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企业科研生产设备设施管理探究

2019/07/16 阅读:

【摘要】科研生产设备设施是企业完成科研任务和开展日常工作的重要物质基础,也是其赖以生存和发展的重要资源。加强企业的科研生产设备设施管理,对保障其各项业务活动的顺利进行,发挥着举足轻重的作用。但是如何管理好科研单位的设备,不同的单位有着不同的管理理念和办法。但出发点都是相同的,就是管理好设备,为企业持续发展服务。同时我们也要看到设备设施管理也存在着各种各样的问题。本文以所在公司为对象,对科研生产设备设施的管理现状进行分析,并提出改进设备设施管理的几点建议,希望能够提高企业设备设施的管理效率。

【关键字】设备设施管理;管理提升

在经济全球化的时代背景下,企业面临着广泛的市场竞争。设备设施的管理水平影响着企业的物质基础,与企业的经营成本联系紧密,决定着企业的效益。有效的科研生产设备设施管理可以帮助企业进行资源配置优化,最大限度防止设备的闲置、浪费和损坏。总之,企业科研生产设备设施的管理渗透到企业生产经营的方方面面。

1科研生产设备设施的特点

不同的企业具备不同的特点,所以设备的特点也不尽相同。结合我公司的特点分析,科研生产设备设施主要有如下特点:(1)从设备设施看:种类多,有几千种,不同设备有着不同管理要求;(2)从设备分布情况看:分布广,单位拥有多个园区、多个分公司以及国外办事处等,可谓是点多面广;(3)从设备购置的年代看:从上世纪八、九十年代,一直持续到现在,跨度超过数十年;(4)从单体设备价值看:从几百元到上百万元不等;(5)从设备的形态看,现在的科研设备,往便携性和袖珍型发展,这些特点方便了技术人员在技术服务现场的使用,同时也带来了一些新的问题,就是设备进行盘点时可能会遇到技术人员将此仪器设备携带到技术服务现场,从监管上带来了缺憾;还有就是部分使用人为了工作的便利,经常其随身携带,虽然为其工作提供了便利,但也对科研生产设备设施管理工作带来了难度和资产的流失可能性。

2管理的难点和不足

2.1流动性

由于公司开展各种现场服务,每个现场所需要的设备不同,所以存在部分设备未能有效的跟踪到位,导致后续盘点不能有效开展,账目不符等。因此也无法及时发现账外设备,损毁设备、遗失设备等,更无法进行责任追究。

2.2保养、维护不到位,不及时

设备维护计划缺失,或者执行不到位,导致某些专业仪器设备需要定期进行维护与保养,却处于疲劳和“带病”工作。长期以往,设备不是报废就是报损,费用巨大,个别研究室/技术部也不够重视,员工责任心不高,导致科研生产设备设施的使用寿命大减。

2.3科研生产设备设施利用率低,配置不合理

个别研究室/技术部在采购设备时,只考虑到好、大、全、不考虑实际情况,导致有些科研生产设备设施大部分功能用不到,有些则使用几次后长期处于闲置或搁置状态,更有甚者购入后,因课题结束便直接被闲置,利用率低下,造成严重浪费。

2.4设备配置不合理,加大管理成本

一方面科研生产需要一些高精尖的仪器、设备,但使用时间短,次数少,结果造成设备购买后使用率不高或使用几次就长期处于闲置,没有发挥应有的作用。而且每年还要投入一定的人力、财力来维护保养。几十万元的设备就堆放在那儿,随着时间的流失,设备慢慢贬值。另一方面,对一些使用率较高的设备又出现日常维护保养不当的情况,造成科研生产设备设施使用寿命的缩短,造成另一种形式的浪费。由此加大了科研生产设备设施的管理成本。

2.5管理人员难度大,人手少

不少部门设备管理经常是一个人,还有可能是兼职。负责的是账面的设备名录,具体设备都分摊的了各个研究室的实验室内,由研究室/技术部负责设备的日常维护与保养,分摊、分片管理,设备的利用率程度不高。

2.6科研生产设备设施基础管理工作薄弱

一是科研生产设备设施账物不符、账账不符。企业科研生产设备设施管理存在有账缺实物的、有实物缺账的现象。而且财务部门的科研生产设备设施明细账与设备管理部门的实物账不一致。对于不同性质的检查,相关部门就提供不同科研生产设备设施台账来应付检查。没有真正将科研生产设备设施账账相符、账实相符落到实处。二是科研生产设备设施交付使用手续不严谨。科研生产设备设施仅在投入使用时,办理了验收、交接手续。而在人员出现变动、以及科研生产设备设施发生转移时,没有任何变更、调拨或交接手续。设备管理部门不能及时、准确地掌握科研生产设备设施的变动和分布状况。三是科研生产设备设施未按规定进行定期清理盘点。虽然会定期对科研生产设备设施进行清理盘点,但长期以来,企业没有形成很好的执行科研生产设备设施盘点制度和报废制度。同时由于长期没有对科研生产设备设施进行全面盘点,造成账外设备、毁损设备、遗失设备等无法及时发现。因此无论是对设备管理部门、财务部门还是设备使用部门来说,没有哪一个部门能够清楚说明本单位科研生产设备设施的现状是怎样的。

2.7对科研生产设备设施管理的重要性认识不足

“重生产轻设备管理”习惯的影响,使得科研生产设备设施的管理者和使用者管理意识淡薄,企业在科研生产设备设施购置过程中,各项制度相对比较健全,程序比较规范。但购置以后,由于单位内部科研生产设备设施管理制度不健全,没有建立相关的管理约束机制,而且在企业现有科研生产设备设施管理制度中对各职能部门在科研生产设备设施管理中的职责不明确,流程不明晰,特别是对科研生产设备设施的实物使用部门在科研生产设备设施管理中责任规定的不具体,因而造成各职能部门职责不清、权限不明、协调流程不畅。使得企业科研生产设备设施管理混乱。

3设备设施管理工作的重点

针对上述设备设施的特点,要管理好单位的设备工作,对我们提出了更高的管理要求。

3.1建立健全制度体系

从富士康、苹果、华为这些公司之所有做大做强,是因为他们有符合自身情况的制度和强大的执行力。从某种意义来说,完善的制度可以保障企业形成规范化、程序化的管理。所以,在建设设备管理的过程中,要严格细致的出台管理制度。首先,要提倡以人为本的思想,重视员工的作用,发动员工积极性,从而人人献策完善制度。其次,推动管理制度和实际管理相结合。有些管理制度十分完善,但是实际执行过程中出了问题,条条款款都是空头规定,无法实施,要推行制度落实到行动上。最后,不能照搬其他公司的制度,优化流程。每个公司都有特色,有其独特的企业文化,不同的企业文化孕育了不同的人,同时编写的制度流程简洁,清楚明了,流程的设计不要使工作越来越复杂。制度是员工有章可查的依据,制度的不完善会导致了权责不明确,设备设施处于无人管的尴尬处境。随着时代的发展,如果一味保持着老的制度不变而不去因时因地创新发展,难免会反应不及时,落后于市场。因此,首先需要建立一套合理、严谨的设备设施管理制度,使各种设备设施管理活动处于可控的状态。其次,同时建立科研生产设备设施管理规章制度,也要与单位财务管理制度、实验室管理制度、奖惩管理制度相关联,只有这样才能把单位的设备管理提升一个台阶,把设备管理好。只靠单一的制度,没有其他的制度相配合,都不能从根本上解决好设备管理这个系统工程。最后,在设备设施信息化建设也要与制度建设保持一致,对设备从采购申请、合同签订、验收一直到最后的设备设施处置都建立全生命周期的管理,使设备始终处于可控的范围。

3.2建立全员管理机制

目前每个人名下都占有和分管着或多或少的仪器设备,尤其是分管大型项目的部门和人员,其名下占有、分管的设备名目更多。因此,设备的管理不是一、二个人事,也不是一个部门的事,设备的管理牵扯着单位的每个人,是整个单位的问题。要管理好公司的设备,需要上下一心,方方面面共同努力,这就是设备的全员管理问题。如何建立单位全员管理机制,是要根据公司的实际情况而定。推动设备设施全员管理,有利于管理监督。完善设备设施全员管理是管理监督的必要条件。完善设备设施的全员管理,尤其是公共设备设施管理,可以让管理体系的理念深入每一名员工的心中,也是可持续发展的有效保障。设备设施的全员管理工作抓得好,不仅可以知道每名员工名下占有或者分管多少设备设施,更能让员工注重保护保养自己名下的设备设施。因此,我们必须充分认识到全员管理的重要意义。在信息化建设时候加大对全员管理的投入力度,为设备设施管理监督提供强大的后方保障。

3.3推动设施精细化管理

设备精细化管理是指对设备寿命周期全过程的管理,在设备管理中扮演重要的角色,要求每一位设备管理员工作都要精细化、精益求精。但当下,在推动设备精细化管理的过程中,也存在投入人力投入大、盘点耗时长、信息审批流程慢等问题,我们应充分认识到设备精细化管理的多方面价值,并推动设备精细化管理制度化,可持续发展化。设备精细化管理在实际过程中存在账物不符、设备位置错误、设备数量不正确等问题。因此,首先,应加强对设备的日常管理管控,监测设备的日常使用、维护保养,这也是保证设备安全、长周期运行的基础。其次,加大人才队伍的建设,通过举办培训讲座、张贴公告栏等方式宣传设备管理,积极发挥员工在设备管理环节的主动性。最后,加快设备信息化的建设,通过减少不必要的流程、安装设施减轻设备管理员的负担,为设备精细化管理提供强大的后方保障,实现全员、全过程管理的标准化、规范化。

3.4推动设备信息化建设

推动设备信息化建设,有利于标准化管理,描绘设备管理新画卷。设备信息化是指对设备建立整个生命周期的管理监控,是设备全生命周期过程中各类信息的“承载体”,实现设备安全可靠的运行。但当下,在设备信息化建设过程中存在各部门设备管理模式不统一、设备台账信息查询不智能、流程申请单不符合现场实际操作等问题。所以,公司在信息化建设中,要加大对设备信息化建设的投入。首先,加强各部门设备管理员的交流,通过定期开展交流等方式实现设备管理模式统一化和标准化,从而制定出标准化的信息化管理流程,提高设备管理工作的效率,更好地满足精细化管理需求。其次,加强设备台账管理,通过增加信息化统计分析图表、增加信息化的台账分类等方式方便员工查询数据,建立一个先进、实用的设备台账,减少设备管理过程中的成本。最后,针对信息化流程要符合现场实际操作,定期组织各部门讨论解决方案,从而保障各项业务活动的顺利进行。

4管理的几个关键环节

4.1建立共享机制,提倡公司内部设备流动

共享机制可以显著提高科研生产设备设施的使用效率。长期以来,公司各个只管理自己的设备,缺什么就买什么,但可能这个部门要购置的设备恰好是另一个部门闲置的设备,导致了公司资源的浪费。因此,建立共享机制,可以提高设备流动率,优化资源配置,减少公司固定资产投资资金支出。

4.2加强对事前计划,事中按制度执行,事后跟踪处置

事前中心充分分析自身需求后,提出设备购置计划,充分说明购置理由,预算等。设备购买后,按制度使用、保养、维护。事后,做好设备的存储、处置等。同时对设备的异动加强监控,对于离开公司范围的设备,要根据制度流程,逐级申请、批准。设备离开公司后,要有管理负责人,负责设备的日常管理维护。

4.3加强责任心管理

做事情都要用“心”做,在设备的管理过程中,同样也是如此。把该做的事,认真踏实的完成每一件需要做的事情。

5总结

上述提及的难点和不足,不仅影响了公司生产、经营、管理效率的提高,而且也阻碍了企业各项目标的实现。要做好企业的设备管理工作是非常不容易的一件事情。但世界上就是怕“认真”二字,只要从基础做起,建立和健全单位的管理制度,养成良好的管理习惯,加强制度的约束,平时不仅要有“婆婆”嘴,要多说,敢说,还要脑勤、手勤,这样才能保证公司的科研生产设备设施的管理沿着正确的方向发展,使科研生产设备设施能够发挥出最佳效益,为公司创造更大的价值。

作者:陈凯 单位:中核武汉核电运行技术股份有限公司

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