交通运输行业管理电子档案的应用范文

现在是信息时代，信息技术正在突飞猛进的发展，交通运输行业管理从之前厚厚的文书管理转变成现在的电子信息管理了，正在逐渐适应着信息技术飞跃发展的时代。自从交通运输行业把资料和档案统一的录入电脑进行管理之后，不仅减少了人力同时还降低了错误率，工作效率得到提高，查询资料也快于从前。

一、交通运输行业中电子档案应用的优势

（一）减轻档案管理人员的工作负担。随着信息时代的发展，使用电脑对企业档案进行管理，使企业档案跟着信息技术的发展成为电子式文书进行管理，更加系统的规划、整理档案，使查找起来更加方便、快捷，这样就大大减轻了工作人员的工作量。以前交通运输行业都是使用纸质文书进行企业管理，办公人员通常为会了寻找一个信息而浪费很长时间，一想到整理档案归档就犯愁，原因是所有的工作都是由人工来完成的，开设档案、修改档案、查找档案都是需要人工书写的方式完成的，不仅浪费大量的时间在这上面，同时还容易犯错误，最主要的是出现错误不能及时查阅出来，让企业管理起来很是头疼，然而电子档案的应用就便捷很多，办公人员只要会打字输入几个关键词，就可以得到自己想要的内容。

（二）补齐档案信息中的缺点。电子档案是利用电脑技术把信息存档，因此避开了因为档案信息不全，对纸质的档案拆包问题，同时还对一些不完成的信息进行补充，对档案中存在的漏洞查找起来十分方便。

（三）防止交通运输行业档案信息内容的遗失。传统的文档管理都是通过人工来完成的，这就有可能存在整理的不当所遗失的问题，当出现这类问题的时候，档案管理的办公人员就会将之前整理好的文件进行开封重装，增加了大家的工作量。

（四）降低了交通运输行业文档的泄密性。以前查阅纸质文档时，办公人员都会将包含这些内容的全部文件给人看，这样就会使一些不相关的文档信息也有泄露的可能，这样的举动加强了文档的泄密性，没有达到想要的效果。如果让档案的管理人员找到这个档案，再转给相关的人查阅，这样就会增加办公人员的工作量。使用电子文档，对查阅人员进行身份认证，只有通过审核才能进去查阅，而且只能看到自己想要的一部分，不会涉及其他的内容，这样就加强了档案管理的保密性。

二、交通运输行业电子档案管理应用存在的问题

（一）专业管理人才匮乏。电子档案是一个比较新型的特殊的产物，要求管理办公人员要有扎实的基本知识来进行档案管理，同时还应该熟练的使用计算机办公软件。电子档案是刚刚兴起的新鲜事物，针对这方面的专业人员还是很匮乏，定期的培训课程制定的不是合理，这样就使得现在的管理人员基本知识扎实，但是对于实际的应用知识欠缺，缺乏实践精神。所以说现在的档案管理人员在社会上是紧缺的。

（二）电子档案本身存在的问题。因为交通运输行业的电子档案比较多和厚重，所以管理人员会把这些内容拷贝到光盘、优盘、硬盘上，这样的方法比较复杂还不稳定，假如光盘等存储工具发生破损，会导致里面存储的信息直接丢失，轻者就是损失造成不完善的数据，致使档案存储失去了原有的价值。档案的管理人员可以随便的把这些信息带出去，让其他相关人员可以随意查阅，对于电子档案的保密性做的不是很好，同时管理人员没有充分重视这些档案，所以很可能造成档案的遗失与窃取。

三、交通运输行业电子档案管理应用问题解决办法

（一）对于电子档案管理做到标准化。无规矩不成方圆，对于电子档案的管理要做到标准化，按照一定的规章制度去管理，使电子档案在管理中有一定的规范性。我们需要把文件管理和电子文档来进行统一的规范管理制度，原因是文档是由文件组成的，要从最基础的文件进行规范管理，才会确保文档的规范性，这是我们在制定管理制度首先要考虑的。

（二）需要素质与技能全面发展的管理人才。定期对交通运输行业中档案管理人员进行培训是非常重要的一部分，为了不让企业的内部员工泄密，保证档案的保密性，我们要对涉及到电子档案的人员进行检查、考核，以确保不会有档案信息被泄露出去，从而影响企业的发展。结论当今时代，电子档案管理的应用时非常普遍的，在使用中我们要了解它本身存在的特点，并结合我们所学的计算机知识进行应用管理。具体来说就是，电子档案是一种非常伟大的发明，本身就具有优越的特点，但这还是远远不够的，要不断的加快对电子档案管理相关的一些技术以及硬件方面的建设，建立有效的电子档案管理的相关制度，重点培养高素质的管理人才，以确保电子档案在各个部门得到充分的利用，同时减轻大家的工作分担。

参考文献：

[1]冯采奕.浅谈电子档案管理存在的问题及发展[J].科学与信息化,2017(28).

[2]谢兰.试论信息时代的电子档案管理[J].办公室业务,2017(19).

[3]]魏娟,仲英涛.浅析电子档案在高校人事档案管理工作中的应用[J].决策探索,2017(20).

作者：田红丽