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工程项目知识管理的主体性问题

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摘要:本文通过对项目知识管理主体性分析,在知识管理传播、共享、创新和储存理论基础上,探讨工程建设项目不同阶段的知识管理问题。通过知识管理的实践应用,来体现项目知识管理主体性的重要性和价值意义,了解知识管理在有效项目管理中的运行机制,以证实知识管理对企业项目管理成熟度的贡献。

关键词:工程项目管理;知识管理;主体性;成熟度

1引言

知识是人类特有的精神现象,是组织认识世界和改造世界的经验总结,同时知识也是指导组织认识未来和改造未来的无形资源。项目知识管理作为一种科学的管理方式,已经得到世界的认同。欧洲和美国在三十年前就已经建立了完整的项目管理知识体系,中国在引进国外先进项目管理理念的基础上也建立形成了自己的项目管理知识体系。特别是在工程建设领域,随着国家经济的发展以及大量工程案例实施,中国工程建设项目管理水平日益成熟并形成了各个门类的技术规范、技术标准和制度体系,各层级的项目管理水平也是日趋成熟。作为项目管理主体性的反思研究,自然会回归到人类理性层面,这种理性的具体体现就是知识管理的自觉性,也就是知识管理的主体性问题。项目任务、知识管理和主体性将组成项目知识管理的三个维度,利用过去的知识库来完成未来的项目任务结合知识主体进行知识管理,在项目知识传播、共享、创新和储存的循环往复中完成人类一个又一个有目的性的行为,这就是项目知识管理的使命。说到知识管理,最关键的因素是知识管理的主体-人。知识管理的主体,可能是一个人,可能是一个组织。项目知识管理是为了解决项目中的问题,比如说工程建设规划的问题、施工技术问题等等。这些都会涉及到过往的工程经验,可能这些经验不是本工程项目的专业成员所具备,可能需要借用其他成员的知识经验来解决未来的问题。因此,知识管理的主体性在项目管理中的作用必须得搞清楚。

2工程项目的知识类型与作用

以工程建设为例项目划分为几个阶段:可行性研究阶段、规划设计阶段、施工阶段和验收评价阶段。项目的不同阶段就需要不同知识或者知识的组合。可行性研究阶段需要国家法律法规、规划设计、环境水文、技术经济等方面的知识。可行性研究报告包括项目概念、项目功能设计、项目所在地的环境地质调查、项目技术经济分析、项目社会评价等内容。可行性研究报告是对项目的可实施性的评估报告,项目是否符合组织需要,是否盈利,是否符合中长期利益,是否符合环保,是否符合安全评价,是否符合城市整体规划等等,这些都是需要考虑的问题。同时一个项目,不仅仅有组织的属性,同时有社会属性,它具有社会的功能。其知识类型如:企业生产经营的知识,工艺与空间规划的知识,城市规划的知识,建筑设计的知识,技术经济的知识,地球物理的知识,环境保护的知识等等。既要各种专业的知识,又要将专业的知识整合起来进行分析判断。项目知识管理可以说是项目管理的灵魂和本质。规划设计要符合设计规范、国家强制性条文、地质勘察等方面的知识。设计文件需要城市规划的知识,设计的知识,管理的知识,地球物理知识,环境保护知识,水文地质知识等等。还有涉及绿色环保,节能减排,新材料新工艺新技术的应用。施工阶段需要招投标、施工技术等方面的知识,验收评价需要技术规范、工程档案和财务方面的知识。施工阶段要求施工技术的应用,管理创新,信息化集成的应用,预施工可视化程度等等。同时,知识管理的工具方法问题也是知识管理的范围。随着信息技术发展特别是计算机技术、网络技术、移动互联网的发展,现在许多工程建设都会建立项目管理软件平台,利用网络互联网技术进行集成管理、即时沟通。

3项目知识的主体性问题

一个工程建设项目的实施组织,一般是少则十几个多则五六十个还不止。项目组织以建设单位或业主为发起人,包括咨询、勘察、设计、施工、设备、材料供应等等相关单位。从合同结构来分析,各项目组织与建设单位或业主订立合同关系,有些项目组织又与供应商订立合同关系,项目个人与项目组织有订立劳动合同关系甚至承包合同关系,通过合同的结构网络形成了一种社会化结构。项目团队是一个大团队,为了完成项目任务,需要调动所有的服务组织和实施组织。项目组织之间、个体之间的共识是非常重要的,它是项目共同行动的指南。一个项目一旦开始启动,首先会以建设单位为主建立一个基本的团队,形成主要的骨干组织,再随着项目的进展而逐步扩展壮大,根据项目进展的需要而增加项目团队成员,直至项目的结束为止。项目组织成员通过项目平台来进行信息、知识和价值的交流,在不一致到一致中共同完成目标任务。在沟通中消除误解、冲突,通过沟通交流在项目各阶段形成一个个统一的行动纲领,以指导整个团队工作,这包括项目的进度管理、质量管理、安全管理、成本管理等,以及为保证这些目标的支持组织。知识管理的主体性涉及几个方面的类型。第一类型是在工程合同主体内项目组织与企业成员之间。比如说一个施工单位接到一个工程项目,它会派遣一个项目班子成员,项目的施工技术方案如果项目班子成员不能解决,这就会上传到施工单位的技术部门来解决。第二类型是工程合同主体项目成员之间。一个项目组织包括业主、勘察、设计、监理、施工等单位的项目组织,平时会形成一个为本项目建设运作的临时性项目机构组合,一般的工程问题都是通过项目上来沟通协调解决,其中包括项目组织间的公文来往、项目会议等方式来解决。第三类型是工程项目之外的组织及个人。有些特殊的工程难题或者专业问题需要社会专家论证,比如高大新尖项目的设计论证和施工技术难点论证,以及特殊工艺设计论证等等。这样的问题,一般都是建设单位或业主来协调项目内组织和项目外组织共同来解决。了解工程建设知识管理的主体性,下一步就要了解知识管理的运行机制问题。工程项目知识管理的目的就是项目知识在工程建设中的应用,具体来说就是知识管理在项目任务过程中的传播、转移、储存和创新。以要建设一个绿色建筑工程为例。首先,必须有一个主体发起人,并且要项目投资方和决策方同意;其次,必须要有专门方案设计并经过社会专家的论证;再次,必须得到政府和社会的支持。上述这些都不可缺少,没有发起主体新型的绿色建筑无从谈起,没有专家的设计推广和论证就会成为无本之末空中楼角,没有政府和社会的支持绿色建筑作为一个社会产品谁来批准建设呢。知识管理涉及到知识传播、知识共享、知识创新和知识储存一系列的问题。这四个方面无法分先后,知识管理过程是互相交叉进行的。知识传播的同时,也在进行知识的共享、创新和储存。同样,在知识共享的同时也在进行知识的传播、知识的创新和知识的储存。知识传播既要传播旧的基础知识又要传播创新的新知识,有共享才能有传播,有创新才能让知识增加,有知识储存才能更好的方便传播。知识共享是主体间的共享,这是社会价值的体现,知识共享以信息传播的形式出现,以价值判断进行知识储存,知识共享总是伴随着知识创新,其工程建设项目的独特性和一次性就要求知识创新。知识创新是在旧有的基础上进行的组合、更新、增加或者是颠覆式的更新换代,但不管怎样它都是在知识传播的过程中产生的,利用知识共享会形成更大的平台和知识群,并进行知识储存将成果固化下来。知识储存是知识传播、知识共享和知识创新的媒介,清晰的目录型的知识储存往往为知识管理提供了事半功倍的效果。总之,项目知识管理是围绕着项目任务而展开,离不开知识主体,离不开项目组织的沟通、管理和协调。从现象上看是项目管理工作,但解决项目任务问题的本质上讲都是围绕项目知识流进行管理。如果项目组织能够自觉性的利用知识管理去解决问题,这就会让项目团队少走弯路和提高项目管理效率。如果项目组织没有知识管理的意识,往往项目在碰到非常规问题时就会陷入困境。虽然知识管理难以量化,但是这确实是一个事实的存在。

4项目知识管理的应用问题

4.1项目知识的传播项目知识的传播就是知识在项目组织之间或者组织内部之间的转移和共享。以建设一个医药物流项目为例。在可行性研究阶段,可行性研究工作一般会交给一个有经验的技术小组来完成。这个小组内部有项目知识的传播,通过过去的技术资料以及经验交流来实现。其小组与社会外界也有项目知识的传播,小组必须接受当下最新的可研编制技术要求,以及国家和地方的政策法律法规,还有在技术调研过程中其他组织提供的知识成果,这些都是通过知识传播来实现,最后形成小组的项目知识积累。在实际案例中,我们要完成一个可研报告,要进行大量的技术调研和多轮的会议讨论,在工作过程中知识在小组之间进行传播,在小组内部成员之间进行传播,这都是为完成任务目标而不自觉地进行的。现代医药物流项目有其独特的工艺设计,往往在项目选址就有特定的要求,在初步方案设计时就会介入工艺设计,医药物流仓储工艺设计涉及到企业运营数据分析、未来发展规模、业态结构、空间温湿度要求、工艺流程、设备选型等等,其工艺设计与建筑设计布局之间就有知识的传播问题。只有做到畅通的知识传播,才能使工艺设计与建筑布局之间达到完美结合,这个过程往往需要好几轮的方案设计讨论和多方项目组织的参与才能完成。这个知识传播的方式通常是以书面公文、电子文档、会议交流、电话等形式进行。到了项目规划设计阶段,方案设计及投资规模已经确定,计划开展初步设计和施工图设计,本企业业主会委托有丰富经验的专业设计院进行设计,同时利用已在全国范围建成的多个医药物流项目的经验和教训,在新项目上推行设计标准化,在建筑使用功能、材料设备性能指标等方面达到最优化。要达到这个目标,业主组织团队以及设计院组织团队成员相对固定就显得尤为重要,这就是知识管理主体性作为重要载体的体现。在施工阶段,业主在不断地项目经验积累中丰富项目管理知识,在项目管理制度和流程上进行完善和规范,一方面通过合同中约定加强项目目标管理,另一方面通过主要项目组织成员的固定性来规范和提升项目的执行力。加强沟通协调管理机制,通过书面电子文件、例会制度和日常交流保证项目知识的有效传播。

4.2项目知识的共享项目知识的传播的过程就是项目知识共享的过程。但是,项目共享要求项目组织成员有项目知识共享的主观意识,这样更有利于项目任务而形成整体力量。项目知识的共享首先是通过建设单位或业主建立一个大项目组织形成知识共享的平台。工程项目组织由业主、咨询、勘察、设计、施工、材料设备供应商以及社会相关机构等组成,可以把它们称为项目干系人。要完成项目任务,就必须有项目干系人之间的知识共享才能完成。项目发起首先发起项目建设需求,通过其他专业组织的支持帮助明确项目建设需求。一个项目在业主的定位既是组织行为也是社会行为,如果项目是工厂可能是因为企业生产或扩大规模更新换代的需要,其工厂项目必须设计生产工艺,不管是工艺的简单与复杂与否;如果这个项目是房地产项目,业主必须考虑项目建好以后是满足人们的居住需求。这些项目不管是工业生产还是民用需求,这都是要满足城市的整体规划要求和环境评估的要求。这样的项目需求工作要落实,在干系人之间以及在干系人内部之间都会有知识共享的问题。一个项目的知识共享程度越高,项目工作的效率和质量就越好。当然,知识共享的前提条件是知识平台的建立,知识主体的主观意愿以及各知识主体的学习能力。项目知识的共享是在平台上,通过项目任务、主体的意愿性、知识的载体形式来实现。让专家的知识或者专业人士团队的活动行成显性化的知识文本,不仅为解决本项目任务提供了保障,同时为社会其他项目提供了知识样本。只有知识显性化,方可进行储存和共享传播,以发挥其社会价值。目前的通讯技术和移动互联网以及办公自动化为知识共享提供了高效的便利条件。

4.3项目知识的创新项目管理的过程就是创新的过程。因为项目的一次性特征,项目管理必须进行管理创新。同时,项目管理面临着技术资源的一次性整合,面临着项目环境的变化,这样为项目知识创新提供了契机。在工程建设项目领域,每个项目都是在特定的空间环境中,项目组织是临时组建而成。以工程建设项目基础工程为例,每一个项目的地质水文环境都不尽相同,就像世界上没有两片相同的叶子一样。项目基础工程的设计和施工,都是在基础知识上进行创新应用才能实现,每一个项目基础工程的设计和施工都是独特的唯一的。虽然有国家规范和相类似工程的经验数据可以借鉴参考,但是面对的都是一次性和唯一性的问题。涉及到项目的地基处理,每一个项目都不尽相同,这在工程的设计和施工过程中通过经验案例自然形成了许多新的专业知识。以本企业为例,自2008年以来新建医药物流项目至今已有10多年的历史,有近30个以上的项目管理经验,在企业项目管理层面已进行过三次项目管理制度的更新以及多次技术标准化文件修订,具体在地坪的设计与施工、仓储灯光选型优化设计和通风空调的智能控制方面都对做了一些更新换代的策划实施,这些都是项目知识创新的体现。

4.4项目知识的储存项目知识管理离不开知识的储存,传统知识的储存方式是纸质文件,现在除了纸质文件以外主要是电子文档为主,电子文档以便于网络的传递保存和即时呈现,办公电子化、网络化和多媒体已经成为一种常态。知识管理最重要的知识载体是人。怎样利用知识主体来进行知识管理,让知识的主体在项目管理中发挥重要的作用。将知识主体的隐性知识转化成显性知识,这样才能储存。本企业通过多年的工程项目管理经验和教训,建立企业项目管理制度和技术标准化,并定期的更新指导性文件,以便于未来项目管理对项目在规划设计实施中的管控,为项目知识管理树立了典范。

5结语

项目知识管理的主体性问题,在项目管理知识体系作为项目干系人已得到大家的共识。不管是专业公司还是建设单位,知识管理作为一个抓手是项目管理成熟度的一个法宝,在公司级项目管理层面有效控制项目风险和提升项目管理能力,在以往的项目经验的基础上对项目管理制度和流程进行优化迭代。通过知识管理以提高项目主体的自觉性和团队协作精神,提升项目管理成熟度,改进项目工作质量和协作效率。在项目管理过程中,项目主体或主体间是否时刻意识到知识管理的存在,以及项目组织之间和成员之间是否形成互相促进知识管理的习惯并形成社会信念,这是未来项目知识管理的一个重要课题,值得大家去关注。希望通过本文的研究,起到抛砖引玉的作用。

参考文献:

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[5]王华,赵黎明等.工程项目管理组织模式转换与知识联盟体的构建[J].天津大学学报(社会科学版),2005(6):1-6

作者:郑兵;徐俊松

工程项目知识管理的主体性问题责任编辑:张雨    阅读:人次