质量监控论文：阅览室业务外包的实现范文

作者：张爱优单位：广东外语外贸大学图书馆

高校图书馆流通业务外包的可行性

流通业务外包是图书馆继编目业务外包后的又一个业务外包项目。流通业务外包可以降低图书馆的用工成本与管理成本，提高工作效率；可以改善图书馆人员队伍结构，提高读者服务水平。下面以广东外语外贸大学图书馆（以下简称“本馆”）为例论证流通业务外包的可行性。

1可以节约人力资源的用工成本

本馆流通服务部编制34人，占全馆总编制的39%，其中合同工（本馆称“非编人员”）13人、事业编制工人9人。以2010年为例，工作人员上架的图书总量大约为80万册。书库工作人员24人，除去寒暑假和周末，按1年180个工作日计算，每天书库每位工作人员的图书上架量为185册。据了解，北京一些高校图书馆将流通业务外包后，外包商给员工核定的工作量是每人每天上架图书800册，如果未达到800册的上架量，则需要整理书架。即使按照每人每天上架图书600册计算，外包商员工的图书上架量也是本馆工作人员的3倍有余。如果我馆将书库工作外包给外包商，就可以减少2/3的用工，而且，外包商付给员工的薪酬明显要低于学校付给本馆工作人员的薪酬，我馆参照其薪酬标准外包，这样就可以节省一笔不小的用工成本。

2可以节约人力资源的管理成本

由于高校图书馆存在事业编制人员和非编人员，非编人员的工资福利和个人发展空间都远不如事业编制人员。但近年非编人员的学历不断提高，大都在本科以上，他们中的很多人往往工作几年后就会离开图书馆，辞职现象比较普遍，如本馆每年都有2~3名非编人员辞职。由于人员招聘的繁琐性，工作人员的辞职会给图书馆的人员安排和管理工作造成不同程度的影响。流通业务外包既可以减少非编人员的聘用，减少劳务纠纷，也可以简化人员和岗位的管理提高工作效率和服务水平。

3可以优化人力资源的结构

信息时代，高校图书馆将更多地参与到学校的教学与科研活动中，学科化服务将成为高校图书馆未来工作的重点。为适应形势的发展，目前许多高校图书馆都提高了新进人员的标准，引进了一批学历层次高、知识结构多样化的人员。所以，在图书馆处于新老人员交替的时期，把好图书馆的人力资源关，对图书馆人力资源结构进行优化，是很有必要的。例如本馆2013~2014年就有8名同事退休，如果在这个时候引进一批高学历的工作人员，把书库的上架整架工作进行业务外包，可以让高学历人员集中精力开展学科化、个性化读者服务，同时实现对我馆人力资源结构的优化。

高校图书馆流通业务外包的运行管理

1建立定期的沟通制度

实行流通业务外包工作后，图书馆内部管理层之间、员工之间、管理层和员工之间要经常沟通。通过沟通，以随时了解外包服务的完成情况，及时发现存在的问题，并采取措施进行纠正。同时也要经常与外包商进行沟通，建立定期的沟通制度。如北京工业大学图书馆与外包商建立了日常沟通机制，外包商每月向该大学图书馆领导汇报一次情况，把双方需要协调的工作提出来，经馆领导决定后，再进行安排、实施。如果遇到突发情况或者问题，双方则随时沟通。另外该馆还本着谨慎与诚信的原则与外包商就读者投诉、整体形象塑造等建立可靠的协商机制。

2加强对外包服务的监控

业务外包的最重要一环就是对业务外包工作的质量进行监督、检查和控制。图书馆需要建立一套合理详细的业务外包质量监控制度和标准。如北京的一些高校图书馆就规定每个星期要检查一次书库，检查组成员由图书馆分管领导、相关部门主任、外包商负责人组成。要对图书的上架率、错置率进行检查。对于上架率、错置率要制定出量化（如优良、达标、整改等）标准。如本馆实施的每月书库检查制度，检查内容包括整体架面是否整洁、图书是否及时上架、错架情况等。错架情况又细分大类错、跨层复本错、同层复本错等，并给出不同的分值。另外，图书馆还可以组织馆内资深高级职称人员对各书库上架率、错置率进行检查，这样可以促使工作人员在业务上精益求精，不断提升服务质量。

监控还包括外包商对自身员工工作的检查监督和图书馆对外包商工作的监督。如北京工业大学图书馆的外包商有一套严格的管理制度。首先，外包商项目经理每周对在图书馆工作的员工进行2次检查，检查内容包括员工的工作面貌、仪容仪表，书库图书是否有序、整齐，并进库抽查错架率，详细记录检查结果；其次，外包商给每位员工划分责任区，每月按组长日检查、项目经理周检查，对责任人进行奖惩评定。最后，外包商员工每月必须写工作总结，每月回公司述职一次。外包商根据员工述职和工作情况，进行考核与奖励。因此，加强监控是业务外包工作顺利开展和保证服务质量的重要手段。

3建立读者评价体系

除了图书馆和外包商要有一套日常的监控措施和标准外，还要建立起一套良好的读者评价体系，从读者的角度和感受对流通服务工作给予评价。比如可以在网上设立一些评价指标，读者只需在相应按键上（分为“非常满意”“满意”“不满意”“非常不满意”）按一下即可。读者评价体系的建立，可以起到随时监督的作用。但因为网上评价结果存在一定的随意性，它只能起到一种参考作用。因此成立由读者组成的检查小组，定期或者不定期对流通服务工作进行检查打分，将他们对图书馆的反馈意见作为图书流通服务工作的标准。

高校图书馆流通业务外包中应注意的问题

1建立良好的沟通机制

在进行流通业务外包工作之前，图书馆一方面要与学校领导和人事处沟通，把业务外包的优势和可能出现的问题阐述清楚，让学校对业务外包的利弊有充分了解。如果学校认为是利大于弊，决定进行业务外包后，图书馆要把外包的方案尽可能地做详细，尽可能把所有问题都考虑到。另一方面要使图书馆内部的工作人员明白业务外包能够给图书馆发展带来机遇，消除工作人员对岗位调整的担忧。

2选择信誉好的外包商

图书馆业务外包涉及到学校、图书馆、外包商三方利益。业务外包的可持续发展要建立在三方的利益都得到满足的基础之上，如果损害其中任何一方利益都会对其他一方或两方的利益造成影响，最终也会使图书馆业务外包的可持续性和外包服务的质量受到影响。外包商的选择是业务外包能否成功的关键因素。如北京工业大学图书馆在选择外包商时综合考虑了以下因素：一是外包商的信誉与行业背景，包括其是否具有较高的诚信度，是否有过成功案例。二是外包商的能力架构，包括外包商的管理水平、创新能力、员工素质及其是否具备可调整的灵活条件和良好的环境适应能力等。三是企业文化的相容性，即外包商是否具有以客户为导向的服务理念，是否认同以人为本的服务理念。四是所需的外包费用。在同等条件下，选择能提供价廉物美服务的外包商。外包商的信誉和行业背景以及是否有相关业务的外包经验是非常重要的，这直接关系到外包服务质量。外包价格只是其中的一个因素绝不能作为决定的因素，决定因素应为质量、效率、管理服务。好的业务外包服务是各方共同努力的结果，是能够达到共赢效果的。因此，图书馆在写招标书的时候一定要把外包商的资质等综合考虑清楚，并尽量详细使之具有可操作性。

3制定详细周密的合同

合同是图书馆与外包商合作的基础，也是维护双方利益的有效凭证。所以制定详细周密和具有可操作性的合同十分重要。在合同中要明确外包工作职责和工作要求，对于一些临时性的工作安排、突发事件的处理、合同履行过程中出现的新情况、可能出现的法律纠纷等等都需有一些明确的规定和说明。如北京工业大学图书馆的流通业务外包的合同里就有一条：在不增加总工作量的前提下，服从图书馆因工作需要的临时性调整。

4加强监控

加强监控是业务外包工作得以顺利开展的重要保证。监控包括既有外包商对自身员工的工作检查监督，也包括图书馆对外包商工作的监督。前文已经对北京工业大学图书馆与外包商的一套严格监督制度作了介绍，这里就不再赘述。

总之，网络信息时代使图书馆不再是信息资源的中心，图书馆不再是人们获取信息的唯一渠道，所以图书馆必须适应环境和需求变化，拓展并提升图书馆的服务功能，从传统的图书馆向智慧图书馆发展；从传统的图书馆服务向深层次的学科化服务发展。不管是智慧图书馆还是学科化服务，很重要的一个因素就是需要有一批高素质的馆员。图书馆只有通过业务外包，才能把握住新老人员交替的机遇，提升馆员素质，改善馆员的知识结构，为高校图书馆的发展创造条件。