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我国档案资源体系建设研究现状

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【摘要】本文从我国档案资源建设的发展历程着手,基于档案资源体系建设的研究对知网上的相关文献进行检索分析,围绕档案资源体系建设的内涵、档案资源体系建设原则、档案信息数字化、档案信息资源的开发与利用、档案资源的整合与共享以及档案资源安全保障体系的建设六个焦点问题展开探讨,阐述了我国档案资源体系建设研究的现状以及关注的热点问题。并指出目前研究的问题及对策,对未来研究方向提出了设想。

【关键词】档案工作;档案资源;信息数字化;资源建设

档案资源体系建设是档案工作的基础,也是档案事业发展的重要环节,其不仅关系到档案事业的科学发展,还关系到广大人民群众的切身利益。如何加强档案资源体系建设,迎合信息时代对档案的需求,构建起完善的档案资源服务模式是目前档案工作中的核心任务。近年来我国档案资源的规模和质量都不断提升,档案资源体系建设的成效也越来越显著,其研究成果也在一定程度上促进了学术探讨,进一步推动了我国档案资源体系建设的发展历程。

一、档案资源体系建设研究的学术价值

(一)档案资源体系建设研究的缘起与发展。

国家档案资源体系建设是最近几年提出研讨的一个档案管理模式概念。我国的档案收集工作,大致经历了从收集档案、丰富馆藏到建设国家档案资源的螺旋式发展历程。《国务院关于加强国家档案工作的决定》提出“国家全部档案”概念、确立的“统一管理国家档案”原则,为我国档案资源体系前期建设夯实了基础。自20世纪80年代初起,优化馆藏结构、丰富档案资源,逐渐成为我国档案体系建设的重要任务。因此,一些学者曾基于馆藏建设、资源收集整合等问题展开了深入的探究和思考,也就此发表了很多创新性言论,如傅华先生基于馆藏与物质条件的发展规律、我国档案馆馆藏现状等的具体分析,探讨了馆藏建设的战略走向等重大问题;朱荣基先生提出了馆藏价值的长久性、馆藏来源的“多元性”原则。类似的研究成果,在档案收集工作领域产生了重大的影响,2002年,时任国家档案局局长毛福民发表的《以“三个代表”为指导全面加强国家档案资源建设》中指出,国家档案资源建设是促进先进生产力发展,进行社会主义现代化建设的信息保障。国家档案事业是社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分,对推动社会主义现代化建设起着信息保障作用。与此同时,国家相继颁布一系列档案资源体系建设工作法规,明确提出了“建立覆盖人民群众的档案资源体系”的战略目标。随着档案资源的日益丰富,档案资源体系建设作为档案学发展基础,得到许多档案学界的学者和档案工作者的深入探究,有力推动了我国档案资源体系的建设。

(二)档案资源体系建设研究成果总体描述。

2017年10月,笔者通过在中国知网数据库中的高级检索中,以“档案资源体系建设”为检索词,以“主题”为检索项,其他选项均为默认值,对其进行精确检索,共检索出201项相关结果,以“篇名”为检索项,共得到71项相关结果,通过逐文筛选,剔除了一些与主题明显不相关的文献,共呈现178项有效结果。通过对检索结果进行分析得知,这些文献的跨度为1989年到2017年。

1.文献发文时间分析。通过对档案资源体系建设的相关文献进行分析,可以了解近几年来该领域的研究概况和大致的发展轨迹,根据检索结果得知,档案资源体系建设的年度发文量。

2.文献关键词分析。通过对统计文献关键词的出现频次分析,可以基本映射出其研究对象。在档案资源体系建设研究文献中,关键词“档案管理”“档案信息化”“档案利用”等这些词汇出现频次较多,可以看出档案资源体系建设研究从多角度切入,从不同方面探讨我国资源体系建设现状,随着新型档案的出现以及信息化技术的普及,我国档案资源体系建设状态呈现多元化发展趋势,一方面体现在档案类型上,更多文献对其“民生档案”“高校档案”以及“特色档案”等方面的构建实践问题提出设想。另一方面,体现在档案管理工作,因此,越来越多的学者将目光聚焦于“档案资源信息化”“档案工作”“档案资源安全体系建设”等研究方向,对新环境背景下对网络信息技术冲击下的档案资源体系建设展开新的探讨。从整体分析来看,我国档案资源体系建设研究呈现出了综合性、多元化的态势。

3.文献来源分析。通过对统计文献的来源期刊进行分析,档案馆和高等院校档案专业是档案资源体系建设的主要研究团体,此外,图书、情报、历史等领域也陆续加入研究热潮,可见,档案信息资源体系的研究已在档案界占有一席之地。其中《兰台世界》有关档案信息资源体系建设研究的文献发文数目基本占据整个档案学期刊发文数目的一半,由此可见,《兰台世界》对档案信息资源体系建设的研究是非常重视的,在某种程度上可以看作是档案信息资源体系建设研究的重要基地之一。与此同时,《黑龙江档案》《中国档案》《湖北档案》《兰台内外》等期刊也发表了数量较多的信息资源体系建设相关研究的文献。整体可以看出,学界对于档案信息资源体系建设探讨热度不减,突出表现了档案资源体系建设在档案发展事业中的不可或缺的地位。

(三)档案资源体系建设研究的主题分析。

研究主题反映了档案资源体系建设的研究学者在关注哪些档案现象和问题。因此,对研究主题进行分析有助于揭示档案资源体系建设的热点话题以及整体研究趋势。目前,已有学者对档案资源体系建设进行研究,由于统计时期和侧重点不同,得到的结果可能略有差异,但总的来说,我国档案资源体系建设研究的主题主要涉及到档案资源构成、档案资源的利用开发、档案资源的整合等几个方面的内容。

1.档案资源体系的内涵和基本构成。认识档案资源体系相关概念和定义,可以有助于了解档案资源的内涵及特点。随着档案信息化,档案资源内容发生改变,但其本质,档案学界保持相对统一的意见。毛福民在《以“三个代表”为指导,全面加强国家档案资源建设》中指出,“国家档案资源,是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。”对这一定义学术界基本已经形成共识,只是在一些表述上略有调整。例如,黄存勋在《论国家档案资源建设的理念与体制创新》一文将档案资源定义为“是在一个国家范围内,过去、现在和将来,所有组织(含国家机构和其他社会组织)和个人形成的,对国家和社会有保存价值的档案的总和。”这一说法也得到了其他学者的认可,与戴志强先生在《国家档案资源整合的含义及其运作机制探讨》一文中所下的定义相一致,只是在个别用词上做了改动。因此,黄项飞也特别指出,现在有待探讨和深究的是这一概念所潜含的一些要素,即档案来源、价值取向和载体形式。这一观点,为档案工作者在探究档案资源体系建设的道路上提供了全新的突破口。对于档案资源的构成,毛福民认为,“以各级各类档案室为基础,各级国家档案馆为主体,其他档案所有者为补充,是国家档案资源建设的基本构成。”这一理论的提出为我国档案资源体系进一步建设和完善指明了前进的方向。

2.档案资源体系建设的原则。档案资源建设是开展档案工作的基础环节,构建完善的档案资源体系也是档案事业顺应时代发展的必然选择,对于档案资源体系的构建规则,学术界也有不同的看法,究其本质,也都是持有信息平等共享,服务深入特色的态度。根据文献分析,将学者认为的档案资源体系建设的原则可大致划分为以下几项:即职能决定原则、需求导向原则、地域化原则、公共性原则记忆规范化原则,这几项都本着以人为本、公平公正的指导思想,对共有档案信息资源进行合理公平的配置。首先,档案资源体系的建设是为了满足社会、国家、群众对于档案信息的获取需求,因此凡是社会需求的档案,理论上都因归入收集范围,这也就是所提及的“需求导向原则”,但需要注意的是,随着时代社会的不断发展,档案信息发生改变,社会需求也在发生改变,这里的需求既包括目前社会对于档案资源建设的要求,也蕴含了长远的、潜在的需求。在信息社会日渐多元化的时代,档案资源建设更要迎合时代发展,满足公众群体多元化的需求,在保证“社会公平公正”的原则下更快更好地建设档案资源体系是目前探讨的焦点。

3.档案信息资源数字化。在网络信息化时代,档案信息数字化已经成为向大众提供资源服务的重要前提。档案资源共享平台的建立,档案资源的有效利用以及档案资源的服务模式体系都需要依靠档案信息的数字化技术来实现。关于档案信息数字化资源建设张研给出了一个完整的概念,“所谓的档案信息数字化资源建设是一个高度整合的概念,应该包括档案以及其他各类信息的采集输入、加工处理、存储保管、利用输出四个方面,它是通过计算机网络连接在一起的档案组织机构群体。”档案信息资源数字化建设主要包括两方面:一是电子文件的收集、整理和编目;二是对现有的传统的馆藏纸质档案的数字化。这其中还包括一个潜在的环节,就是对其鉴定,准确定位档案信息资源的价值,档案资源日趋丰富,其中包括了形式上的丰富和数量上的庞杂,筛选档案信息资源入库也是一项重要的档案数字化环节。档案信息数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程,它代表的是一种全新的基础设施和信息环境。是档案工作与社会交融、与国际接轨的新趋势。

4.档案资源的利用与开发。档案资源的利用与开发已成为当前档案资源体系构建工作里的一项重要内容,我国档案资源虽然丰富,但其利用率却并不高。加之网络技术的冲击,档案资源走向信息化进程,如何高效地开发利用档案信息资源成为学术界学者着力讨论的话题。王晶在《档案资源的开发与利用》中认为,目前档案资源开发与利用存在的困境来源于“档案管理理论存在缺陷”“档案管理者素质偏低”以及“档案信息储备量不足、信息传递不畅”,曾淑珍提出了另外的阻碍因素是“观念陈旧”以及“服务技术手段落后”,并表示信息时代档案资源的开发需要依靠社会公众“增强档案意识”“提高编研工作质量”“采用现代化的服务手段”“完善馆藏档案结构”,最后提出了“关键在人才”的理论。针对现阶段我国档案资源的开发与利用的方向提出有效建议。网络技术带给档案资源建设新的发展路径,也带了管理转变的压力。我们需要在新环境下为档案资源建设寻求新的机遇。

5.档案资源的整合与共享。网络技术的发展,为档案资源的整合提供了条件。在时代信息化的背景下,最大程度地完成档案资源的整合有益于加快档案信息资源的优化,是新时期加快建设档案资源必不可少的途径。要完成现阶段档案资源的整合与共享,首先需要对目前我国档案资源的整体分布以及馆藏状况有较为全面的了解,同时也需要建立起一套有效机制,完成档案资源的共享以及信息的维护。网络技术背景下,实现档案资源的整合与共享是一个浩大而又艰巨的工程,需要多方面的条件支持。向立文提出了一套完整的体系设想,即建设网络基础设施——整合与共享的平台、数字化档案信息——整合与共享的源泉、档案资源整合与共享的标准体系——整合与共享的通行证、档案信息安全技术、管理和法律——整合与共享的安全屏障、档案工作队伍——整合与共享的人才条件这五大要素较为全面地概述了档案信息共享平台的构建要求,基于设想,可以建设档案资源一体式服务模式,加快提升档案的共享率与利用率,有力推动档案资源优质发展。

6.档案安全保障体系建设。我国档案管理逐步由传统的实体管理状态进入了现代化信息管理模式,然而这种模式仍然潜藏安全隐患,特别是档案资源数字化之后电子文件的出现,为信息安全提出了新的要求。因此设立档案安全保障体系是十分必要的。卓淑清在《档案安全保障体系建设研究》一文中,对档案安全体系作出了三层含义的理解,其一,控制环境,降低风险。其二,建立安全保障平台,采取安全防护措施,使档案尽可能保持稳定状态。其三,对已经处于不安全环境中的档案,采取各种措施使其达到新的稳定状态,保存其信息的可读、可用和可藏。在档案管理和档案维护工作中,安全保障是其中不可或缺的重要组成内容,它需要深入到档案完整的生命周期,时刻掌控档案的动态,及时发现问题解决问题。建设档案安全保障体系,需要做好在档案安全基础设施建设、安全周期把控、安全组织管理、符合安全法规标准这几部分的工作,积极调整安全防范措施,降低隐患,合理把控,提高我国未来档案信息资源的安全性。

7.档案资源体系建设研究发展趋势探析。主要内容如下:

(1)档案资源体系建设研究价值探析。国家档案资源建设是档案事业一项根本性和战略性的工作,它关系着档案事业当前的稳固和未来的发展,是我们做好档案工作的前提和保证。我们处于网络新媒体时代,档案信息资源的需求也在日益加大,档案信息资源管理、建设、服务等方面的资源体系的课题也将受到愈来愈多的关注。我们要努力完善档案信息资源体系建设,以积极的对策来应对,更好投入深层次研究以更好地指导时间工作,同时也要在档案信息资源建设的实践中不断总结经验,提出更加完备的理论。目前档案资源体系建设的研究中,虽然涉及的问题较为广泛,但是研究内容不够深入,尤其是针对档案信息化以来档案数字化资源体系的建设研究,以及电子文件安全保障体系的建设研究等,都缺乏强大的技术理论支持,很多文献只是停留在对体系构架的设想以及原则的敲定中。另外,从档案资源体系建设研究机构来看,大多研究者是高校或者档案从业人员,因此涉及档案资源体系建设的实践性研究文献基本围绕高校、档案馆中的档案资源建设进行阐述,实践探究类研究其实缺乏多样性。针对目前档案资源体系研究中的不足,我们最应该查漏补缺,针对研究中的薄弱环节加强理论研究,对于信息资源的体系建设,不仅在原则理论上推进,更要在技术环节加强研究,推动档案信息化进程,又好又快地建设现代化档案资源体系。同时,对于实践类研究,向来是实践与理论相辅相成,将我们的档案体系建设实践摸索扩展到企业、组织等机构中,不断研究不同体系的构建,才能逐渐完善我国的档案资源建设理论体系,更加准确及时地引导实践工作。

(2)档案资源体系建设研究方向探析。档案资源体系建设实践研究是档案资源体系建设研究的基础。在接下来的研究工作中,档案资源体系建设的实践研究应作为基础性规范研究,成为检验理论的重要途径。档案资源体系建设将不断适应实践需求,扩展其研究的广度和深度。只有将基础理论扎根于档案资源建设的工作实践中,以实践为基础,切实满足档案工作实践的需求,基础理论的研究才具有意义和价值。档案资源的开发利用与整合共享仍是档案资源体系建设研究的重点。根据上述文献,可以看出对于档案资源的共享平台的构建以及档案资源服务研究的文献占据很大比例。随着社会信息化,信息收集的最终目的还是要反馈给广大群众“为我所用”。近几年,这部分的文献呈激增趋势,文献内容会更加深入,研究成果不断系统化。由此看来,在未来的一段时间之内,档案资源共享平台的构建,档案资源的开发利用仍将是档案资源体系建设研究所关注的重点。档案资源数字化将成为档案资源体系建设研究的未来发展方向。现阶段关于档案资源数字化建设的研究还不够深入,缺乏深入的技术理论支撑,但是由于网络技术的快速发展,档案资源数字化早已是构建档案资源体系工作中的必要环节,如何建设和维护数字档案资源也是目前学界广泛探讨的热点。档案资源体系建设的研究方向也逐渐将从传统的纸质文件收集、管理工作转向构建数字化资源平台,构建数字档案安全保障体系等相关研究方面。

二、结语

从上述分析中可以看出,档案的开发利用,以及档案资源共享平台的构建与维护是目前档案资源体系建设研究关注的热点问题,档案信息的数字化和档案资源体系相关方面的实践研究也受到越来越多的学界重视。档案资源体系建设研究作为档案工作研究中的基础性理论探讨,应迎合时代变化的特征,把握信息时代群众的新需求,与国家出台的方针、政策相协调,积极融入信息变革之中,加大其研究力度,准确地为档案工作实践提供理论指导,共同促进我国档案资源体系的优质建设。

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作者:谢辰慧 单位:上海大学图书情报档案系

我国档案资源体系建设研究现状责任编辑:张雨    阅读:人次