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热电工程档案管理创新解析

2019/01/24 阅读:

摘要:随着现代化企业管理制度的不断深化,热电企业工程档案管理成为现代企业建设不可缺少的重要组成部分,涉及大型热电企业工程项目筹备、勘查、设计、施工、竣工等各个环节的内容,面对热电企业工程内部结构复杂、技术含量高的特性,要探索与大型热电企业工程档案管理相契合的策略,不断推进大型热电企业工程档案管理的创新。

关键词:热电企业;工程档案;管理创新

随着节能环保的不断深化,热电联产供热成为一种新型节能的供热方式,对于改善环境、提升供热质量和电力供应有积极的意义和作用。大型热电企业工程建设档案管理是现代化管理的重要内容,它跟随工程实体而逐步生成,体现和反映热电工程建设过程、实体状况、建设质量,涉及热电工程项目立项、规划、设计、招投标、设备质检、施工、竣工验收等各环节的资料,对于热电工程运行维护、改造、扩建等有重要的价值。

一、大型热电企业工程档案管理存在的问题剖析

第一,覆盖面广,专业性强。大型热电企业工程档案内容覆盖面广,涉及工程建设的规划设计、地质踏勘、施工、竣工验收等各个环节,结构相对复杂,为档案收集整理工作带来极大的难度。同时,热电企业工程建设要由各部门多方联动,如建设单位、设计单位、施工单位、生产准备部、质量监督部、监理单位等。工程建设项目包括配水管道、电气、设备安装等诸多专业,建设中涉及钢筋、输电设备、发电机、汽轮机、风机、变压器、变频器、校验装置等种类繁多的材料。第二,工程档案管理人员专业素质存在欠缺。大型热电企业工程档案管理要求管理者有较高的专业素质和管理知识能力,要充分关注大型热电企业工程建设的特殊性,但现实中其存在片面重视热电工程建设效益、忽视技术档案管理的问题,对工程档案管理人员的要求较低,导致热电工程档案管理工作效率难以提升。第三,工程档案管理信息化滞后。大型热电企业工程档案管理时间相对较短,在逐步发展和完善的进程中暴露出信息化建设水平滞后的现象,与档案管理现代化发展需求不相适应,这就使大型热电企业工程档案的现实利用价值无法突显,降低了大型热电企业工程档案管理的效能[1]。

二、大型热电企业工程档案管理的创新举措探索

(一)树立现代化、精细化工程档案管理意识

大型热电企业工程档案管理要树立现代化、精细化管理意识和理念,将其融入到工程建设各个环节和阶段,充分考虑和分析大型热电企业工程建设耗时长、结构复杂、专业性强等特点,明晰工程档案管理工作内容和要求,拟定针对性、全面性的档案管理工作计划,及时追踪热电工程建设变动情况,确保工程档案资料的动态性、真实性和完整性。同时,还要做好热电企业工程档案相关数据的核算、审查等工作,以超前的意识、严谨的态度做好热电企业工程档案管理工作。

(二)明晰工程档案管理职责,确定科学统一的档案管理标准

在大型热电企业工程档案管理过程中,要明晰各参建单位的工作职责,使工程档案的操作环节、流程具有科学合理性和可操作性。具体来说,建设单位要做好热电工程项目资料的采集、整理等工作,注重发挥其协调、监督、指导的职能,确保热电工程建设与档案管理的同步。勘察设计单位要着眼于对工程勘察设计相关资料的采集、整理、转移和归档等管理工作。监理单位要做好热电工程监理期间施工、竣工资料的收集、整理、检查和归档等工作。同时,要将热电工程数据收集和整理工作作为核心和关键,明确档案归档的主要范围和保管周期,依循一定的标准进行卷内文件的合理排序,利用完整有效的搜索工具实现对档案的规范化、精细化管理。

(三)不断完善热电工程档案管理制度

要建立大型热电企业内部工程档案管理制度,成立专门的档案管理部门,合理设置不同职责的工作小组,如档案资料跟踪处理小组、档案数据抽查小组、档案信息化建设小组等,由专人做好工程档案的整理归档工作,确保工程档案管理的安全性和保密性。同时,要提升档案管理人员的档案管理专业技术和素质,通过专业化的培训,增强档案管理人员对热电工程的了解程度。

(四)加强热电工程档案信息化、数字化建设

要创建热电工程档案信息化管理系统,以数字技术、网络通信技术为依托和支撑,创建可扩展性、兼容性良好的信息化平台。在热电工程档案信息存储、记录、浏览、检索、存储等方面发挥数字化管理功能,提升热电工程档案管理的信息化、数字化水平,使珍贵、有价值的热电工程信息档案由“死档”转变为“活档”[2]。

三、结语

综上所述,大型热电企业工程档案管理要全面树立现代化、精细化的管理意识,完善档案管理制度体系,引入信息化、数字化管理手段和工具,构建统一化、系统化的热电工程档案管理系统,实现对热电工程档案信息资源的有效采集、整理、检索、存储和利用。

参考文献:

[1]李伟.工程技术档案的管理工作研究[J].办公室业务,2017(15).

[2]邬海燕.发电企业室藏档案工作的创新方式探究[J].办公室业务,2018(3).

作者:高伟 单位:江苏中圣高科技产业有限公司

热电工程档案管理创新解析

2019/01/24 阅读:

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