科技档案在航天项目中的作用范文

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、科技档案在科研管理中的作用与价值

科研工作的复杂性、严谨性对科技档案管理提出了更高的要求，因而项目设计开发、研制生产过程中的文件控制非常重要，只有控制好档案形成源头，才能使科技档案在项目每一阶段都能充分发挥其作用与价值。

1.科技档案——论证阶段的信息来源航天项目在立项之初，必须经过充分论证。科研计划管理部门与课题研制部门通过全方位调研和市场预测，进行技术及经济可行性分析，重点论证其理论意义、实用价值和经济效益。恩格斯曾说过：“科学的发展是同前一代人留下的知识量成比例的”。继承和借鉴前人的成果是科学再生产的基础和前提条件。科研生产活动正是如此。对于技术的继承与创新离不开对前人研究成果的借鉴与汲取，前一阶段形成的经验，往往是后一阶段科研活动的凭据。这个特点使得科研工作具有连续性、继承性等特性。也正是由于这个特性，科技档案所蕴含的珍贵信息成为科学技术发展所必备的参考，为方案论证提供了丰富的原始资料与技术依据。在研究所发展的过程中，档案人员所做的连贯性、规范性的科技信息收集、整理工作，其价值在论证阶段已充分发挥出来。交会对接激光雷达作为高新技术首次在太空环境使用，技术先进，立项前大多数人还对其概念和作用不甚了解，尽管如此，管理及科研人员通过查阅科技档案，深入了解国内外同类产品或成果水平，准确把握技术和市场动态，分析了激光技术在太空应用的优缺点，采用合适的技术手段、经济与社会效果的评估及关键技术和器材的选用等关键问题的解决方法，并进行任务论证报告、风险分析与评估报告等的编写工作。有了这些扎实、有力的前期准备，在总体单位和决策层的汇报中提供了具有说服力和竞争力的观点。这些翔实的基础工作提高了项目抵抗外部因素影响的能力，降低了研制过程的风险。

2.科技档案——方案阶段的技术依据航天项目的方案研究是科学研究过程中的创造性劳动阶段。在这个阶段中，项目的设计、开发过程都严格遵循研制程序，即在合同签订或任务确定后，项目负责人依据研制任务进行任务分解，拟定研制总体方案，适时开展专题研究、专题试验；设计师、结构工艺师、质量师、标准化师等人员将项目要求各项技术创新点进行落实，并具化为总体设计方案、结构方案、工艺方案、质量标准规范等技术文件，这些文件将成为整个项目开展的指导性和规范性框架。在方案阶段，课题组成员进行以上工作的过程中，科技档案作为不可或缺的技术支撑向科研人员提供包括前一阶段所形成的技术要求、准确的技术指标，甚至提供同专题其他课题的科学技术进展等重要参考信息。交会对接激光雷达项目面对的是前期技术攻关难度大、系统复杂、进度紧且时间节点要求严格的局面，研制团队面对的是一个全新的技术领域，每一步进展都需要档案的正确记录作为依据。同时，档案人员只有对科技档案进行规范管理、系统分类、准确标识以及不断提高服务水平，才能为课题组成员查阅国内外新技术、新工艺、新成果等相关信息创造便利条件，才能使课题组在设计过程中缩短周期、少走弯路。在这个阶段，科技档案管理人员还有一项重要的工作，即根据科研生产计划和标准化大纲的要求，确立本课题阶段归档文件的范围及内容，明确归档文件的质量要求，并按照归档文件的标准要求严格把关。而只有深入科研生产一线深刻了解激光雷达，明白其技术内涵，熟悉团队成员的分工、各部组件的功能、安装部位等，才能对文件实时把握控制。这项工作对下一阶段工作的开展以及项目验收工作都起到至关重要的作用。

3.科技档案——研制阶段的全程记录航天项目在研制阶段分为技术设计、样机试制、试验考核、验收交付阶段等。一个型号的航天产品研制过程复杂，周期较长，往往延续几年甚至十多年。这是整个项目管理过程中最为严谨的核心阶段。在研制阶段，设计人员根据方案要求、标准、质量大纲和设计规范，完成符合研制任务要求的设计输出，按规定进行技术状态标识、技术状态控制与审核。此周期所产生的数量巨大、版本众多、更改频繁的文件，严格的技术状态及文件控制要求，都为科技档案管理带来了空前的难度。但同时，科技档案人员规范地将技术文件/设计文件载体、版本、技术更改、节点变更及接口信息沟通等各类文件进行有效控制管理，对课题的研制、问题故障的归零等工作都能够起到事半功倍的效果。比如交会对接激光雷达从初样研制开始，技术人员在实际工作中不但注重实物成果，而且更重视科研档案的重要性，对于特殊情况下形成的口头协议、纪要等都依照档案管理和科研程序及时形成文字性材料归档，作为后续工作的依据。项目组在设备联调、测试出现异常时，利用文档核实比对、协议记录并结合设备性能进行系统排查，由于归档文件中有系统之间接口试验记录等文字材料的支撑，使问题能快速得到闭环处理，节省了大量的时间、人力、物力，提高了试验效率。因此，技术文件的系统、完整与有效管理运用在科研研制阶段起到非常重要的作用。

4.科技档案——设计确认(鉴定)阶段的有力证据产品的设计确认(鉴定)是开发研制的最后阶段，同时也是科研成果应用或推广的起点，是整个课题研究活动的关键工作。航天项目总体单位对归档文件材料非常重视。在验收阶段，总体单位的验收、质量检查、双方审查等相关工作都以直接调取存档文件为客观证据进行记录；而归档科技档案的齐套性、完整性、准确性、系统性是否达标，成为航天项目设备顺利交付、按节点出所的重要参考。在交会对接激光雷达项目实施过程中，随着航天项目管理理念及严格的文件控制要求的逐步深入，课题组人员认识到科研档案的重要性，对课题研制工作的各个环节进行细分，并在每一环节末尾进行有效的状态清理，及时生成相应的科研文件，并以该文件作为下一环节的工作依据，有效避免工作的反复。在首次飞行试验前，由于对关键元器件的筛选、选用等技术的理解不深入，发生了技术归零问题。归零不通过将影响设备交付，甚至影响工程整体进度，课题组成员压力空前。当科研人员查阅科技档案寻找客观证据时，由于整个项目实施过程中的档案管理工作较为科学、规范，相关技术文件归档及时，会议纪要及试验报告等分类整理井井有条，真正做到了有迹可循、有理有据，从而使科研人员很快实现了问题定位，并提出了强有力的措施，问题得以解决。最终，设备满足使用要求，成功执行了飞行任务。

二、结语

档案管理无小事，在航天项目管理中尤为如此。在航天课题技术状态严格控制的实践中，项目实施全过程中技术文件规范形成、版本清晰标识，以及归档后的合理分类、科学建账、更改有效管理等，都是航天项目顺利进行的关键前提。通过探讨科技档案在航天项目实施各阶段的作用，对科技档案管理水平上层次、档案管理工作对科研工作的作用再提升以及推广至综合类档案对研究所各项工作的客观历史凭证及未来战略规划的重要参考等效用的发挥，都将是一个切入点和契机。通过标准化、规范化的管理，采用信息化等现代化管理手段，档案管理工作将在研究所未来的发展中起到不可替代并日益重要的作用。

作者：吴明丽单位：中国电子科技集团公司第27研究所