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婚姻登记档案工作中数字化管理的应用

2019/09/23 阅读:

《婚姻登记档案管理办法》的出台,对我国婚姻登记档案管理有了新的要求,工作人员需要对原有的纸质档案进行数字化加工,使用统一的管理系统开展婚姻登记工作,从而全面地实现婚姻登记档案的数字化管理。目前,婚姻登记档案数字化管理中还存在一些问题,需要我们认真对待并加以解决。

1婚姻登记档案数字化管理的现状及存在的问题

婚姻登记档案数字化管理工作有了很大进展,也取得了较大成效。在数字化管理背景下,工作人员对婚姻档案进行了数据录入,在录入过程中清理了无效的数据,保证了数字档案的质量。有关部门加强婚姻登记档案数字化管理业务建设,制定数据录入标准,明确录入项目及内容,保证了档案管理的规范化。同时采取了有效的安全保密措施,保证婚姻登记档案信息的安全。尽管如此,在婚姻登记档案数字化管理过程中,仍然存在一些不可忽视的问题。

1.1档案内容录入存在纰漏

原来的婚姻登记档案在进行信息录入的时候,基本都是采用手工录入的方式。这种录入方式容易出现错误。婚姻登记档案对于录入信息的准确性要求非常高,如果录入过程中出现纰漏,将会直接影响到整个信息系统、影响婚姻登记档案的数字化管理质量。

1.2婚姻登记档案数字化衔接不畅

2004年,我国开始进行婚姻登记档案的数字化管理,但是许多省级有关部门和单位在开发数字化系统的时候,独立性比较强,各个省份之间档案的兼容性比较差。此外,我国公安户籍部门和婚姻登记档案管理部门之间的系统也不同,也会影响数据之间的兼容和衔接。

1.3婚姻登记档案数字化管理制度不够健全

由于婚姻登记档案数字化管理是新的工作,所以在工作过程中缺乏相关经验,导致数字化管理存在许多问题,比如存在数据保密制度不够完善、岗位责任落实不够严格等问题,从而制约了婚姻登记档案数字化管理的发展。

2加强数字化管理在婚姻登记档案工作中的应用

2.1提高对婚姻登记档案数字化管理的认识

要推进婚姻登记档案数字化管理,提高档案管理的信息化程度,首先就要从思想上来纠正工作人员对于数字化档案管理的认识,正确认识到婚姻登记档案实现数字化管理的意义和影响,进而自觉主动地开展档案的数字化管理。婚姻登记的内容非常多,工作压力也非常大,长久下来,容易对工作人员造成消极的影响,使得工作人员消极怠工。所以,在开展婚姻登记档案数字化管理时,必须要从思想上提高工作人员的认识,调动工作人员的积极性。

2.2完善婚姻登记档案信息管理系统

要加快婚姻登记档案管理的数字化发展,完善婚姻登记档案信息管理系统至关重要。工作人员在开展婚姻登记工作时,需要将婚姻登记的档案资料录入到相应的数据库当中,然后通过设计完善的信息管理系统,实现对婚姻登记资料的有效检索,实现对档案的自动检索,从而更好地代替人工查询,既保证了婚姻登记档案保存的工作效率,又提升了档案的利用效率。

2.3完善婚姻登记档案信息共享体系

在实现婚姻登记档案数字化管理时,相关部门应完善信息共享体系。之所以要实现婚姻登记档案的数字化管理,主要目的是为了实现对婚姻登记信息进行统一的管理,从而构建一个可以覆盖全国的档案信息系统,并且借助互联网技术来实现信息之间的传送,实现各地和相关部门之间的信息共享。所以加强信息共享体系建设十分重要,是促进婚姻登记档案数字化管理的必然要求。目前,我国婚姻登记档案数字化管理存在一些问题。为了更好实现婚姻登记档案的数字化管理,提高档案管理的规范化,相关部门应当重视并深入研究这些问题,采取有效的措施逐步加以解决,推进婚姻登记档案数字化管理的发展。

参考文献:

[1]张巧露.关于婚姻登记档案信息化管理的思考[J].办公室业务,2018(23):43.

[2]樊微微.婚姻登记档案管理工作浅析[J].黑龙江档案,2015(06):89.

[3]范晓丽.加强婚姻登记档案管理,提高服务水平[J].办公室业务,2015(04):64.

作者:李娟 单位:通榆县婚姻登记处

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