数高速公路管理单位还没有专用的档案管理软件。以文书档案为例,目前已经实现了归档文件目录电子化管理,因缺少相应的软硬件设备和人员不足,大部分的纸质文书档案还没有进行数字化处理,管理手段和管理方式相对落后。很多高速公路管理单位已采用综合办公系统来处理文件,现在形成的电子文件数量明显多于纸质文件,但许多单位还没有配备相应的文书档案管理软件与之相匹配,档案管理方式相对于快速发展的电子文件相对滞后。

2高速公路档案管理存在的问题

2.1档案管理意识不够强。由于没有专职的档案管理部门和人员,兼职档案人员忙于日常工作过多,对档案管理工作重视程度和关注度不高。

2.2档案管理硬件建设难以适应工作需要。随着档案库存量的增加,因办公条件限制,无法落实专用档案室,档案分散在各职能科室,未实现集中、规范化管理,没有专职的档案管理人员和库房。

2.3数字化、信息化档案管理工作相对滞后。档案数字化进程缓慢,大部分档案还是以纸质形式存在,缺乏数字化工作所需资金、技术和人员等方面的保障。

2.4管理不规范。办公自动化系统中形成的电子文件档案格式和标准不统一,缺乏规范性。

3高速公路档案管理的改进措施

3.1提高对档案管理工作的重视。切实加强档案工作的领导,从人、财、物方面给予保障,牢固树立档案管理法制观念,加强对档案工作的宣传力度。

3.2完善档案管理组织网络,提高档案管理水平。以高速公路档案部门为主导,加强行业内部之间、行业与社会各界的交流互动和沟通合作,为社会提供更加系统、优质的高速公路档案服务,推进高速公路档案工作良性运行。

3.3加快档案的信息化建设,实现资源共享。购置存储服务器、计算机查询终端、专用网络版档案管理软件,将纸质载体的档案转为机读数字档案,实现文件、档案与信息技术的合作与资源共享。运用互联网技术和信息化手段开展工作,搭建交流的网络平台,开设高速公路档案网站,及时传播能够公开的高速公路档案以及编研成果,实现高速公路档案资源的网上共享。建立信息互联互通机制,加强全国高速公路管理机构之间的配合协作,实现一张网一键查询,全程留痕监督,既方便因公快捷查询,又能杜绝非法查询,有效促进各省高速公路档案信息的互联互通和档案的有效利用。

3.4加强培训,提高档案人员的业务水平。高速公路档案人员所在单位可以结合本单位发展战略和岗位要求,组织开展档案人员继续教育培训,参加档案主管单位组织的档案人员继续教育培训。充分利用现代信息技术开展远程教育,为基层、一线档案人员更新知识结构、提高能力素质提供便捷高效的服务。结合高速公路档案事业发展的要求,培养造就有理想信念、有职业操守、有创新意识、有专业能力的档案人员,为高速公路档案事业发展提供人才保证和智力支持。

作者:张玉梅 单位:吉林省高速公路管理局长春管理分局

齐齐哈尔工程学院学报责任编辑:张雨    阅读:人次