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谈档案信息资源整合与服务模式

2019/09/04 阅读:

摘要:云计算技术的出现为档案信息资源整合与服务创新提供了技术支持,可改进传统档案管理的档案资源开发利用问题。基于此,本文从档案信息资源整合与服务现状入手,阐述云计算环境下档案信息资源整合与服务模式的创新方法,为档案馆等单位构建档案管理云平台提供理论参考。

关键词:云计算;档案信息资源;档案服务

档案信息资源整合是指以档案用户的需求为基础,整合分散异构的档案信息,并通过档案管理平台的构建,实现信息资源交换与共享,便于档案资源的开发与利用。云计算环境可降低档案管理平台的构建难度,实现档案管理软件与硬件资源的统一配置,强化档案管理效能,降低档案管理成本。

一、档案信息资源整合与服务现状分析

在信息化发展背景下,档案信息资源的内容不断扩充,目前学术界认可的档案信息资源包括两方面,一是档案馆的数字化档案与现行文件等档案资料;二是档案管理产生的相关信息资源,如档案管理平台、档案管理硬件设施与档案管理人员等。档案信息资源的整合,可实现集成化档案管理,提高档案管理软件与硬件的应用效率,降低档案管理成本,需受到档案馆的重视。但受到技术与管理理念的影响,档案馆的档案信息资源整合与服务存在如下不足,需进一步改进。第一,信息孤岛现象严重。档案馆的信息管理系统并未形成统一标准,不同业务部门采用的信息采集与整合方式有所差异,使档案馆的数据存储多种格式的信息,导致不同地区与不同业务部门的档案信息资源难以共享,存在严重的信息孤岛现象,不仅不利于档案信息资源的利用,还会影响档案馆的正常运行。第二,档案信息化应用不足。档案馆为促进档案信息资源的数字化发展,引进了大量的扫描设备,确保纸质档案信息资料可有效转变为数字化资源,实现有效的档案信息化建设。但在建设完成后,档案信息资源的应用稍显不足,表现出业务开发软件不兼容、业务时效性偏低、不符合用户需求等问题,难以发挥出档案信息资源的价值。第三,档案信息资源开发不足。档案馆开展的信息资源整合与服务,普遍存在开发利用不足问题,由于档案信息资源开发缺乏统一标准规范,使档案馆难以规范开发档案资源,组织管理水平偏低,导致用户难以获取所需档案信息,档案信息资源的作用与功能得不到发挥[1]。

二、云计算环境下的档案信息资源整合与服务模式分析

针对档案信息资源整合与服务不足的问题,档案馆需引进云计算技术,认识到云计算环境下档案信息管理平台的多项功能,创新档案信息资源整合与服务模式。

(一)档案信息资源整合要点在创新档案信息资源整合与服务模式前,档案馆需掌握云环境下档案信息资源的整合内容与服务基础,为模式应用奠定基础。第一,明确整合内容。档案信息资源整合共包括四个层次,分别是基础设施层、数据层、业务层、公共服务层。基础设施层是指档案信息资源整合与服务相关的基础设施,如网络软件、硬件设置与存储资源等;数据层是指从数据与信息两方面,分析档案管理相关的数据信息,并整合档案资源内容,对其开展信息化与知识化再处理;业务层是指档案管理的相关业务,为档案馆提供档案业务管理接口;公共服务层是指为用户提供档案服务的接口,可实现档案馆与用户的交互。第二,掌握服务基础。为确保档案信息资源服务符合用户需求,档案馆需在云计算环境下构建档案管理云平台,如支撑云、业务云与公共云,保障上述四个层次的有效衔接与充分利用。其中,支撑云是以基础设施层为基础的平台,为档案信息资源整合与服务提供软硬件支持;业务云是以业务层为基础的平台,负责档案信息资源的采集、编目、封装、存储等业务,还需整合档案馆的数字化档案、现行文件等多种资源,为公共云数据开发与利用提供条件;公共云是以公共服务为基础的平台,与档案馆的门户网站或APP连接,为用户提供所需的档案信息资源,支持查询、检索等功能。

(二)档案信息资源服务模式基于上述档案信息资源整合要点,档案馆可根据云计算服务模式,构建档案信息资源服务模式。本节以太原市档案馆为例,阐述档案信息资源服务模式的构建要点与应用效果。该档案馆应用3D数字扫描仪与Bookeye系列硬件设备,实现纸质档案的数字化,并通过云计算技术构建档案云平台,创新档案信息资源的应用方式,用户可通过电脑、手机等终端设备享受档案服务,充分发挥档案信息资源的价值。第一,基础设施即服务模式。该模式与档案信息资源整合中的基础设施层对应,可整合档案信息资源服务相关的网络资源,如服务器资源等,将其作为服务内容,向用户公布。在档案馆的其他部门开展档案管理工作时,可利用档案专网,利用基础设施即服务模式提供的服务器资源与网络带宽,提高业务处理效率。就此,太原市档案馆的基础设施资源利用效率偏高,档案管理与服务成本较低,各部门可协同共享基础设施资源,可确保不同业务部门整合档案资料的格式一致,避免信息孤岛现象的出现。第二,平台即服务模式。该模式与档案信息资源整合中的基础设施层对应,在档案信息管理平台中,平台即服务模式可为档案信息资源服务的供给,提供软件平台资源,如操作系统平台、软件开发环境等。档案馆可通过服务接口,设置档案信息资源的应用功能,为用户提供个性化的档案信息资源服务,可保障档案信息管理平台的稳定可靠运行。例如,太原市档案馆的项目组在平台建设中引进云计算技术,凭借其强大的数据处理功能,全面采集用户的个人信息与网络信息,分析用户的档案信息需求偏好,为其推荐相应的档案信息资源,实现个性化档案服务。第三,软件即服务模式。该模式与档案信息资源整合中的数据层、业务层及公共服务层对应,负责整合档案应用资源,遵循最优化与适用性原则,根据用户的需求,为其提供多种档案应用方式。就此,档案用户可在官方网站、网页或接口享受档案应用服务。例如,在2018年8月,太原市档案馆设置了七个展厅,通过档案资源的展示,开展不同主题活动,用户可通过3DVR数字网站,远程观看档案信息。如果用户佩戴VR眼镜,可体会身临其境的观赏感。可见,该服务模式打破时间与空间的限制,创新档案资源应用方式[2]。

三、结语

综上所述,云计算环境下档案信息资源整合与服务模式可提升档案资源的利用率,可推广应用。通过本文的分析可知,档案馆需明确档案信息资源整合要点,构建基础设施即服务、平台即服务、软件即服务三种服务模式,整合基础资源、平台资源及应用资源,提升信息化档案管理水平。

参考文献

[1]刘永涛.图书馆非物质文化遗产档案资源的构建、开发与利用[J].山西档案,2018(06):23-25.

[2]徐洁.“互联网+”背景下的智慧档案服务建设[J].山西档案,2018(04):58-60.

作者:邹莎 单位:湖南食品药品职业学院

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