会计电算化系统下的内部控制范文

《消费电子杂志》2014年第十三期

(一)一般性控制

也就是普通控制，其分成部分主要是组织、授权、职责分工及业务处理标准化的控制等方面。1.组织方面。也就是会计电算化条件下，使用对职能部门的划分来实现其内控[1]。比如，财务部门便可以分列为系统开发及应用两个部门。2.授权方面。也就是借助对会计电算化信息人员业务的权限伸缩进行规范，以达到内部控制。比如系统开发部门对开发系统软件及维护其安全工作负责，不过并没有权利使用软件操作；系统应用部门则在日常业务办理时有权使用该软件，不过对该系统软件没有权利进行删改。二者之间是各自拥权，职责分离，从而使得错误产生及舞弊问题得以减少。3.分工职责方面。要求企业在内部明确岗位职责，对其所应有的范围进行明确界定，且一些不连贯的职位之间不能形成合作，必须对责任分属进行规定，并不允许一人兼职两个职位。4.处理业务方面。企业应该对其内部业务的制度及程序进行明确划定，以实现科学化内部控制。比如：能够做到凭证录入，并保证原始凭证能合理合法，真实有效；记账凭证登帐前需要通过严格审核，且记账人员无权独自反审等。除了以上4个控制外，内部控制的范围还涉及安全保密控制、人员控制及档案设备管理等方面。

(二)非常规应用控制

此种控制主要是指会计电算化环境下对数据进行分析处理的监督与规范。其主要组成为输入控制、处理数据控制及输出控制三个部分。1.输入方面。计算机在处理数据时，其能力主要体现在速率上，既省时省力，又避免污染浪费。不过倘若数据输入存在误差，那么误差扩大的范围很可能波及到最终的分析结果。输入数据时候，即便存在的过失较小，但是当数据进入到系统便扩大了错误的发生范围，对计算机会计系统整体都是不小的影响。故而，企业首先要做的就是内部控制制度的建立，通过严格审定数据输入行为，来确保输入数据不受人为因素更改。不过要想做到严格控制，须有两步走，一是加强数据输入者的授权鉴定工作，同时要求内控部门进行对其进行检查监督；二是继续加大技术手段研究，比如控制总数校验、平衡校验、数据类型校验及重复输入特别校验，以除弊端，增强企业竞争力。2.处理数据方面。会计电算化系统对于分析处理数据的效率及正确性方面控制十分到位[3]。有效控制及文件控制是处理数据控制的两个部分。其中有效控制又分为核对数据，检查字段及记录长度、检查代码及数值范围，检查记录频率与总值。文件控制主要有对文件长度、文件标识、文件健康指数等进行输出控制。而所谓数据输出控制实则是企业为及时把握信息准确性及可靠度而采取的控制手段。该控制主要的检查方面有：输出、输入数据的一致性；输出数据有无存在残损；输出数据对使用部门的满足程度；规定数据发送对象及具体信息；信息统计与保管工作等等。故而企业在完整管理制度的基础上来规范使用计算机的行为，这样可以让“一机一人一职位”真正落到实处。那么会计电算化控制制度还需要值班制、上机登记制、操作统一制及时间合理化等方面进一步进行健全。而会计软件在日志文件制度上不断发展、优化。

（三）会计电算化系统一般控制

会计电算化系统的一般控制又叫做日常控制，它是企业经常性地对会计电算化系统进行运行监管。其主要有“经济业务发生控制”、“数据通讯控制”及“数据储存控制”等三个板块构成。1.业务发生方面。业务发生控制的主要目标是通过控制程序进行对应鉴定，从而对经济业务中不合理、不完整及效率不高的部分进行剔除。经济业务发生控制主要借助计算机控制系统检查并督查业务合理性、业务合法性及业务完整性等。2.数据通讯方面。数据通讯的控制是一种内部控制措施，主要应用对象是企业自身对数据错误、丢失及泄密可能性的控制上。不论什么企业，针对数据传输过程中潜在的安全性、准确性问题进行保障。比如经济业务较大的时候则通过传输小批量，而传输数据必须依照顺序而进行编码；传输中对发送接受的区别性标识进行技术控制，并对相关传输及具体反馈信息及时确认与论断。3.数据存储和检索方面。在对会计电算化系统进行数据信息储存时，适当性原则与调整性原则是其指导思想[4]。各大企业为了确保磁盘及光盘不出现分类错误，必须提前做好标号工作。对于修改文件及更新文件的操作，企业要有相关通知书及修改通知书等，以便使得整个企业改革更为规范，更为有纪律可循，更为有技法可保障控制。

作者：孙毅单位：山东科技大学泰山科技学院