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核电设备竣工文件现场管理工作现状

2021/07/22 阅读:

摘要:随着我国核电事业的不断发展并逐步走向海外,以及核电技术及管理水平的不断提升,档案作为原始记录及凭证,反映了其发展的完整历程,具有重要的价值。核电设备竣工文件作为核电档案的一部分,在实际的现场管理工作中也具有重要的应用价值。但是在现实工作中,对核电设备竣工文件的管理还存在着诸如文件提交归档滞后、文件内容不完善、不同项目间档案要求存在差异、档案管理缺乏风险防范意识等问题。为了加强核电设备竣工文件档案管理工作,企业相关专业人员必须通过积极沟通,促进文件提交及归档按计划进行,细化日常审查工作,提升文档管理人员业务水平,积极进行经验反馈,树立风险意识与责任意识,以有效解决当前存在的问题。

关键词:核电;设备竣工文件;档案管理;提升措施

设备竣工文件主要由设备质量文件、出厂验收记录及安装运行维护手册等内容组成,其形成贯穿了设备整个制造过程,内容覆盖了从设备开始制造到最终移交现场的各个阶段形成的文件记录,同时包含设备到场安装、调试及运行维修所需的各类图纸及手册说明。设备竣工文件的现场管理包含了文件的接收、审查、整改、移交及信息反馈等内容,是现场设备竣工文件归档前的一项重要工作,本文据此展开探讨。

一、设备竣工文件现场管理的现状

核电设备繁多,对安全及质量的要求极高,在电厂后期运行中,设备竣工文件的质量合格与否更是关系到核电厂的安全性、可靠性和经济性。要保障设备竣工文件的顺利归档移交业主,企业领导必须对设备竣工文件的管理工作有充分的认识。以福清核电项目为例,5、6号机组采用的“华龙一号”三代压水堆核电技术是全球首堆,设备国产化的同时也意味着部分供应商的更换,设备竣工文件管理程序的不断升版,对文件的提交也产生了新的要求。在现场设备竣工文件管理工作中,我们也发现了不少问题,如文件提交归档滞后,文件内容不完善,不同项目间档案要求存在差异,档案管理缺乏风险防范意识等。从当前情况来看,这些问题都对现场设备竣工文件的移交产生严重制约。

二、设备竣工文件现场管理工作中面临的问题

(一)文件提交及归档滞后

按照设备竣工文件管理程序的规定,设备竣工文件的提交通常是设备到场后的半年内,然而不少供应商无法按照系统内计划的时间进行文件的提交,或者提交后不符合归档要求,无法顺利归档。究其原因,主要是两种,一是缺乏对文件的重视。对很多供应商来说,设备的制造、交付及现场安装占据了他们工作的重心,对文件的管理存在轻视的心理,没有对文件提交时间进行管控。二是缺乏专业的文档人员推进设备竣工文件的提交工作。一些供应商并没有专门的档案人员,而是由技术人员兼任,技术人员对核电档案的提交标准理解不够,导致文件格式方面不能满足归档要求,电子文件无法通过线上预审,纸质文件也相应地无法及时提交到现场,或者是提交到现场后,纸质文件整改困难,归档工作难以进行。

(二)设备竣工文件内容不完善

设备竣工文件通过线上预审后发到现场,理想状态下是复核没有问题,直接移交档案部门进行归档。但是实际工作中文件退改的现象约占三分之一。从现场的文件提交情况及后续档案部门退回的情况中可以发现,有相当一部分设备竣工文件退改是由于存在内容不完善的问题。例如,缺少设备清单,这将导致文件无法与具体设备一一对应起来;设备出厂验收会议纪要后面缺少纪要中所标示的附件;文件材料有漏签现象,竣工图签字不完整,备考表整理人检查人未签字;缺少应有的设备包装储运程序、设备运行维护手册等。这些文件的缺失,显著地影响文件的归档进度,若没有及时整改,还有可能会影响后续的设备安装及维护。

(三)不同项目档案要求存在差异

对供应商来说,同一个供应商编制设备竣工文件的大都是同一批人,而一个供应商可能同时给多个核电项目供货,各个项目间的文档格式要求又不尽相同,虽然内容要求大致不变,但是细节上却各有区分,例如:对文件套数的要求、文件装订的要求、文件目录的编制要求、文件电子版的附件要求等等。由于不同项目对格式的要求存在差异,供应商编制时出现混淆,文件提交时出现偏差,用甲项目的要求做乙项目的文件,导致文件提交后还需要进行整改。

(四)缺乏风险防范意识

无论是文件的提交方还是接收方,在文件出现不合格情况的时候,虽然双方都在推动整改事宜,但是仍然存在缺乏良好的风险防范意识的情况。一是部分供应商交接工作时没有文档部分工作的交接,当人员岗位调动、离职,而文件尚未提交或尚未整改完成,出现问题需要改动时,前面的沟通过程没有记录,无法查证,造成了返工现象;二是不注重电子文件的存档备份,有的供应商因为电脑损坏,存储内容丢失,无法找到原始的电子文件,还要重新进行编制,拉长了文件整改的时间;三是未考虑长时间未归档的风险,文件只要未到档案库房,就可能在外出现损坏、丢失的风险,长时间未完成整改,还可能因为档案的管理程序升版,要求有变,增加整改内容及整改难度,尤其是面对国外供应商,本就存在文化及语言差异,沟通不太顺畅,若是过程中档案要求又进行了升版,整改更是困难。

三、加强设备竣工文件现场管理的有效措施

(一)积极沟通,促进文件提交及归档按计划进行

根据不同的供应商制定适当的沟通策略,确保与其的沟通行之有效。对于已经通过了线上预审,但纸质版文件仍无法归档的供应商,应要向他们说明,线上预审的通过并不能完全保证纸质文件能够完全符合归档要求。电子审查无法判断纸质文件是否为原件,且部分供应商提交预审的文件与最终提交的文件并不是同一套。对文档工作不重视或者整改不积极的供应商,需要解释的是,设备竣工文件不仅只是文件,从商务方面来说,档案的提交与归档,最终还关系到合同款项的支付,这是无法忽视的问题。文件未按时提交,或者未按时整改,就无法拿到现场文档部门签发的归档审核单,无法发起支付申请。此外,我们也要打破原本较为封闭的管理模式,保障信息的正确传递,也有助于消除工作中的误解。定期梳理设备竣工文件提交计划及实际提交情况,超期未提交的合同包信息反馈给项目经理进行跟踪督促,寻求上级部门的协助,增进与供应商的沟通,对文件的及时提交归档都有良好的促进作用。

(二)细化日常审查工作

作为非专业技术人员,设备档案管理人员无法识别文件中的各种数据是否真实完整,但是我们仍然可以运用简单易行的方法初步保障设备竣工文件内容的完整度及可用性。首先,检查文件的项目名称、合同号及设备的合格证与设备制造过程的文件是否相符,是否标注了设备清单信息;其次,设备竣工文件大致都分为质量卷与安装卷,除去部分大宗材料的设备竣工文件,安装卷几乎是所有设备的竣工文件都要包含的内容。如果供应商提交的一份文件只有质量卷相关内容,没有安装卷或安装卷相关内容,作为设备竣工文件管理人员就要引起注意,询问供应商未提供这些文件材料的原因。另外,出厂验收会议纪要中常常会带有一些附件,要注意检查这些附件是否齐全。还需要注意的是,文件中空白的地方是否都做了画线处理,是否存在漏签现象,设备竣工图是否是竣工状态,加盖的竣工章及签字是否符合程序要求。通过以上这些手段,在文件到场之后,初步保障文件达到可移交至档案部门的状态,降低文件退改率,提升文件归档的速度。

(三)提升文档管理人员业务水平,积极进行经验反馈

要进一步完善设备竣工文件的管理工作,提升档案的管理水平,还应当不断提升文档管理人员的业务水平,完善文档管理理念。对内通过定期的内部学习交流,学习新的程序要求,不同项目间互相交流问题及经验,减少差异,充分调动文件管理人员的工作积极性,激发文件管理人员发挥自身的潜力,与其他的工作人员相互协作,提升内驱力竞争力;对外通过对供应商的文档人员进行培训,宣贯档案要求,重点对重要设备的供应商及文件批次数量较多的供应商进行培训,从源头上提升文档的质量。在日常工作中重视经验教训的登记反馈,通过对日常工作中遇到的问题情况进行归类,记录相关影响、工作中意识到的风险、遇到的挑战和改进机会,提出建议和行动方案,积极进行经验反馈,形成经验教训登记册,使小改进累积成为大改进。这些累积的经验教训,可以贯穿运用在设备竣工文件管理的整个过程,提高设备竣工文件管理的效率与效果。

(四)树立风险意识与责任意识

在设备竣工文件现场管理工作中,应对及处理不合格文件是主要且重要的工作内容。在不合格文件产生的时候,企业必须清楚文件如果没有及时归档,有怎样的风险,这个风险对现场设备安装是否有影响,是否会是业主的关注重点。设备竣工文件的安全是设备竣工文件现场管理工作的底线,企业必须要降低长时间未归档带来的风险。通过分析文档归档的紧迫程度,排出整改的优先级,对重要设备重点关注,重点跟进。树立责任意识,实行一人负责制,即同一合同包产生的设备竣工文件由同一人进行负责,由文件到场接收移交到不合格文件整改,全程跟进,积极寻求所需要的各种资源以推进文件的归档。只有将风险意识与责任意识深化且融入日常工作中,才能使设备竣工文件的管理风险降到最低。

四、结语

核电是一个庞大的项目,人员众多,分工详细,每个人所从事的只是这个项目里很小的一部分工作,但是聚沙成塔、聚水成涓,就是无数人的细微力量,成就一个核电项目。设备竣工文件作为核电档案的一部分,也应从细微处着手,做好档案管理工作。作为核电设备竣工文件现场管理人员,不仅要有档案专业知识,还需要多进行思考与总结,通过一定的措施来提升工作的执行力度,提升设备竣工文件的管理水平,探索出一条适合自身发展的档案管理之路。

参考文献

[1]衣玉霞.核电设备竣工文件的质量控制[J].中国档案,2012(5):58-59.

[2]郑丝琳.核电总包背景下设备竣工文件全程管理模式探析[J].办公室业务,2012(15):79-80.

[3]吴涵,陈彬,管霖,等.供电可靠性提升措施优选的量化评价方法[J].电力自动化设备,2015,35(05):126-130.

作者:刘玉珍 单位:中国核电工程有限公司

核电设备竣工文件现场管理工作现状

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