档案资源服务能力的提升范文

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、公民对档案信息资源的需求

随着人类社会进入知识经济时代，体力劳动要素已不再是社会劳动的必要条件，而是转向以知识为代表的信息化要素。因此，公众对精神领域的重视大大提高，对一些反映公众精神文化需求的名人档案、历史文物档案、地方档案等特色档案信息资源的需求越来越强烈。另一方面，公众对与自己职业相关的档案信息的需求日益增多，“对国家政策、法律法规及涉及切身利益的婚姻、财产、医疗、劳保等档案利用频率攀升，特别是网络技术的渗透则使公众对档案信息的综合性寄予了更高的期望”。另外，公众对档案信息的需求有朝着专业化、深入化发展的趋势，简单的目录级信息和全文信息已经不能满足公众的需求，社会公众更多地希望从档案信息资源中获取有用的知识和经验，公众的社会档案知识渴求愈发强烈。而且，公众对档案信息资源公共服务的需求在服务方式和服务品质等方面产生了更高的要求，随着信息技术的普遍运用，档案信息服务的主导方式已由传统的以手工为主的服务方式向以网络信息服务等时兴的方式转变，“公众对在线访问与获取档案信息资源的需求越来越强烈，对智能化的检索工具、便捷的导航系统、人性化的系统界面、即时的咨询服务等提出了全新的需求”。公众在接受档案信息资源公共服务时，希望能够在服务理念和服务过程中得到最大的心理满足。

二、档案信息资源公共服务存在的问题

档案信息资源是信息资源的一种，共享程度越大价值越高。而当前大多数档案馆的馆藏资源比较丰富，种类齐全，载体多样，并且每个档案馆都有自己的特色档案。但是这些丰富的档案信息资源并没有被很好地利用，而是被束之高阁，用来充实馆藏，没有做到共享，档案的价值没有得到充分发挥。而同时也因为没有做到合理的开发，使得提供公共服务的档案信息资源的数量很有限，没能使档案信息在信息化时代中最大限度地发挥作用，为社会创造更多的价值和财富。

(一)网络公共服务方面存在的问题档案信息资源公共服务的最好平台就是网络，但在服务内容、安全保障方面还存在一些问题。表现为：1.公共服务的内容不够丰富。通过浏览全国各省市的档案网站，可以发现目前档案信息资源的网上服务还不到位，网站上的档案信息资源远远不足以提供公共服务，存在资源稀缺的问题。大多数网站提供的信息以介绍性的文字居多；图片比较多，以声音、影像等多媒体形式呈现的档案信息资源比较少；最重要的是对用户有利用价值的档案信息资源只有目录信息，而不能提供全文服务，对用户的利用价值不大，不能满足利用者的需求，从而也制约了档案信息资源的网络公共服务。2.公共服务的信息内容更新不够及时。据统计，政府部门掌握着80%以上的社会信息资源。随着我国《政府信息公开条例》的实施，档案机构作为获取政务信息公开的主要场所，为社会各界提供利用服务。而实际上，一般政务信息公开后，档案馆才将公开的信息经过整理后再提供到网络上供社会公众利用，这就需要档案馆的工作人员及时更新网站上的内容。而通过浏览网站可以发现大多数网站的内容都是半年前或者几年前的信息，信息陈旧，更新不及时，利用者失望之余也就使档案信息资源的网络公共服务错失了最佳时机，失去了一部分利用者。这不仅使档案信息资源的价值没有得到发挥，而且还在一定程度上浪费了档案信息资源。3.网络公共服务安全存在隐患。信息化背景下，网络技术普遍应用于档案信息资源公共服务中，而网络信息环境安全性则成为档案工作者非常关心的问题。来自网络的主要风险有病毒攻击、黑客攻击等。面对这些问题，虽然已经采取了相应的安全措施来保障网络档案信息资源的安全，但绝对安全的网络环境是不存在的，随着现代信息技术的飞速发展，计算机技术更新换代的步伐大大加快，往往使用两三年的软硬件便会落后，而随着新的病毒的产生，以前的软件如果不能更新升级换代的话，可能就会无法抵御这些新的风险而产生诸多漏洞，导致档案信息资源数据被盗或被改动。如果防御技术跟不上技术更新的步伐，只是满足于现状，除了保护自己的用户名和密码之外，不采取其他防范措施，就会给不法分子以可乘之机，造成档案信息资源的破坏与损失。

(二)相关制度建设方面存在的问题档案信息资源公共服务要依托制度建设，而目前档案法规制度建设中还存在一些问题，如知识产权问题、隐私权问题等都比较突出。首先，现行档案法规中一些内容在一定程度上影响了档案信息资源公共服务能力的发挥。比如，针对政府机关形成的文件，一般在其移交档案馆之前，都是散存在各政府机关不对外开放的，而这些文件具有现行效用的特性，在其产生之初也就是在现行期与半现行期利用率最高；而若是执行三十年后才能向社会公众开放的规定，那么在公众需求高峰期，这些文件却处于封闭期，不仅造成公众的需求无法得到满足，而且在一定程度上是对这部分档案信息资源的浪费。其次，档案信息资源的开发过程凝结了档案人员的智慧与劳动，具有独创性，因此档案信息资源也应受到相关知识产权的保护。然而，如果给档案信息资源冠以知识产权的名号，则会阻碍档案信息资源的公共服务。反过来，如果不用知识产权加以定义，公布在网络上的档案信息资源又会产生知识产权保护不到位的纠纷。所以，对于网络上的档案信息资源知识产权的界定问题很难做到恰如其分，相关的法律制度也不健全，因而档案信息资源网络公共服务与知识产权问题的解决还存在一定的困难，这也影响了档案信息资源的网络公共服务能力的提升。第三，档案信息资源作为一种最权威、最真实的原始记录，其涉及的内容种类繁多，必然包含有关个人隐私的档案信息，因此，档案信息资源的网络公共服务与公民隐私权的保护必然产生一定的矛盾与冲突。

(三)资源配置及服务效益方面存在的问题当前由于我国经济发展的不平衡，导致信息基础设施建设存在地区性差异，因而产生了信息分配不公的问题，必然会引起信息弱势群体的档案信息资源公共服务欠缺。我国属于农业大国，决定了大多数人口属于农村人口，而农村信息基础设施建设相对还很落后，由此产生信息资源分配不均衡的问题，导致数量众多的农民成为信息弱势群体，不能充分享受到档案信息资源的公共服务，使大量的与农业生产发展有关的档案信息资源得不到充分利用。除了资源配置不均衡外，档案信息资源公共服务效益也难以确定。信息化背景下，效益最大化已成为其他信息服务部门所追求的目标。目前，虽然我国已经开展了一些公共档案馆服务评估活动，但是却没有收到理想的效果，大部分公共档案馆的服务效益依然没有改善。档案信息资源的公共服务是否能充分有效地满足社会需求，为社会创造了多少价值，为公众带来了多少价值，也基本上无法估计。

三、档案信息资源公共服务能力提升的对策

档案信息资源公共服务的对象是社会公众，让公众满意是档案信息资源的价值得到认可的表现，也是档案信息资源公共服务的目标。因此，档案信息资源的合理有效开发应从社会公众的需求出发，挖掘档案资源中具有现实价值的信息，形成具有参考性、教育性、休闲性并具有一定文化品位的特色档案信息资源，并通过档案馆自身的门户网站，实现网络服务。

(一)充分拓展档案信息资源的网络公共服务网络为档案信息资源公共服务提供了技术支持，可以大力拓宽服务渠道，完善档案网络建设。一方面，拓宽档案信息服务渠道。微信、微博、人人网等新潮的信息交流方式深受社会公众的喜爱，成为信息交流不可缺少的工具，因此，借助这一平台实现档案信息资源公共服务也是提高档案信息资源公共服务能力的渠道之一。各级档案馆可以作为一个主体申请一个微信公众账号，借助微信平台推出自己的服务，提供在线咨询、活动通知与推送一些档案知识服务等。另一方面，完善档案网站标准化建设。档案网站是提供档案信息资源利用的窗口，建设标准化的网站对提升档案信息资源的公共服务能力至关重要。一是网站设计指标标准化，网站设计的指标具体包括可访问性、外观设计、影响力、权利保护以及网站安全等；二是通过科学、合理的档案信息检索系统实现档案信息资源的检索查询服务，为用户提供全方位、高质量的信息检索服务；三是更加突出互动交流服务，建立网上咨询服务系统。通过与用户的交流获取其利用需求，从而深层次地帮助用户查找其所需的档案信息资源，进而达到提高档案信息资源公共服务能力的目的。同时加强档案信息资源全文数据库建设，及时更新网站内容，使用户在最短的时间内了解档案工作的现行状态与档案信息资源的提供状况，为其更好地利用档案信息资源提供政策上的支持与保障。

(二)大力完善档案法规制度建设20世纪90年代以来，我国颁布实施了一系列档案法规，如《全国档案信息化建设纲要》、《归档文件整理规则》、《电子公文归档管理暂行办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》等，但立法层次相对较低，还很不完善，需要加强立法。一方面，要加强对档案网站中拥有知识产权的档案信息资源的保护，防止非法链接、不正当恶意下载等侵犯行为发生，并明确规定档案信息资源的知识产权拥有者，规定利用者如何获取利用等条件，实现利用者与所有者的良好沟通，最终实现共赢。另一方面，处理好档案信息资源公共服务与公民隐私权的关系，建立健全隐私权保护的相关细则，做好涉及公民隐私的档案信息资源的开放范围和服务工作。规定涉及公民隐私权的档案信息资源经公民同意可以提供服务，同时规定档案工作人员也应注意保护涉及公民隐私的档案信息资源。

(三)优化档案信息资源配置，提升档案信息资源的公共服务效益档案信息资源优化配置的前提是档案信息资源的充分开发，开发涉及历史、文化、科研等知识的档案信息资源，形成专门服务于教育事业的特色档案信息资源；开发文件、图片和音像及实物等档案资源，形成专门服务于企业的特色档案信息资源；开发涉及农业发展的政策法规、科学技术、种植经验等档案信息资源，形成专门服务于农村经济发展的特色档案信息资源；开发各个时代、各个地区的各种见证中华民族历史文化和文明的精品档案信息资源，形成专门服务于和谐社会建设的特色档案信息资源，共同服务于公众，构建共享环境，使档案信息资源配置趋于均衡。信息化背景下，档案信息资源公共服务作为为社会公众提供信息凭证与参考作用的服务性工作，必然会受到信息化的影响而出现不同的问题，为此，需要进一步提升档案信息资源公共服务能力，以适应我国现代社会发展的需要，社会公众信息需求飞速增长的需要以及和谐社会发展的需要。

作者：綦凤凯单位：哈尔滨工程大学档案馆