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工程档案管理的问题及完善对策

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工程建设的时间与工程档案管理的起始时间、工程项目建设阶段与工程档案管理过程之间都存在着十分紧密联系,而这也是项目管理与工程档案管理最为核心的联系。总之,可以通过项目管理与工程档案管理相结合的管理模式,通过建立全过程管理和质量管理、统一管理系统、制定相关管理计划、流程分析等,不仅可以确保工程项目管理高质高效完成,而且也有利于提高工程档案管理水平和档案服务水平的提高。

1.我国工程档案管理存在的问题

随着建筑企业的现代企业制度改革与建立,企业档案管理,特别是工程档案管理存在着以下几个方面的问题:

1.1工程档案资料缺乏完整性工程档案管理的首要原则是完整性,完整性是工程档案的基础。不成套、不完整的工程档案是难以全面反映工程真实情况的。工程档案是否完整性,主要是看工程档案资料是否能够全面反映工程的使用功能和结构安全状况,是否能够满足工程竣工验收和是否能够达到设计要求的需要。如果资料在记录过程中过于繁琐,就加大了项目施工成本,增加了工程技术人员的工作量,严重影响到工程项目质量和工程项目进度;如果过于简练,则难以真实有效反映出施工全过程。工程档案缺乏完整性还表现在工程档案分散在不同的管理人员和施工部门的手中。由于工程施工单位、工程投资渠道都呈现出多元化倾向,增加了工程的复杂性,特别是管线工程、设备安装、主体工程、基础工程往往都是由不同的施工单位进行施工,而每个单位也只能负责本单位施工的那部分工程档案;工程项目建设专业性强、施工档案数量大、工序繁琐、建设周期长等特点,当有的工程项目已经竣工验收了,有的工程尚未结束,甚至才开始,施工中所形成的资料容易出现丢失的问题,特别是如果工程档案管理人员在工程结束以后,这些工程档案资料也随之而去。工程档案的丢失,不仅给施工单位和建设单位带来不必要的纠纷和麻烦,而且对于工程的扩建、改建、维护、质量管理等都带来较大不便。

1.2工程档案资料内容曾在失真问题工程档案的核心是准确。工程档案的准确性主要取决于以下几个方面:第一,工程是否需要对施工段进行区分,在进行区分的时候是否能够正确运用定性和定量评定方法;第二,在对混凝土强度平均值进行计算的时候,如何取值,以及标准差取值等许多具体详细的细节性问题;第三,在对施工项目质量进行验收的时候,验收材料填写是否规范;第四,一般项目内容和主控项目内容在填写的时候,是否做到详细具体。一些单位在进行工程档案管理过程中,其工程档案材料千差万别,很少符合工程档案规范要求,甚至一些归档材料只是复印件;第五,一些施工单位在工程交工之前,对工程材料进行突击整理,缺项漏项问题较为明显,材料记录和实际施工情况差距较大。这些档案材料不仅难以全面真实反映出工程质量,更难以落实工程质量责任制。

1.3工程文件归档范围较为混乱工程项目建设设计到的单位较多,不同管理内容和不同性质的单位都有自己的工程档案搜集整理归档范围,并且在工程档案利用过程中,也会出现“再次灵活运用”。有的工程档案管理人员对于工程项目建设过程和工程项目性质缺乏了解,导致许多重要的档案文件丢失。例如,在洛阳石化化纤工程档案搜集过程中,一位档案管理人员对于项目缺少了解,对其中一份由业主发给总承包方的化纤工程调整部分内容合同的相关材料没有及时进行搜集,认为这个文件没有归档价值,但是正因为他的这个疏漏,给工程后续建设带来重大损失,使项目审计时遇到重大阻碍。

2.基于项目管理的工程档案管理新模式

基于项目管理的工程档案管理新模式的建立,主要是要从以下几个方面加以建立和完善:

2.1要理顺工程档案形成的各个部门相互有序衔接关系要根据工程项目建设各个单位的工作内容以及相互之间的衔接关系,重点理顺工程档案管理形成的各个部门有序衔接关系。要能够重点加强对建设单位的工程档案管理工作,积极衔接监理单位、施工单位之间的关系,从而确保工程档案与工程建设的同步进行。建设单位要能够在工程项目结束后,将相关工程档案资料移交到档案管理部门,也要不断加强对施工单位、建立单位、设计单位之间的协调关系管理,确保工程档案的质量。

2.2规范工程档案标准首先,工程档案管理的重要前提是工程档案的标准。这就要求工程档案在填写过程中,必须要做到填写标准化,明确各方责任,确保工程档案的完整性,实现工程档案价值。其次,要建立相应的工程档案管理制度。工程建设是一项周期性长、工序复杂等工作,决定了工程档案种类繁多、数量巨大等特点。决定了工程档案管理必须要建立一项合理的工程档案管理制度,不断提高工程档案管理工作的标准化建设进程。

2.3要能够建立一个有效的项目组织文化一个管理团队、一个组织是否能够实现高效运行的重要前提条件是有一个有效的项目组织文化。而建立一个有效的工程档案管理项目组织文化可以从以下几个方面加以完善:第一,明确目标。为了促使工程档案项目管理的顺利实施,就必须要能够明确目标的前提下,促使各个成员都能够各有分工、发挥专长、形成合力,从而在工程档案项目管理中形成良好的工作氛围;第二,要建立有效的管理激励机制。为了提高成员的工作积极性,为其自由施展才能创造良好的外在条件;第三,工程档案的搜集整理、管理以及管理人员资金的调配都必须要能够围绕工程档案项目管理各个环节展开,从而不断提高工作效率。要制定出一个全员参与工程档案管理制度,在组织内部畅通沟通渠道,不断完善工程档案管理部门与工程档案形成阶段的关系,树立起每个人都是工程档案管理人员的思想理念。

作者:秦贞云单位:济宁市拆迁中心

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