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智能化管理对医院后勤的影响范文

时间:2022-11-14 11:36:39

智能化管理对医院后勤的影响

《中国医院建筑与装备杂志》2014年第九期

一、后勤智能化管理平台建设案例

上海交通大学附属胸科医院的后勤智能化管理平台建设包含两部分:

*设备实时监控平台主要包括空调系统、锅炉系统、照明系统、电梯系统、生活水系统、集水井系统、能源计量等模块,覆盖范围涉及所有楼宇的水、电、暖通等各类别用能情况。目前全院共设非计量监测点位707个,安装智能远传电表274块,远传水表45块。平台除了拥有可靠的监控,还有实时的分级告警及短信报警功能,可对故障风险进行评估得出综合安全指数。

*后勤信息管理包括医院信息、楼宇基建、设备管理、维修检保养、物资管理、大修库6大部分,主要整合了医院各个方面的数据资料,当有新信息需要录入时,平台操作人员根据所获得的数据,及时更新完善数据库。医院后勤基建、设备信息、维保记录、巡检记录是静态数据中很重要的一部分,操作人员在系统内记录并设定设备维修情况、设备保养期限、巡检记录等,将设备维修的类别、维修时限、维修结果等进行规范管理。通过设备管理对故障原因、维修过程、维修次数进行记录总结,为以后维修工作中出现的类似问题提供可靠的信息与宝贵经验。此外,根据预先设定的预报方案,系统可对设备维护保养信息进行预报,帮助维修及管理人员进行及时准确的设备运维管理。

二、后勤智能化平台的运用体会

后勤智能化管理平台(ILMS)可以实现后勤设施设备安全运行情况监控、各类能源计量和统计,以及能耗分析对比,从而控制、降低运营成本;在确保医院正常运行的前提下,节约后勤人力资源,提高医院后勤工作效率;对医院建筑各项数据的统计分析,为医院基本建设和大修改造提供数据支持。通过建立医院后勤智能化管理系统能够实现“安全、高效、舒适、节能、精细”的集约式精细化管理,进一步提高医院后勤管理的水平。在实践过程中,我们有如下体会:

*双管齐下,确保数据准确性通过设备实时监控功能,能有效起到故障预警作用,减少日常巡检所带来的时间和人力消耗。为保障设备安全,以往我院后勤保障人员每天需要巡检3~4次,在人力和时间上花费较大;后勤智能化管理平台的建立使得每日定时的巡视减少为1次,利用平台设备监测的功能,从根本上减少人力资源的浪费。维护人员在巡视设备的同时记录下设备运行参数,与平台记录的数据进行比较,一方面能可靠保障设备运行安全,另一方面可以对平台监测的数据进行核实,若发现数据有误差,就及时修理或更换。通过人工记录数据和监测数据的比较,能有效减少平台监测数据的误差,双管齐下,杜绝安全隐患。自2013年6月设备实时监控告警运行以来,共计接报434条告警信息,其中,1级告警137条,起到了事前预警作用,有利于医院后勤设备的安全运作(见图2)。

*发挥岗位多样性,合理分配人力资源后勤岗位繁多,许多重要岗位都需要人员24小时在岗,监护设备正常运行,比如冷冻机房、锅炉房、高压配电间等。但是在设备停止运行或少量设备运行的情况下,是否仍旧需要配置一定人员进行管理呢?后勤智能化管理平台的建立为后勤人员管理指出了新的方向,运用设备监测功能,在冬季冷冻机组停用和夏季锅炉停用或少用的情况下,将空闲下来的后勤技术人员安排到后勤其他岗位,维护人员只需定时对设备进行巡视,保证平台监测数据的准确性,通过平台设备监测系统来保障设备的安全运行。根据后勤各班组忙闲不一的特点,合理安排岗位人员,打破原有的固定模式,开创灵活多变的管理模式,发挥岗位多样性,提高后勤人员一岗多能的技术特色。

*方便信息查阅,提高工作效率利用平台对全院基建、设备等各方面数据进行整合、梳理功能,可以开通浏览权限,全院相关部门都可以在平台上调阅相关信息,不必像以往一样需要向各个部门申请相关资料,从而为工作提供便利,提高工作效率。

*指导设备启停时间,减少资源浪费根据平台实时监测的温度数据,比如室内、室外温度,以及天气预报的数据,结合以往锅炉和冷冻机组使用时间,进行数据分析,绘制曲线图,就可以更精确指导医院供暖制冷设备启停的时间,摸索出一定的规律,减少不必要的资源浪费。通过对医院能耗数据的分析,除了让我们得到了较为完整的医院电能使用情况,也使我们了解到我院用电负荷高峰时,用电负荷达到了85%,处于较为紧迫的状态,使我们及时调整用电负荷的分布,避免用电高峰时的叠加。同时,为医院新建基建项目提供数据支持,对医院目前用电负荷水平的分析,能够为新建基建项目用电是否需要扩容提供依据,减少了医院建设经费。

*开启“一门式”服务热线,保障服务,提高管理水平借助后勤智能化平台,我院启动“一门式”电话服务热线,院内所有部门人员需要后勤保障服务均可拨打此电话申请。服务平台成立后,整合了后勤各科室的资源,明确责任、责任到人,通过平台进行工作分配,将每个员工的职能充分发挥到各自的岗位中去,班组长根据每天的工作任务进行分配,员工接到工作任务后按工作标准进行操作,在工作流程中做到工作细致,便于对部门的绩效管理和员工工作考核。

三、后勤智能化管理平台建设的思考

后勤智能化管理平台的搭建,基本涵盖了医院后勤所涉及的各类技术领域,因其对网络、计算机等的应用要求较高,直接提升了后勤的技术水平和管理层次,对后勤管理理念、服务流程、维修保障模式、人员素质等诸多方面都提出了新的要求:

*工作规程精细化后勤保障岗位繁多,但对各部门的量化考评还不完善,不能体现岗位的精细化管理。对接报后响应时间、维修完成时间、完工后的耗材多少、保用期时间、工作质量的考核都应在工作规程中有所体现。后勤智能化管理平台的建立是为了摸索出一种新的管理模式。目前,对后勤维修保障的报修时间、完成时间、故障等级、维修人员、报修人工号等进行记录,便于定期汇总后勤维修工作量,有助于进一步提高服务质量,减少后勤人员成本和物资成本的支出。

*衔接配套流畅化正因为后勤工作岗位众多,各环节间的流畅衔接是后勤精细化管理的难点所在。后勤管理的效率就体现在各部门的衔接过程中。保障有分工,管理不分家,一项后勤保障需求往往需要多个部门的同时出动和次第衔接。要做到精细化管理就需要对不同部门、不同流程、不同环节之间统一协调管理,对开展的配套服务及时跟进监督。引入后勤一门式服务热线,从根本上解决了后勤各部门之间衔接的问题,“化繁为简”,将“繁琐”的报修流程简单化,由平台统一调配,提高报修响应速度,避免后勤各部门之间相互推诿的局面。

*主动服务常态化主动服务是一种工作态度,是一种责任,要时刻为临床一线和病患着想,比他们想得远一点,问得多一点,走得勤一点。同时,要剔除原有的干多干少一个样,干好干坏一个样的消极思想,将原有传统的“被动服务”转变为“主动服务”。在后勤智能化管理平台预先告警功能的基础上,开通后勤一门式服务专线,将全院设备故障告警和报修统一管理,根据报修情况分配到各分管部门,并开通电话回访功能,对报修的完成情况进行主动回访,实施测评。

*人才培养全面化随着后勤智能化平台不断完善,后勤社会化的不断推进,分布在后勤各类岗位中的青年职工,根据后勤一专多能的要求,将逐步加入到智能化管理平台中去;届时,医院后勤智能化管理系统将覆盖后勤的锅炉、制冷、库房、基建等各个班组,全面实现后勤信息化、智能化、网格化的集约式精细化管理,进一步提高医院后勤管理的水平,减少人力投入,强化能源管理的手段和有效性,更好地保障医院的安全运行。

作者:余雷潘蓓敏许天钺徐俊俞国兴单位:上海交通大学附属胸科医院

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