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中小企业财务外包风险与对策

2021/08/26 阅读:

摘要:我国目前很多中小企业都存在人员不足和资金缺乏的现象,为降低成本、提升效率,获得更多的效益,他们纷纷采取财务外包的方式。这种财务管理模式能为企业提供服务的同时,也会带来巨大的风险。文章针对中小企业财务外包存在的风险进行了分析和探究,同时也对此提出了应对财务外包风险的策略,希望能为中小企业的财务管理提供一些借鉴和参考。

关键词:中小企业;财务外包;风险与对策

在“大众创业、万众创新”的理念带动下,我国中小企业如雨后春笋般地产生并迅速地成长和发展。为更好地促进企业发展,中小企业纷纷采用西方国家普遍采用的财务外包管理模式,为自身管理提供高效的服务。在这个过程中,企业需要注意对其中存在的风险有必要的了解,并防患于未然地做好应对的策略。

一、中小企业财务外包的重要性与优势

(一)中小企业开展财务外包的重要性

当前很多中小企业存在管理意识不强、资金紧张、财务管理人员专业能力不高等特征,整体财务管理能力需要提升等问题。所谓财务外包就是把财务管理的某些事项或流程外包给外部专业机构代为操作和执行,以此达到降低管理成本提升经营效率的财务战略管理方式。经过多年的发展,财务外包已从简单的单据录入、会计核算外包,逐渐发展成能为企业提供财务顾问、财务分析、税务筹划、投融资管理等高附加值的多功能外包商。

(二)中小企业开展财务外包的优势

开展财务外包业务可以降低企业财务管理成本,集中资源全力发展企业的核心业务,促使经营效率的提升,创造更多的经济效益。此外,中小企业通过将部分财务流程或业务委托外部专业机构进行管理,能帮助中小企业细化其财务管理流程,保障财务信息合规合法,使得财务管理水平得到提升,为企业生产经营提供翔实的数据信息,使得企业财务管理的风险有效地降低。

二、中小企业外包的模式和应用

(一)共享式财务外包

共享式财务外包就是运用财务外包商创建的财务应用平台,企业与服务商以协议的方式,将部分或全部财务系统及业务外包出去,财务外包商运用现代网络与通信技术代替企业进行财务流程操作、财务分析和管理支持,财务外包商确保财务信息质量,同时为企业提供指导或咨询的。这种财务外包的形式打破了时间和空间的限制,让财务管理工作更加便捷、简单、实时与跨地域,工作效率大幅提升。

(二)选择性外包

依据自身的内容与性质,企业的管理者划分出自己的财务流程,对这些划分的财务职能有选择性地实施财务外包,这就是选择性外包,通常外包占整体财务职能不会超过80%。选择性外包的关键是企业的管理者要深入透彻地了解财务外包的职能特点,确定自身哪些部分需要外包[1],如企业可以把应收账款模块外包给服务商。由于应收账款的核算、分析及管理需要耗费大量的时间和人力,应收账款管理水平的高低会极大影响公司的流动性,外包给专业的服务机构后,将大大降低企业的时间成本、人工成本,促使运营资金迅速回笼,提升企业整体运营效率。

(三)整体性外包

整体性外包与选择性外包恰恰相反,是把企业大部分财务职能实施外包,同时也会留下小部分职能来满足企业生产经营的需要,外包的财务职能部分占整体的财务职能部分通常会超过80%。企业选择整体的外包,不是将财务职责也包了出去,职责还要靠企业自身来负责,企业和外包商会签订一个职能与职责划分十分明确的协议,同时也会保留一些财务职能为自身战略提供保障,也会对外包商实施严格的管理、审定与监督。整体性外包模式对于初创或是较小的企业比较适合,企业不用配有专业的财务人员,也避免了可能会给企业造成的财务风险,使得财务管理更加规范。很多西方国家的中小企业在刚刚成立是都采取了整体性外包模式。

三、中小企业财务外包存在的风险

(一)合作外包商的风险

合作外包商的能力和信誉是导致中小企业财务外包存在风险的主要表现形式。能力是指在实施财务规划时合作外包商能为中小企业带来相应利润的多少。财务实行外包的根本目的是促使企业核心竞争力的提升,而最为重要的是要实施合理的外包策略。在实际运作中,企业和财务外包活动的战略是一致的,也就是等同于企业整体运行效率的提高,外包的财务内容会影响企业的整体大局。财务外包的实施必须让企业得以去掉一些辅助业务,集中精力让企业产品与服务的附加值得到增加[2]。这就要求开展财务外包活动的企业要选取不同类型的市场解决方案,要对外包商的服务理念和业务能力进行充分的考虑,然后依据企业自身的现实情况选择外包。如果在选择外包商的过程中,选择了与企业自身战略和市场策略不相符的外包商,不仅不能提升管理效率还会大大提高沟通成本,造成损失,这说明外包商的选择存在一定程度的风险;而且,还要对选取财务外包的外包商开展技术实力和财务状况的考察,同时也要调查他们的资质,目的是双方实现互利共赢,促进长久的外包关系得到可靠、稳定的发展。外包商的信誉对于企业来也十分重要,选择良好的信誉和不良的信誉外包商对于企业来说结果完全不一样。当把财务外包交给外包商后,也意味着外包商代表企业进行全权操作,而双方在信息上不能完全对称,很容易导致会计信息失真。尽管有双方合作的协议,企业也不能完全了解承包业务的外包商能否按照规定的协议去认真执行。企业会依据外包商提供的工作结果来进行决策,因而对报告的准确性要求很高。如果外包商的工作结果与实际情况有很大的偏差,必然会严重影响到企业制定未来发展的战略。即便引入第三方进行审核与监督,也不能保证会计信息不会出现失真、虚假的现象发生。

(二)政策法规导致的风险

在我国财务外包的相关的政策法规还没有健全,通常要等到有问题出现后才会有措施与解决方案的出台,在和外包商签订合同时企业需要考虑法律层面的相关法规,同时也需对法律中没有明确涉及相关隐含的问题进行预测;对双方责权利予以明确,不仅能约束外包商,同时也在经济纠纷出现时能够依据规定得到迅速的解决。由此可见,外包行业的发展成熟度、专业度还不够,相关的规范和法规等建设尚需时日。

(三)中小企业自身存在的风险

中小企业自身存在的风险主要有以下几个方面:1.难以在企业内部培养财务专业人才中小企业财务外包后,短期来看可以得到很多收益:成本降低,有限的资源集中起来开发核心业务,促进了企业竞争力的提升。从长期来看,由于企业把会计核算和税务管理等财务业务外包后,内部财务人员缺乏实践的机会,会容易导致企业内部的财务人员的专业能力得不到提升。我国大多数中小企业受资源、资金、市场空间等条件制约,一般聘请的内部财务人员专业素质不高,采取外包后很可能致使财务人员的业务能力进一步削弱,势必对企业的发展壮大、培养属于自己的专业财务人才产生不利的影响。2.过于依赖外包商中小企业通过财务外包,令企业负担减轻,达到甩掉冗余的效果,提升综合管理能力。企业若与财务外包商达成长期合作关系并享受长期的外包优势下,就会对外包商形成很大的依赖性。这时如果财务外包商步伐跟不上企业的发展速度,就会给财务管理带来负面效应。如果觉得财务外包商制约了企业的发展,想要更换新的服务商,必然增加更换成本,还涉及商业机密在更换过程中容易出现泄密、与新的财务外包商的合作需要时间磨合等因素,故而如果不是出现重大的合作问题,企业不会轻易更换财务外包商。3.在某些情况相下会增加成本在实施财务外包前,企业需要对多种因素进行考虑,是整体外包还是有一部财务职能保留,都需要企业根据实际情况和长远发展进行规划。财务外包最重要的目的是增加利润而降低成本,但如果评估不准,会出现战略失误,应该外包的核心业务没有被包出去,留在企业内部的是非核心业务,成本费用反倒继续增加;或是开展外包业务时对于业务的主次关系没有弄清楚,不小心泄露了自身的核心机密给竞争对手,造成重大损失,不但没有降低成本,反倒是成本大幅增加。4.内部控制的风险企业开展外包业务能达到节约资源、精简机构的目的,但同时会降低对财务职能的控制力。从长远发展看,企业开展外包业务会阻碍其内部控制制度的建立和完善。

(四)关联方的风险

中小企业进行财务外包后,对与企业业务相关联的公司(如客户、供应商等)产生潜在风险。企业把财务流程中的某个模块外包出去后,就会从原来的“企业—关联方”的直接关系转变成“企业—财务外包商—关联方”的间接关系,财务外包商的工作是否恰当会影响企业与关联方的关系和合作。以应收账款为例,企业将应收账款业务外包给服务商后,通常会赋予其一定权限让其负责收款工作,同时也会设置考核指标敦促按要求完成工作。这类外包方式能为企业节省人工成本和提高资金回笼效率,但也容易会给企业的客户带来一些负面的影响[3]。外包商最主要的目标就是收回应收款项,他们不关注企业与客户的商业关系,有时为了尽快回款可能会采取激进的催收办法,容易引起客户反感,从而影响商业合作。由此可见,如果企业没有处理好与关联方、外包商三者之间的关系,让关联方与外包服务商之间出现矛盾、在极端情况下导致法律纠纷和诉讼,这样会使得关联方对企业的信任度迅速下降低,影响企业在市场中的竞争地位。

四、中小企业财务外包存在风险的应对策略

(一)管理层要树立正确的财务外包理念

中小企业管理层要正确认识财务外包是一种资源重新分配的方式,能减少内部人员的工作量、帮助企业把内部有限的资源更多地集中在核心业务中,但不能解决所有的财务问题,因而管理层不能当“甩手掌柜”。所以,企业在开展财务外包前,要充分评估外包的成本效益、外包商的胜任能力,实施财务外包后,要定期考核外包商的服务能力、监督外包商的服务过程、复核外包商的服务成果。

(二)合理界定外包范围

中小企业开展外包前要首先根据自身发展阶段、业务特点、资源配比等确定现阶段财务管理的目标,然后根据自身财务管理目标对财务管理的职能、内容和流程开展深入细致的研究,确定现阶段财务管理核心和非核心内容,对于关系到企业生存发展的核心财务管理部分不能外包,避免增加企业自身的财务风险对于涉及企业财务非核心的内容,如单据录入和整理、会计核算等,然后按照成本与效益原则进行评价,最后确定外包的范围。总之,企业开展外包业务要是要把那些含量价值较低的职能剥离出去,使其能专注经营核心竞争力的业务,切勿本末倒置,得不偿失。

(三)选择合适的外包商和制定权责分明的外包合同

在选择外包商时,企业要从他们的职业道德、业务能力、市场地位、服务模式和品牌声誉等多个方面进行考虑,既要考虑服务成本也要重视整体的服务质量。通常情况下企业选择外包商应从这些常规因素来考虑:审查外包商代理服务资格;了解外包商的规模水平及服务质量;了解外包商的收费标准、服务范围等。除此之外,企业也要对外包商的战略方针和经营理念与自身的契合程度进行认真的考虑。财务外包的性质决定供应商和企业之间的合作不仅仅是合作经营的简单关系,而是相互关联的利益共同体。在服务期间里需要双方进行良好的信息反馈和沟通,在企业调整业务时,也可以跟外包商进行协商相应及时的调整,进而实现利益共同体的共同进步与发展。另外,选择外包商,企业需要对财务外包可能涉及的商业机密进行保护,所以在和外包商签订协议时,必须将保密措施写入协议,同时要和外包商共同制定周密详细的保密调控,杜绝泄露商业机密的情况发生。确定好合作外包商后,企业应把上述对外包商的全部考量因素通过正式的合同进行约定,后期因业务变化需要增加外包内容时也要及时对合同进行修订和补充,这样当双方出现纠纷时有法可依、有章可循。为了更好让合作方与企业形成协同效应,企业除了要把服务流程、价格、时间和权责关系在合同中进行详细约定外,还要把绩效评估和监督机制通过条款进行细化。比如在合同中约定定期提供相关资料给企业审核、企业对数据有疑问时外包商进行信息反馈的时间要求、外包商的奖励条款以及延迟完成外包任务时的惩罚措施等。由此可见,尽可能地细化合同条款对降低信息不对称和沟通成本、达到财务外包的增效目的起到非常重要作用。

(四)和外包商保持高效沟通

企业实施财务外包业务,不是把业务包出去就放任不管,而是要一直和外包商保持顺畅的沟通渠道,出现问题要迅速沟通,协商解决。通过与外包商的合作交流也可以接触到他们财务管理经验,获得更新的知识,得到间接的培训,也为企业培养了财务管理人才。与外包商保持有效的沟通,在企业得到了很大的发展后,财务职能也随之出现一定的改变,就可以按照企业的要求调整财务工作,进行查漏补缺,保证企业的效益得到增长,也通过与外包商建立良好的合作关系,实现共同的发展。

五、结束语

综上所述,合理界定外包范围、树立正确的财务外包理念、选择合适的外包商和制定权责清晰的服务合同、和外包商保持高效沟通,通过针对中小企业财务外包存在的风险实施有效的策略,能降低企业经营成本,提高财务工作效率,同时能有效地规避外包过程中存在的风险,使得企业集中力量投入到核心业务的发展之中,收获效益和取得长足的发展。

参考文献:

[1]任连基.中小企业财务外包过程面临的风险与对策探析[J].现代营销(信息版),2020(2):30.

[2]宋潇英,山焕.中小企业财务外包的风险及对策研究———以ODY中小企业为例[J].现代商业,2019(28):168-170.

[3]姚祎.“后疫情”时代区块链技术在中小企业财务外包中的应用分析[J].辽宁科技学院学报,2021,23(1):82-85.

作者:范淑莹 单位:广州通蘅财务咨询有限公司

中小企业财务外包风险与对策

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