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烟草企业烟叶配套物资管理现状及对策

2019/11/14 阅读:

摘要:烟用配套物资管理是烟叶生产管理中一个重要环节,加强烟叶配套物资管理对提高生产效率、保障烟叶品质有重要意义。以江西省烟草商业企业市局公司为例,分析了当前烟叶配套物资管理现状,梳理了烟叶配套物资管理中出现的问题。该公司的对策是:以精益管理理念强化管理;加快制度体系建设;加强对物资管理人员的培训和指导;优化信息平台操作,加强及时共同交流;对管理进行持续改善。

关键词:烟叶配套物资管理;现状;对策

烟叶配套物资指的是用于烟叶生产、加工的各种生产性物资,主要包括育苗物资、农膜、化肥、农药等物资。烟叶配套物资管理包括招标采购、合同签订、验收入库、物资销售、物资仓储、货款结算、物资处置等环节。涉及省、市、县级烟草商业企业、基层站点和广大烟农,牵扯点多、面广。根据生产需要,采购种类多、数量大,资金量也大,在烟叶生产过程投入中占据较大比重。因此,烟叶配套物资管理关系到广大烟农和烟草商业企业的切身利益,有利于提高生产效率、提升烟叶品质、保障烟草安全性和加强企业管理。在当前烟草行业推进高质量发展,江西全省创建优秀商业企业的背景下,探讨如何加强烟叶配套物资管理有着重要意义。

一、烟叶配套物资管理现状

(一)当前烟叶配套物资管理流程根据国家局相关文件规定,省级和地市级烟草商业企业均具有烟叶配套物资采购资格,可依据采购规定开展招标采购。目前,全国主要烟区基本是以地市州为主体进行采购,再分配到各产烟县及烟站进行销售[1]-[3]。为确保规范和提升效益,江西省则采取省局统一招标、市局签订合同采购的模式。具体管理流程如下:1.招标采购环节招标采购环节分为物资使用调研、需求上报、实施招标、数量分配4个步骤。在当年烟叶收购基本结束时,省局公司组织市、县局公司及烟叶站点开展当年烟叶配套物资使用调研,对不同品种和厂家的物资在使用效果、价格合理性、诚信经营、售后服务等方面进行评价,并针有特殊需求的物资展开重点调研,在综合分析产区需求后,省局确定统一采购的物资种类,随后下发需求填报表给产区。产烟县局根据下年种植计划、当年库存和使用倾向填报拟采购物资需求报市局,市局结合下年生产技术平衡施肥有关要求,对物资品种和数量调整确认后报省局由省局组织招标采购。招标过程严格依据国家局有关规定遵循公开透明原则开展。招标完成后省局下发抄告单给市局,明确分配各市局物资品种和数量。2.合同签订环节合同签订环节在市局展开,分为需求再确认、数量分配、合同起草、合同签订4个步骤。市局在进一步征求县局意见和总体布局的原则下,将采购品种和数量分配到县局,其中采购数量可在抄告数量的10%上下浮动,超过该比例则需要启动增补程序再行采购。合同起草交法规部门审核后与供货厂家签订采购合同。3.验收入库环节烟叶配套物资运输一般采取铁路运输和公路运输两种形式。肥料类烟叶配套物资因为数量较大,一般采用铁路运输。农药、育苗物资及少部分肥料采用公路运输。公路运输一般可直接运达烟站由烟站接货验收,而铁路运输第一到站为各县火车站,需要县局在火车站接货验收后再自行组织汽车运输到相应烟叶站点。因此,验收在火车站或烟站进行。验收入库后,烟站或县局在全省统一的现代烟叶管理平台中录入验收入库数量提交市局。4.物资销售环节物资销售在各烟站进行,在平衡施肥划定的物资数量范围内,由烟农到烟站购买物资,刷pos机缴纳物资款,烟站同时在现代烟叶管理平台录入销售信息。5.货款结算环节市局根据厂家开具的发票及验收票据等材料、根据采购合同规定分批与厂家结算货款,完成当年物资采购流程。6.物资处置环节每年烟叶生产收购结束后,县局对全县烟叶配套物资进行统一盘点,对破损和过期未能更换不能使用的物资进行报废处理。

(二)烟叶配套物资管理中存在的问题1.对烟用物资管理重视不够近年来,烟草公司引进了一些现代企业管理理念,例如,在公司内部开展精益管理、推行“6S”管理法等。然而,这些管理措施的推广应用主要集中在仓储条件好、车间化操作的物流配送等方面。烟叶生产方面,因为与烟农接触多,涉及人群文化层次普遍较低,因此现代管理观念较难开展。而在生产环节,人们较多关注的是生产技术,对于烟用物资管理没有引起足够重视,管理基本是根据文件要求和领导意见推进,缺乏主动、有效的管理,明显不适应市场化竞争的需要和高质量发展要求。2.管理制度不健全在国家局、省市局相关物资管理和采购等规定的大框架下,烟叶配套物资在采购环节有明确规范的管理规定可以遵循,保障了物资采购中的公开透明和公平公正,有效防范了管理风险。然而,在其他环节和具体操作上,仍缺乏操作性强、细致合理的管理规定。一方面造成管理漏洞,导致在实际管理过程中无章可循、无规可依;另一方面也不利于物资正常销售,存在资产流失风险。如仓储管理上,对物资堆放、保管、出入库、日常监管等管理制度缺乏统一明确定规定和要求,致使仓储保管不到位、出入库不规范等情况多发。在物资处置方面,对年限较长和移库搬运过程破包等影响销售的某些物资,缺乏科学有效的处置管理办法,导致这些物资继续积压,造成长期库存导致过期或者严重质量问题从而引发资产流失风险。3.管理水平较低基层烟站人员有相当一部分是由烟农转化而来,文化素质普遍不高,人员年纪普遍偏大,学习能力较低,责任意识淡薄,且由于站点人员有限,工作任务繁重,使他们投入在物资管理上的时间精力有限,因此物资管理水平普遍较低。例如,仓储物资堆放混乱,没有定期盘点导致账物不符;仓储管理不到位缺乏有效防治鸟害、鼠害的手段导致物资破损和损耗;物资销售没有严格依据先进先出原则,使某些物资长期大量积压导致资产流失;物资报损不及时导致无效库存;物资销售仍有待收代付个例,廉政风险依然存在;农药使用上,对烟草抗性和质量安全性缺乏认知,没有合理搭配用药的认识,致使烟农倾向于多年使用同一种农药。4.仓储条件有限部分站点由于年限久远,仓储条件较差。仓库门窗损坏、地面潮湿,加上管理不到位,没有采取有效防雨、防潮、防鼠等措施,致使仓库物资受鼠害、鸟害严重,导致破包、损耗大大增加。另外,由于大部分站点没有专用的物资库,烟叶配套物资不得不临时占用烟叶仓库,在收购季节须另行转移,中转搬运过程中极易产生破包等损耗,既增加了搬运、运输费用,又造成了资产流失,不利于烟叶配套物资的管理。5.信息化平台应用尚需改善目前,江西省烟叶配套物资管理采用的是与烟叶生产、收购一体的现代烟叶管理平台,该平台基本满足了烟叶配套物资管理的合同签订、数量分配、入库验收、销售出库和报表查询等基本功能,对加强烟叶配套物资管理效率和提升管理水平帮助很大。但在后台管理维护的及时性、特殊情况处理、界面优化和数据表达方面仍存在一些问题,在服务跟进和沟通上仍有一定欠缺。

二、加强烟叶配套物资管理的对策

(一)以精益管理理念强化管理现代管理理念是企业应对市场化竞争的必要手段,是提质增效的必然选择。当前,烟草行业开展了轰轰烈烈的精益管理活动,在转变思想、提高效率上卓有成效。烟叶配套物资管理作为企业管理的一部分,也要积极引入精益管理理念,充分领会精益的内涵、熟悉掌握精益的各种工具和方法,积极关注探索工作流程、过程、成效的改善,有效解决物资管理中存在的矛盾和浪费,进一步降低损耗、提高利用率,提升烟叶品质和企业管理水平。如在物资招标采购环节,充分利用供应商库信息和评价机制,分析产区需求,研究招标文件条款设置,在公开透明和真招实招基础上,把产区切实需要的种类和品种招进来,以更好推进技术推广和质量提升。仓储环节,在物资入库、销售出库、仓库管理上积极探索更科学、高效的管理机制,有效盘活库存、降低损耗,提升管理的效率和水平。

(二)加快制度体系建设1.梳理烟叶配套物资管理流程,明确过程目标和职责针对当前要求和实际情况,修改完善烟叶配套物资各岗位和流程相关制度,使岗位有目标、管理有范围、流程有规定,促使各岗位人员按规定办事,避免过程漏洞和岗位风险。在采购环节,完善供应商库的管理和维护制度,根据当地技术要求和产区实际制定本企业的采购供应商库,并通过对方产品和服务质量进行分类分级管理,在合作过程中不断更新,便于更有针对性的采购到需要的物资。在仓储管理上,明确仓管员和物资管理员的职责和工作程序,建立物资验收入库、销售出库、日常监管、物资报损等系列制度,对因年限较长销售困难的物资制定合理的处置办法以减少库存适当收回资金,对过期且找不到厂家更换的农药根据情况予以报损,围绕“零库存”的目标切实盘活库存。在物资销售环节,严格销售即时支付的规定,加强相关人员的责任意识,切实防范廉政风险。在信息报送上,在验收入库、物资销售等常规信息报送规定的基础上,增加物资短缺、过剩及物资处置等信息的报送制度,以利于全市统一调剂和处置,提升物资保障效率,减少资金浪费和损失。2.建立考核制度,提高责任意识省、市、县、烟站各层级建立定期与不定期的检查考核制度,将物资管理检查融入到烟叶生产和烟站管理检查中,加强对烟叶配套物资管理的检查考核力度。同时建立物资管理员和仓管员的岗位负面清单,将考核结果应用于绩效评价,采取奖罚措施,在制度上施加压力和激励,提高管理人员责任意识,督促各层级加强管理,持续改善,从而提升管理质量。

(三)加强对物资管理人员的培训和指导人才是实现科学管理的根本和关键,拥有一支业务熟练、精于管理的人才队伍是提升烟叶配套物资管理水平的根本措施。因此,要定期组织相关培训,针对当前烟叶配套物资管理人员文化层次和管理水平不高的现状,对工作职责、流程和具体操作等进行系统培训和指导,提高相关人员的业务素质和工作效率。同时,对管理人员加强施肥和植保等基础知识培训,让他们熟悉不同肥料、农药的性质及科学施肥用药的规定,便于在物资管理中更好服务于烟农。

(四)优化信息平台操作,加强及时共同交流根据产区需求和工作实际,对烟叶配套物资管理栏目相关操作进行梳理和优化,适当增加特殊状况操作过程,修补平台缺陷,增强系统稳定性,及时更新和规范后台操作,改善用户界面,关注人性化操作和用户体验,保障信息平台流畅运行。同时,平台运管人员和产区管理人员要加强互动交流,可建立相关工作群以即时沟通交流、反馈问题、指导操作,及时解决操作管理中出现的问题,切实提高烟叶配套物资管理效率。

(五)对管理进行持续改善精益管理不仅在于过程的优化,还注重管理的持续改善。管理水平的提升不是一蹴而就的,必须因地制宜、结合实际,经过相当一段时间的适用磨合,找到适合的方法措施才能切实消除浪费、提升效率,最终实现利益最大化。烟叶配套物资管理涉及到省、市、县、烟站管理人员和广大烟农,遍布产区众多烟叶站点,点多、面广,管理难度较大。在管理提升过程中,可能遇到许多实际困难和客观问题,需要管理人员本着更好为烟农服务的初心,坚守规范意识,以精益思想对过程不断进行改善,促进管理水平持续提升。

三、结论

烟叶配套物资管理是烟草公司企业管理的重要部分,关系到烟叶品质提高和广大烟农利益。加强烟叶配套物资管理是烟草行业切实践行“两个至上”共同价值观和“把烟农放在心上”的生动体现。做好烟叶配套物资管理,首先要加强思想认识,引进现代管理理念,采用精益管理方法,加快制度体系建设,搭建好上层建筑,再通过加强培训和指导提高管理人员素质作为保障,最后在系统平台优化上下工夫,提升管理效率,从而实现烟叶配套物资管理科学有保障、操作规范有素质、业务处理有效率和资金清楚无风险的目标。

参考文献:

[1]郑成琼,冉娟,覃永生,李贤慧.利川烟叶烟用物资配套规范管理模式探讨[J].南方农业,2019(3):137-138.

[2]袁威,徐世峰,谢红梅,陈莉,白茹,吴敏哲.烟叶用物资管理与改进分析[J].现代商贸工业,2017(9):59-60.

[3]何义维.如何改善烟草站烟用物资管理工作[J].中国经贸,2015(11):78.

作者:潘瑞朋 单位:江西吉安

烟草企业烟叶配套物资管理现状及对策

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