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知识管理下的办公室管理创新研究

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摘要】知识管理具有以人为本、重视技术、强调信息共享等特征。知识管理应用到高校办公室管理既具有必要性,同时也存在可行性。基于知识管理的内涵,高校办公室管理可加强信息化建设、完善职能体系以及更新人员理念等方式展开创新。

关键词】知识管理;高校;办公室管理

知识的产生与发展立足与人类社会的生产实践活动,随着社会分工的精细化,科技水平对知识的依赖化,人类发展的智能化,知识本身也成为具有较大价值的资源,并影响社会发展。在管理学者彼得•德鲁克看来,一个组织只有具备充足的知识储备,并具有较为科学的知识管理方法与体系,对资源进行有效地配置才能够推动组织绩效的提高。知识管理正是从时代的发展以及实践的需要中走入视野。从本质来看,知识管理是适应知识经济的宏观背景产生的,其立足于知识,并强调人这一核心主体,通过知识的共享以及现代技术的辅助,从而挖掘现代组织价值,实现信息处理以及知识的创新。当前高校正在加快改革与发展,追求“双一流”建设目标,高校办公室管理是高校改革与管理重要组成部门,知识管理如何发挥其效力应用并推动高校办公室管理是当前主要的探索性话题。

一、高校办公室管理与知识管理耦合性分析

(一)高校办公室采取知识管理的必要性

知识管理是知识经济时代下重要的管理趋向,也是对知识资源的重视与挖掘。社会上普遍重视知识管理,强调知识管理所带来的价值与效益,高校作为知识的传播集散地、人才培养高低、以及知识生产研发地,不可避免地也要受到知识管理思想的影响。高校办公室是高校日常工作的组织领导部门,其汇聚来自校内外不同的信息资源,信息处理的效果直接影响到学校的发展,在外部普遍重视知识价值,应用知识管理的背景下,高校办公室采取知识管理既是时代发展的需要也是推动高校办公室高效化的重要保障。运用知识管理能够提高办公室信息利用的效率,能够提高办公室工作人员的主动性、创造性,进而发挥高校办公室的职能。当前高等教育大规模扩招,高等教育无论是高校内部还是高校之间都出现了严重的问题,如高校内部的院系资源分配不均,高校教育改革以及学生就业等方面仍然存在问题。高等教育折射出其管理与改革中的矛盾与问题,作为知识密集型的组织,高等教育如何发展,如何提升其核心竞争力迫在眉睫。在高等教育的发展中只有构建其知识系统,深化改革,引入知识管理,才能适应高校改革的趋势,有效地提升高校的整体竞争力。

(二)高校办公室采取知识管理的可行性

知识管理强调以人为本,重视人的主观能动性,人是知识管理的核心主体,而在高校办公室管理中也注重以人为本,对人予以尊重,从人的实际情况出发,合理利用并配置资源,有效地实现工作效率的提高,推动高校办公室的管理。无论是知识管理还是高校办公室管理,对人的认识,对人主观能动性的强调都具有一致性,因此将知识管理应用在高校管理上基本上拥有了一定的前提性条件。知识管理最早起源于企业管理变革中,并在企业管理中有了较为成功的应用,积累了较为成熟的经验与方法,如在知识管理中应该取得高层管理者的支持,在知识管理中还应该采用试点的方法,对管理的效果进行测量与评价。知识管理在企业中所取得的经验可以用到高校办公室管理中,从组织的角度来看,知识管理最终目标是提高组织的核心竞争力,因此高校办公室管理在应用知识管理思想时具有一定的参考标准,能够促进其管理更加有效。

二、知识管理背景下高校办公室管理创新策

(一)加强信息化建设,实现办公自动化技术媒介是实现办公室管理的重要工具,在知识管理中,高效地利用技术媒介,加强信息化建设能够有效地推动管理效率的提升,达到预期管理效果。在互联网时代,一切办公都从线下转向了线上平台,通过网络的介入,能够在线传递文件,在线沟通问题,有效地传递着文字、图片以及其他信息,而且以微信、微博以及QQ等方式可以即时地了解信息,把握信息动向,快速地收集信息。在知识经济时代,信息就代表着某种知识与价值,加强信息化建设,运用技术媒介,能够有效地掌握信息并运用信息。除了加强信息化建设,高效运用信息外还需要实现办公自动化,通过办公自动化系统的建设与完善有效地降低高校办公室管理的成本,能够及时地处理办公室信息。

(二)更新办公室管理观念,提高办公室管理人员素质高校办公室管理运用知识管理思想,转变了传统办公室管理的模式与理念,因此也需要办公室管理人员要能够更新其办公室管理的观念,能够有效地运用办公室管理的思想。在新的管理思想下强调以人为本,强调发挥人的主观能动性以及积极参与性,因此在办公室管理中可以转变传统的官僚权威观念,融入更多平等的思想与理念。在办公室管理上强调平等参与,共同参与,通过成员的知识与才智有效地实现对办公室的管理,发挥高校办公室的功能作用。在知识管理背景下高校办公室管理人员需要不断地提高自身的素质,完善自身的知识结构与知识体系,运用新的知识来解决新问题,如培养对新媒体运营的知识,更好地掌握信息与发布信息,掌握大数据分析的知识与技术,通过大数据分析来获取更多更精确的知识内容。

(三)优化办公室管理流程,完善职能体系高校办公室管理的内容琐碎,管理的业务较繁杂,在面对这些复杂的内容时,在知识管理背景下,这些工作内容将更为复杂,工作量将更繁重,而要解决这些问题,关键要能够优化办公室的管理流程,能够对各个流程环节进行合理布局,如制定业务的流程图、加强与其他管理部门之间的协调与沟通,有效地实现部门之间、业务之间的交流与联系,更好地解决业务问题。高校办公室管理还可以通过职能体系的完善,通过对办公室工作职能与内容等知识的了解与分析,运用现有的知识进行吸收与转化,建立专门的职能小组,有效实现知识的共享,进而实现办公室管理效率提升。

参考文献:

[1]黄明明.教育综合改革背景下的高校办公室管理创新研究[J].现代经济信息,2016(16):89.

[2]辜跃辉.高校办公室管理创新的内涵与特点[J].黑河学院学报,2016,7(07):54—55.

作者:罗宇东 单位:重庆交通大学

知识管理下的办公室管理创新研究责任编辑:陈老师    阅读:人次