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施工企业物资设备的集中采购管理探究

2022/01/21 阅读:

施工企业的主营业务是承揽各类工程项目,并按合同要求组织实施后将建筑产品交付业主,从而获得自身的利润。工程项目按时履约并获得预期收益,是保证企业持续良好发展的重要基础。工程项目的施工成本主要是由人员、物资材料、机械设备组成,其中,物资设备所占份额一般都会超过50%,所以控制物资设备的采购成本对项目的良好实施具有举足轻重的重要作用。有效降低采购成本,不仅能使工程项目顺利完成,使企业获得较好的利润并保持良性发展,也可为企业在后续经营中具备较好的竞争力。

一、集中采购的优势和必要性

过往传统的分散采购模式,主要是企业在承揽到项目后,依托组建成立的项目部根据项目实施情况自行组织采购。因为是单一项目针对自身需求开展的采购,其弊端和问题也相对比较明显。比如,由于没有系统的采购策划,导致采购次数多,同一类物资重复、频繁采购;采购流程不规范,人为干预因素较多;采购主体层级不高,获取的市场信息不足;采购数量不足,在市场上的谈判议价能力较弱,且能争取的售后服务保障不够等。这些都会造成采购成本居高不下,进而致使施工成本提高,企业获得预期收益的风险加大,甚至会导致施工质量降低。另外,由于采购分散、规范化不足,也会存在违规违纪现象,使企业在经济和信誉上均受到一定的损失。由于分散采购的弊端对施工企业的影响越来越明显,近年来施工企业均开始采用更为科学和先进的集中采购模式。这种采购模式可以有效地避免传统分散采购所带来的相关问题,能较为高效地控制采购成本,进而提升施工企业的利润和市场竞争力,促进企业的良性发展,也能更好地整合整条供应链产业,促进市场的健康发展。从当前信息化高度发展和全球市场密切互动的角度来看,实施集中采购可以更为直接地汇总和整合市场优质资源,更为直接地促进整条供应链上下游的规模合作,从而获得性价比更高的产品和服务,也是企业持续发展的有效保障。因此,集中采购模式已成为施工企业物资设备管理的必要模式。通过成立类似采购中心或供应链管理部的集中采购部门,可以使采购计划更为系统、采购策划更为全面、采购行为更为集中、采购流程更为规范、采购过程更为透明,资源整合更为高效,合同风险更为可控。因为站在更高层级的角度去统筹采购需求,使采购规模变大,也能获得更好的供应商资源以及更好的产品、质量和服务。集中采购符合市场经济发展的需要,具备分散采购无法比拟的优势。

1.实现批量采购,有利于降低采购成本

集中采购顾名思义,就是把分散在各项目的需求集中起来进行采购。正因如此,集中采购所展现出的大需求量,就能吸引更为优质的资源参与进来,能够更有利于进行资源比较,从而获取更能符合企业各方面要求的供应商,取得较好的价格。同时,也可以促进企业内部的资源利用,降低资金占用的成本,不但降低了采购成本,也在一定程度上提升了企业管理水平。

2.实现合作共赢,有利于建立与供应商的长期战略合作关系

由于集中采购部门属于企业采购的最高层级部门,与市场接触面较为广泛和深入,掌握的供应商资源更为丰富,所以就能建立相对完善的供应商网络。通过制定科学、合理、有效的供应商准入、评价和退出机制,自上而下系统性地对供应商进行筛选和考核,进而可以与部分资质高、实力强、规模大、履约好、配合度高的供应商建立长期战略合作关系。这样既可以获取较低的价格降低采购成本,也可以保证物资设备质量,减少由于供应商数量过多造成的管理混乱和质量隐患;也可以在某些特殊需求上,进行合作开发,促进双方的产业升级,实现合作共赢。

3.实现采购规范化,有利于提高采购效率

采用集中采购模式后,一方面,可使企业的采购办法、流程进行统一,通过整合需求计划,规模化、区域化进行采购,确定各类主要物资设备的年度、区域供应商,可以减少各个项目分散、重复的采购活动,降低频繁采购所引起的人力等成本,提高了采购效率;另一方面,在年度内如有新开工的项目,也可以直接应用集采结果,促进项目的快速启动和快速响应。

二、集中采购的有效执行

集中采购是目前较为先进和合理的采购方式,但只有使集中采购得到有效的执行,才能让这种先进的采购方式给企业带来最大化的利益。

1.集中采购的制度建设

集中采购,首先要形成一套完善的制度体系,这是实施集采的基础和原则。要制定出集中采购的纲领性文件,并配套制定不同物资设备的详细操作流程、供应商引入评价管理办法以及合同履行、款项支付的有关实施办法。在制度上,要明确集中采购的物资设备范畴,要明确常年需要的、频繁使用的、通用性较强的集采物资设备目录。要对采购计划的编制、采购策划的组织、招标询价、评标办法、开评标及中标人的授予、合同的签订履行等全采购过程制定出明晰的流程,也要制定出详细考核办法。有制度、流程和考核,才可以使采购业务高效流转和运作,也可以减少人为方面的干扰因素。完善的制度可以最大化地使集中采购做到有序、高效、透明、公开、公平、公正,也能使集采结果全面落地,确保达到降本增效的目的。

2.完善的信息化采购平台

施工企业采购部门的核心业务就是采购,而充分发挥自身的信息优势、信誉优势、公共关系资源优势,就是采购方在市场中的核心竞争力,所以采购部门只有不断提升服务水平,增强竞争力,才能在市场博弈中占有话语权。当前,信息化和网络的发展已经达到了一定的高度,结合自身企业的采购制度,搭建一套好的信息化采购平台,使采购各个环节均可在信息平台上进行,可以确保每个采购环节的高速流转。通过在信息平台完成采购,可以使采购过程追根溯源、有据可查,也可以减少一些人为参与的环节,实现阳光采购。同时,利用信息平台也可以不断累积以往采购数据,形成采购价格的数据库,一方面为后续的采购提供价格信息支撑;另一方面也可以摸索和探寻一些市场规律,为企业大宗物资设备的采购提供一定决策依据。因此,搭载信息化发展来支撑集中采购方式,可以规范采购业务流程、减少采购周期,有效降低采购管理的成本,使集中采购能有效执行。

3.完善的供应商管理

施工企业采购物资设备的渠道就是供应商,与最优秀且保障企业利益的供应商保持良好的合作,对采购的结果影响至关重要。所以,加强供应商管理,营造公平竞争、合作共赢的环境,也是集中采购管理的关键。采购中心,首先要制定严格的供应商准入制度,通过严格考察和筛选,建立优质的合格供应商库。其次,应对供应商库进行动态管理,通过掌握供应商的自身发展情况、与企业过往的合作状况、履约能力、服务能力、质量保障能力、资金能力等,定期或不定期地综合评价供应商、去莠存良,使供应商库始终保持活力,确保库中的供应商都是真正能为企业提供优质产品和服务的合作伙伴。第三,施工企业也需要定期组织一定规模的供应商座谈会,与供应商保持良好的沟通,听取他们的意见,互相改进合作中出现的问题,以谋求合作共赢的良好关系,努力营造公平和谐的竞争环境。另外,有些供应商也是工程施工产业链上的一个环节,作为施工企业也可在一定程度上利用他们了解和掌握的信息,拓宽自身承揽工程项目的广度和深度。

三、对集中采购的思索与建议

集中采购只是一种采购方式,如何利用好这种采购方式为企业节省采购成本,还需要结合不同企业自身的特点来区别对待。笔者根据自身企业集中采购的实践,提出了思考与建议。

1.提前做好采购预案

集中采购首先要保证有较大的采购量,这样才可以吸引到规模大、实力强的供应商参与竞价,并且在实际谈判中也能获取最大的价格折扣和最好的售后服务。所以,企业内各子公司、项目部对于集采物资设备的计划编制就尤为重要,要求需求单位必须准确、及时按要求上报计划数量,采购中心才可以汇总数量、统筹规划,确保实实在在的集中采购。而且,集中采购更应该统签合同,作为企业的集中采购部门,如果采购中心仅仅是完成了集中采购的交易,却由各子公司分别签订合同,那么在合同履行中因为各子公司的制度、资金状况不同,导致不能及时付款或严格履行合同,就会使企业信誉受到一定损害,在后续的集中采购过程中,供应商也会适当考虑这方面的成本,导致采购价格会相对增加。

2.集中全公司采购量

施工企业的一些物资设备受项目进展的影响,会要求在短期内就完成采购。如一个新开工的海外项目,一旦中标,从提出需求计划到组织运输到施工所在国,给采购部门留出的时间非常紧迫,实际上并不利于获取好的采购结果。对于一些常规物资设备的集中采购也可以借鉴房地产行业、石化行业的一些做法,在每年初框定3家年度供应单位,锁定不同产品的价格有效期和主要合同条款,具体到每单采购时,即可直接与3家单位通过进一步谈判来确定最终的中标产品和单位。同时可以约定如年度采购数量达到一定上限时,供应商还需再给出适当优惠和回馈。如设备采购,可以在年初初步统计和预估今年需求总量的基础上,通过招标询价的方式,让每个品牌的供应商均给出常规产品的价格、供货周期、服务等内容,经评标推荐出3家年度供货商。一旦实际采购时,即可立即邀请3家单位进行针对性的谈判,根据前期已锁定的相关条件,敲定最合适于此次采购的中标产品和单位。这样可以避免每次采购均需要进行招标询价、开评标的步骤,提高实际采购的效率,也可以确保一些紧急采购能符合需求时间;另外也约束了供应商的履约和服务,因为一旦出现问题,那么供应商可能会丢失这个企业一年的采购订单。

四、结语

随着市场竞争的日益激烈,采购作为能为企业带来增值的环节,越来越引起企业管理者的重视。因此,提升企业集中采购的管理,真正做到“阳光采购”、“透明采购”就显得尤为重要,因为集中采购不仅能够有效地降低企业成本,增加企业的利润空间,也会进一步提升企业的核心竞争力。

作者:杨颖 单位:中交四航局第二工程有限公司

施工企业物资设备的集中采购管理探究

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