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航空工业档案管理思考探析

2019/12/18 阅读:

【摘要】重点分析行业档案工作管理、档案信息化、档案馆藏资源、档案专业技术人才的现状及存在的现实问题,进而从构建行业档案管理体系、加强档案资源体系建设、深化档案利用体系建设、提升档案信息化水平和创新人才队伍建设等几方面提出对中国航发行业档案工作的思考。

【关键词】航空工业;档案资源体系;档案信息化;档案人才队伍

时代的快速发展,使我们的生活工作发生了巨大的变迁,新形势下档案工作如何开展,怎样适应现阶段的发展趋势,对档案工作来说非常重要,航空工业的档案工作亦面临同样的难题。

一、总体概况

“十二五”期间,航空工业档案馆在业务上负责指导、监督行业成员单位档案工作,管理行业重要档案、中航工业集团总部及中航工业各板块档案。行业内各成员单位具体负责本单位形成文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用,定期向航空工业档案馆移交文书档案,在航空产品设计、生产定型后向航空工业档案馆移交相应档案资源。在“十三五”开局之年——2016年,中国航空发动机集团有限公司成立,发展成为十大军工集团之一。航空发动机及燃气轮机“两机”专项也应声落地中国航发,“两机”专项实施过程中产生的各类文件资料、数据、信息等将成为中国航发的宝贵财富,也是行业能力储存、型号研制能力复原的珍贵历史资料,更是国家战略资源储备的重要档案数据来源。如何管理和利用好这些宝贵知识财富,如何从顶层统筹和规划新形势、新要求下的档案工作,如何让档案资源为“两机”专项更好的服务,如何确保“两机”专项档案的完整性、系统性、准确性和成套性,成为档案工作的重点。

二、行业档案工作现状分析

(一)行业档案管理现状及存在的问题行业档案管理体系的搭建和建设一直由航空工业档案馆组织实施。航空工业档案馆建馆历史较长,通过长期在档案工作方面的实践和摸索,在中航工业系统内建立了较为完善的档案管理体系,编制了较全面、系统的档案管理制度,对行业档案工作具有较强的指导和监督作用。但是随着信息化进程不断加快,很多制度已不能完全符合当今社会发展,需要进一步完善,以切合技术发展的需要,使档案工作始终保持与时俱进。

(二)档案信息化现状及存在的问题航空工业档案馆于2007年在中航工业系统内开展航空工业企事业单位“数字档案馆”建设实践,各单位基本建立了档案管理系统,在档案管理水平上提升了一个台阶。但各成员单位间的信息化程度参差不齐,各单位在档案管理系统上的经费投入力度差异较大,同时各单位相关业务系统软件的信息化程度也不尽相同,导致档案管理系统的后续开发程度差距很大[1]。同时,各单位的档案管理系统相互独立,没有实现互联互通,不利于档案资源共享和开发利用,不能充分发挥档案资源的价值,没有达到信息化建设杜绝信息孤岛的最终目的。因中航工业时期IT架构中未将档案工作考虑在内,使各单位采购的PDM等数据管理系统不统一,航空工业档案馆无法配备众多系统平台,以致归档进馆的档案数据难以验证和读取利用。同时,许多单位内部PDM等数据管理系统未覆盖档案部门,档案数据未实行归档管理,处于管理失控状态。

(三)档案馆藏资源现状及存在的问题航空工业档案馆保管中航集团总部及行业重要档案,馆藏接近40万卷,声像、底图近2万卷,其中包括机关文书档案以及飞机、发动机、导弹和机载设备等重点产品档案,科研档案、航空引进技术档案、设备档案、音像档案等。但科技档案的成套性有所欠缺,特别是航空发动机的全套资料欠缺。目前仅某型机具备从原始资料、翻译资料、设计定型到生产定型的成套资料。但全套资料也仅局限于主机,其配套的发动机、机载系统、航电系统等的相关技术资料并没有进馆,作为战略性资料储备的作用有限。

(四)档案专业技术人才现状及存在的问题档案管理工作一直被外界误以为只是保管文件资料而已,是一项简单、没有技术含量的工种。事实上,外界一直有这样的误解也是因在实际的档案工作中,我们的关注点主要还是在档案的接收、整理和保管上,档案资源的开发还停留在资料汇编层面,没有把如何收集齐全档案、如何科学管理档案、如何基于信息化环境充分共享及利用档案资源等作为档案工作的价值体现。缺乏对档案工作专业性的认识,更缺乏对档案专业技术人员的培养。

三、对航空工业档案管理的思考与建议

(一)立足现实,分析不足,推进管理集团公司各下属单位档案管理工作根据各自实际情况各有不同,可分别选择2-3家具有代表性的研究所开展深入调研,全面了解单位在档案管理中存在的问题,主要从组织体系建设、资源体系建设(档案门类、档案完整性、档案正确性等)、利用体系建设(档案利用率、档案服务科研生产力度、档案编研产品利用率等)、安全体系建设四个方面开展系统的调研和分析。通过深入剖析,研究如何在新的档案管理体系中避免类似的问题,为建设行业档案管理体系奠定坚实的理论和现实基础[2]。

(二)创新管理体制,建设特色管理体系1.整体规划,构建行业档案管理体系因中国航发的建立,航发集团及其下属单位作为独立行业,档案工作的整体规划、建设尚为空白。因此,应针对中国航发行业特点,明确档案工作战略目标,建立、健全航发档案工作组织体系、制度体系,组织和带领航发行业下属企事业单位规范开展档案工作、不断提升档案工作管理水平。应通过对行业现行档案管理体系的认真研究和分析,科学规划和推进行业档案事业发展,结合航发实际,研究制定一套行之有效的档案系列制度,注重重点型号、科研档案的成套性管理和档案专业技术人才的培养,制定相关规范和标准,从源头做到有法可依,切实指导和监督行业档案工作。2.创新管理机制建设以科技档案的成套性管理为原则,加强产品档案,特别是航空发动机二级及以上配套附件产品档案的管理。前期主要对航空发动机主机的产品档案在设计、生产定型前组织档案验收,但其配套的二级及以上成附件产品相关档案并没有引起足够的重视。将产品档案工作纳入项目实施计划,与项目实施同步管理,同时应有行业档案主管单位的监督。如加强档案验收的计划管理,各下属单位于每年年初上报档案验收计划,由行业档案主管单位组织实施重点型号及其配套产品的档案验收工作,监督非重点型号的档案验收。3.创新激励评价体系建设建立健全档案工作评价体系,多方位开展档案工作考评,将评价结果纳入单位负责人业绩考核。“十三五”期间将分阶段、分重点对档案科学研究、档案信息化建设、档案验收工作、档案管理水平提升、档案人才队伍建设、档案工作经费及条件保障、合理化建议等方面进行全方位评价。根据不同时期的行业档案工作重点,对不同工作内容开展考评工作。

(三)开展重要档案资源整合近年来,集团重要档案资源没有开展进馆工作,仍然在各单位保管留存。而一型航空发动机的研制成功,需要研究所与研究所之间、研究所与工厂之间、工厂与工厂间的齐心协力、共同配合才能最终完成。从档案资源的角度来看,一型航空发动机主机及其成附件的档案资料会有很多不同的形成单位,而各单位独立保存各自所形成的档案资料,并没有形成完整的、系统的、成套的一型航空发动机档案资源,档案资源分散严重。因此,需要从集团层面,从战略角度出发,将集团档案信息资源进行有效整合,使档案资源为科研和生产提供有效服务和保障。而从当前来看,在实现资源整合前必须规划型号档案成套保存,从源头杜绝各单位各自为政。作为行业档案的管理,应该从行业能力储存、型号研制能力复原的高度,从保护国有资产的角度,自上而下研究发动机全套资料长久保存规则,认识到档案成套保存的必要性和紧迫性,从根本上解决档案资料的分散状态,从而实现重要档案资源的整合,全面建立自己的档案资源体系,更好地为集团科研、生产服务。

(四)深化档案利用体系建设1.开展档案科学技术研究统计、分析各下属单位档案工作、档案信息化建设中的实际问题,引导各单位有针对性地开展档案科学技术研究,以切实解决档案工作中的实际困惑。2.试点档案数据挖掘以科技成果、知识产权为基础数据,研究研发过程的通用化数据管理模式、归集方式、分析处理方法,基于航空发动机和燃气轮机的产业特点,提出研发项目数据共享模式,搭建面向全产业链的知识管理系统,使得研发方案、成果、经验、数据等知识实现分类存储和管理,提升航空发动机和燃气轮机的研发效率与质量,从而充分发挥档案资源的价值。

(五)顶层规划,提升档案信息化建设水平1.制定档案信息化业务标准和技术标准规范规范文件格式,统一著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准、档案数字化处理标准等,由下所属单位贯彻执行,为实现各单位档案系统互连互通、行业档案资源共享奠定技术基础。2.推进档案管理系统顶层规划统一档案管理系统架构,系统规划档案管理主要功能模块,解决现有档案管理系统存在的重大问题。各所属单位可根据自身业务实际情况进行系统改造。档案管理系统的统一规范,将为实现档案信息资源的在线归档、厂所间档案数据交互奠定基础。3.开展UG三维模型归档技术研究目前各单位三维数模归档存在诸多问题,例如各单位基本通过PDM系统,利用UG软件进行三维建模,各单位间进行数据交换时会出现数据丢失、损坏等情况;现有的档案管理系统无法读取三维数模;零组件间装配关系不能归档;大部分单位还是采取将三维模型存储在PDM系统中。一旦PDM系统升级或出现崩溃,可能会导致档案数据缺失或丢失。现阶段,为保证档案数据的完整性和安全性,开展三维模型归档技术研究是当务之急。

(六)分门别类,创新档案人才队伍建设1.重视产品和科研档案专家人才队伍建设将档案工作专家人才队伍建设纳入集团公司人才管理体系。在对当前行业档案管理和研究现状进行调研分析的基础上,针对目前档案工作中存在的问题,分档案门类、分领域进行专项研究,专门制定档案工作人才队伍发展战略。例如,近年来,军工固定资产投资项目较多,档案作为项目验收之前的专项验收,在固定资产投资项目档案方面的行业专家较多,水平较高。但在我们的主业——航空产品档案、科研档案方面的经验相对欠缺,这将是今后一段时间我们重点发展的方向之一。2.加强产品培训,促进档案工作水平提升一支高素质、高水平的档案工作队伍,不仅仅需要精通档案业务知识,更需要对行业重要型号产品、本单位主营业务工作内容和流程有相当程度的了解。今后的档案科学研究方向应该是让沉睡的档案资料活起来,让科技人员的劳动成果得到更普遍的应用,以更好地为行业科学技术研究提供支撑,引领行业科学技术研究,这样才能真正充分发挥档案资源的价值。

[参考文献]

[1]李维艳,关嫚.关于做好新形势下事业单位档案管理工作的思考[J].兰台内外,2018(12):26-27.

[2]刘明阳.新形势下如何做好档案规范化管理工作[J].黑龙江档案,2019(04):69.

作者:周金花 单位:中国航空发动机研究院

航空工业档案管理思考探析

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