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知识管理下档案管理系统的构建

2019/06/27 阅读:

摘要:在市场经济的不断推动下,企业之间的市场竞争愈加激烈,如果企业想继续做强做大,实施知识管理的档案管理系统已经刻不容缓,它是档案事业发展的必然趋势,如何构建高效的档案管理系统,本篇文章中进行了详细的分析和探究,以供广大同仁进行参考。

关键词:档案管理系统;构建研究;知识管理 

档案知识管理工作是企业工作的重要组成部分,它对于提高员工工作质量,以及员工工作效率具有极大帮助。管理档案的科学性以及规范性,是对一个企业整体的管理水平评价的基础,所以,构建高校的档案知识管理系统对于企业来讲刻不容缓。

一、知识管理概述

在当今这个知识经济时代,市场竞争越来越激烈,产业结构升级速度较快,知识管理在中国企业当中逐渐得到重视,越来越多的国有企业开始增强公司的知识管理体系,面对着如此紧迫性的改革,要想提高企业的竞争力,需要从知识管理的理念、方法、工具等方面来着手,这样才能在当下如此激烈的市场竞争中取得主导地位。知识管理顾名思义就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径,它主要是将群体的智慧高度集中,同时增强员工的应变和创新能力,知识管理包括几个方面工作:建立知识库;员工间的知识交流有待增强;企业内部环境要以尊重知识为主;知识和资产同等地位管理。众所周知,在当今这个社会上,在原有的知识基础上进行再创造,已经成为这个时代创新的新标志,这种新的创新型管理模式在国有企业中深受欢迎,它的主要形式表现在原有信息管理上,领导人以及员工进行不断的优化和创新,这样不但可以继承原管理模式的优势,还可以重新确立一套满足于当下社会全新的知识管理体系,确立全新的知识管理思想,它引领员工不断培养自己的创新能力,全面提高员工的综合素养能力,同时,它在保障组织方面关于知识流动性具有很好的促进效应,这在一定程度上实现了知识共享,同时增强了组织间的竞争力,有效的知识管理能够帮助企业提高市场性和博弈性,还能在短时间内为企业树立新的诚信形象,企业诚信决定了一个企业是否能够长远发展,知识管理系统的积极构建,在一定程度上提高了企业甚至是社会的整体知识文化水平。

二、基于知识管理的档案管理系统的重要内容

企业的管理模式要具有一定的科学性和合理性,它可以有效地促进企业员工工作效率的提升,帮助企业不断完善档案管理系统,由此可见,实施档案知识管理对于企业来讲重中之重。关于企业知识管理有以下几个内容:

1.整合档案信息资源——集成管理。档案信息资源的整合与共享是企业档案知识管理工作的基础工作,为了满足管理工作的需求,还需要对信息资源进行深度挖掘,这就需要企业内部管理人员对各类档案信息资源进行合理的整合,整合档案信息资源来实现集成管理。集成管理顾名思义,它能够有效地促进科技生产力,伴随着经济的发展和科技的进步,随之而来的各种管理理论也不断在发展,在管理原理的基础上,管理理论也是层出不穷。管理对象的重点由传统的人、财、物等资源转变为以科学技术、信息、人才等为主的智力资源,在一定程度上扩大了企业的知识范围,同时员工受到激发释放出潜在效力,它能指导企业的管理行为实践。

2.实现档案信息增值——知识服务。知识管理,作为当下管理领域一种创新型的管理方式,是社会发展的必然产物,我们在实现知识服务这个过程当中,管理机制的有效构建是我们的首要目的,这对于职工潜在潜能的深度挖掘具有重要意义,档案知识管理的主要宗旨是通过档案的知识服务,来增值我们的信息服务,使其具有实践性。企业如果要提高员工整体的综合素养,就必须通过培训以及专家讲座等教育手段帮助员工提高自己的创新意识,使员工掌握更多的管理手段,这样可以在无形当中提高企业的管理效率,在企业的知识管理体系中,知识服务作为它的核心内容,它的主要宗旨就是带领企业进行不断的知识创新和改革,这样才能提高企业在市场当中的竞争力,同时,知识服务也可以有效的实现档案信息增值。在档案管理工作顺利开展过程中,有这样的信念:管理是保障,服务是前提,在这个信息化时代,人们信息观念的增强非常普遍,但是对于获取知识的深度和全面性已经成为人们的迫切要求,不能再局限于表面的、分散的知识体系,档案管理必须符合当下客户的需求,那就需要打破传统,开展深层次、多形式的知识与信息服务。经过数据调查分析可知,在过去,档案客户通常要求快速查阅档案资料,而反观现在,客户提的最多的要求是增添咨询服务和或者提供检索,由此可见,在将来,知识管理体系会根据不同客户的不同需求进行改善和优化,提供“个性化”的知识服务,不断满足客户的知识需求,让用户感受到前所未有的最大限度服务过程。

3.优化知识资源管理——IT平台化。企业的档案知识资源管理众所周知涉及到的技术多元化,为了满足这个需求,就需要为知识的开放式交流提供一个无缝的技术支撑平台,IT平台需要建立相应的技术支撑平台,而企业档案知识库和企业档案知识门户网站是其重要组成部分,例如:引用B/S结构设计,领导和工作人员可以实现实时查看平台系统,在这个科技飞速发展的信息时代,存在着各种形式的应用平台系统,4.确保知识管理持续发展——制度安全。安全是企业建设的“底线”,它关系到一个企业良好信誉度的建立和持续发展。为适应市场的变化,与发达地区的企业及专家加强沟通交流,不定期地请国内知名专家到公司进行指导、培训,力求完善已有的安全管理体系,使其更行之有效,更适应市场现状,更利于企业发展。要想保障企业的可持续发展,就需要制度化、安全化满足需求,相关的档案管理制度要不断地进行优化,通过安全的管理措施来保障知识资源的可持续利用,可以从以下三个方面入手:第一:用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。完善管理机构,整章建制,把安全职责落实到实处:围绕企业整体工作目标,将各部门制定的相关安全知识资源管理制度和措施纳入安全体系文件和岗位规定中,深化了知识资源管理内容,同时,在企业中形成良好的竞争氛围,促进了内部交流。第二:建立员工参与在学习和工作中应用知识资源的奖励措施,提高员工的积极性。第三:还需要建立访问权限的审核制度。

三、知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

1.更新传统观念。在知识管理背景下,企业档案管理模式的重新建立可以有效满足社会需求,它作为企业的基础性工作,可以有效地促进公司各项任务的顺利开展。但是随着市场经济的不断推动,传统的档案管理模式以前无法满足客户的要求,在这个新环境下,需要更新企业员工的传统观念,由于企业档案观念的落后,直接会影响企业中大部分员工始终停留在对档案管理认知的初级阶段,高层管理人员更需要及时更新档案管理知识观念,这样才能保证企业在激烈的市场竞争中可以立于不败之地。不少企业档案机构进行档案信息化建设是盲目的,缺乏先进的思想理念作为指导,使企业的档案管理模式一直停留在原地,面对这样严峻的挑战,企业必须做出改变。在这个知识经济多元化的时代,伴随着信息技术的飞速发展,越来越多的创新型技术开始在企业中不断的涌现,它们的出现在一定程度上实现了企业整体水平的进步,促进企业获取最大化的经济效益。如果企业档案管理工作一直停步不前,继续实行边缘化的工作模式,则无法确立在当下这个知识经济时代的档案管理工作的中心地位。在具有创新意识的知识管理模式下,企业的档案管理对档案信息进行了严格加工,满足了当下客户的个性化需求。企业领导更应该起到带头作用,打破传统的管理理念,带领员工不断更新管理理念,重视企业档案管理,这样不仅可以改变员工过去传统的档案管理工作观念的认知,还能进一步确保传统管理模式和信息化管理模式有效融合及创新应用。

2.信息化手段完善。伴随着科技时代的不断发展,信息化的产物大量涌出,知识管理就是其中之一。知识管理能够较好地体现出知识内涵与其存在的价值,因此,该模式下的档案管理工作也应引进国外先进的应用技术设备,吸取先进的知识管理观点,在企业档案管理工作中,要不断完善信息化手段,对于现代的信息技术充分利用,同时要明确工作的重心是整合信息资源,这样在激烈的市场竞争中,使其更具备优势。档案信息管理工作就目前来看,知识管理包括对企业的所有的各个单位、重要的文件以及资料的整合处理,使其具备一定的科学性和合理性,构建高校的档案管理模式。在这个信息技术突飞猛进的时代,档案管理工作必须具备一定的信息化和网络化,以适应当代社会的发展需求,科技是把双刃剑,有利处就必然有弊处,由于信息技术网络的发达,网络黑客也由此诞生,这就需要企业对档案管理工作更加重视,全面提高工作人员的专业技能,对档案信息管理资源设置一定的访问权限,需要设置一套专业的知识档案信息管理模式,这样才能增强档案信息资源的安全性,同时也体现出了档案管理的最大价值。综上所述,不管在哪一个行业,都应该顺应时代的步伐,不断的进行改革和创新,开展知识管理其主要目的是可以提高企业工作人员的整体文化水平,集合大家的创新意识,来实现知识的互通共享,企业只有以知识管理的视角开展档案管理,才能实现企业战略转型,希望本文能对大家有所帮助和启发。

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作者:王敏 吴珊 单位:贵州省交通规划勘察设计研究院股份有限公司

知识管理下档案管理系统的构建

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