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图书馆档案信息数字化管理新思路

2019/09/23 阅读:

摘要:本文主要以高校图书馆档案信息数字化管理新思路为重点进行阐述,以当下高校图书档案信息工作管理实际情况为依据,首先,分析高校图书馆档案信息数字化管理产生的背景;其次,介绍高校图书馆档案信息数字化管理现状;最后,从创建图书馆档案信息目录资源库、搭建图书馆信息档案全文资源库、强化数据档案数字化管理、组建专业化的档案数字化管理团队几个方面深入说明并探讨高校图书馆档案信息数字化管理全新思路,进一步强化高校图书馆档案数字化管理的工作效果和质量,旨意在为相关研究提供参考资料。

关键词:高校;图书馆;档案信息;数字化管理;有效思路

如今,高校作为人才培养的集中基地,科学技术研究以及学术研究的重点场所,特别是在注重科技进步和经济发展的环境中,诸多高校在教学科研和多项活动的举办进程中保留了大量的文字、图表以及声像信息数据,怎样科学规范的管理高校图书馆档案信息成为众多管理者关注的话题。数字化的管理思想作为一种新型思路,可以对档案信息进行针对性的处理和加工,所以将其作用在高校图书馆档案信息数字化管理工作上具有重要的价值,以下为笔者给予的相关分析与建议。

一、高校图书馆档案信息数字化管理产生的背景

1.有助于彰显高校档案的效用数字化档案管理思想的形成可以巧妙的完成信息数据利用一体化,档案成为历史重现本质面貌的最初文献,可以作为科学技术创新和研发的参考依据。全方位的展现高校档案信息数据存在的效用,实现信息数据处理效果最大化,保证信

息实效性共享。基于经济视角,数字化档案管理可以增强高校以及企业之间的关联,科学研究项目能够借助互联网这一个平台互动某些企业,尽早彰显数据信息的经济价值。基于社会视角,部分便民成果可以与社会服务进行结合,改善大众工作和生活的质量。2.有助于减小信息管理成本对于档案信息数量在不断增加的情形下,以往的档案管理加工方式主要是围绕办公人员数量以及费用的扩展进行展开,这样会出现信息管理成本的上涨的结果。以数字化档案管理思想为方式,一方面,可以节省诸多的信息管理费用,节约占地实际空间;另一方面,在本质上以免出现档案信息篡改行为,确保数据文件足够准确和真实。查阅过程中可以相对便捷和迅速,进一步防止产生重复印刷信息资料引起的纸张和数据信息清晰度失效的几率,更好的适应现在时代科学发展的理念。

3.有助于提升高校办公质量高校档案信息的数字化能够保证资料可以及时进行归档处理,展现出档案信息管理的实效性。信息数据的高速度传递和使用能够科学地规范档案信息涉及的准确术语。处于信息沟通共享环境,若出现信息资料的错误在很大程度上会在第一时间内被工作者发现并且加以修正,体现文件信息的严谨性。特别是科学研究中,小数点的差错十分常见,但是产生的结果比较严重,大众的监督职能可以在此刻彰显价值。之后对于档案数据数字化管理过程中,档案信息检索的时间会有所减少,手工类型的档案数据检索需要较长的时间,信息数据不够明确的前提下,信息查阅难度有所增强,进而延长数据材料查找时间,档案数据数字化管理,能够高效的借助字段加以查找,较大程度上减少档案查找具体时间,获取的档案信息也会相对全面一些。最后,档案信息的数字化管理,可以促使档案信息稳定的衔接最新科学技术,赋予档案信息库转变成信息控制中心。

二、高校图书馆档案信息数字化管理现状

1.缺少档案数字化管理意识高校信息数据管理的发展以及管理工作应该具有规范性,管理者以及教职工自身的档案意识需要强化,针对缺少档案信息管理的数字化意识现象,即便一些高校设置针对性的机构,制定多种类型的档案机制,因为贯彻力度不足,且数字档案管理单位的建立需要不间断的完成尝试和实验工作,所以此项工作不仅需要管理阶层的大力支撑,还需要对信息管理进行大力宣传。确定档案数据数字化管理的重要性,加强高校教职工的档案管理意识,保证其具有强烈的责任感以及主人翁意识,全面参与到档案信息管理数字化工作,促使档案资料科学的利用。

2.档案信息数字化管理的需求基础类型工作存在的标准性成为档案数据管理数字化的基础,档案管理的标准化以及机制化建设需求进一步强化。数字化管理思想针对以往的档案管理模式创新至关重要,在过渡以往档案管理和数字化信息管理的进程中,应该按照档案格式的转变以及记录数据筛选工作,结合社会的需求,把提供的信息处理成有序的标准化信息,完成档案源本和电子档案的实效性记录,同时模拟图书馆保存书籍体系加以分类储存信息,便于规范性的归类以及输出,保证社会服务的执行。

3.档案信息管理者的专业技能优秀的档案信息管理者不仅仅要具备专业化知识,还应该具备相对丰富的经验,信息化社会环境下,数据档案涉及的记录手段以及媒介形态朝向多元化角度发展,信息化建设应该满足业务专项管理和网络自动化对人才的需求。高校数据信息的数字化管理模式,应该朝向档案管理者专业化方向努力,促使管理团队进行健康的发展。与此同时,高校档案管理者要基于终身学习的理念自主进行教育,利用信息压缩技术以及数据保存技术和检索等技术,熟练的处理和加工高校档案信息。

4.档案信息数字化管理的技术支撑针对高校档案信息的安全类型保护,相应的资料应该具备严谨性,可以结合文件基本性质,设计公开使用范围,给档案信息安全管理工作提供保障。网络作为一种双刃剑,不受制约性促使更多的人在享受服务的过程中引起“病毒”“黑客”的产生,所以高校信息档案管理者要按照技术操作的安全性视角,制定科学的计划,包括创建独自的访客查询体系,将其和公安机制进行联网处理,依托实名和密码访问机制,针对恶意入侵行为,进行反击处理和保护。之后便是档案信息的共享化处理,此项工作不只是依据信息管理者道德思想素养,现阶段的软件自我检测体系中,恶意的侵入现象比较严峻,所以信息管理还要依据专业化的技能软件,有效管理档案信息。

三、高校图书馆档案信息数字化管理全新思路

1.创建图书馆档案信息目录资源库。创建图书馆档案目录成为图书馆档案管理的关键,也作为图书馆档案数字化管理工作开展的前提,图书馆档案信息目录可以促使检索性能具备较强的阶段性和条理性,目录资源库将一切的档案数据加工在巨大的保存平台中,在多种网络的传递现象下,给客户提供便捷的信息查询手段,提高图书馆档案信息管理工作的质量。除此之外,高校管理者在创建档案信息目录资源库的过程中,要依据实际工作特征加以明确,设置标准化的信息检索机制框架,同时将其内化成行政管理信息和业务工作信息以及财务信息、人事信息等等,科学地对信息加以存档和查询。最后,图书馆档案信息的多层级管理,可以在一定程度上发挥图书馆信息科学化管理价值。

2.搭建图书馆信息档案全文资源库。对于高校档案信息数字化目录管理,应该健全每一条目录的具体化内容,形成档案全文资源库。结合档案数字化的基本概念,全文数据库的搭建也就是把原有的文化数据进行数字化处理。对于图书馆档案全文数据库的有效建设,要时刻围绕图书馆实际情况和已经建设的图书档案目录按照层次化标准进行划分,赋予全文资源库更有结构性。另外,针对使用率比较高且关注程度高的高校档案信息,要对重点处理和加工,搭建特殊图书馆档案资源库,保证图书馆档案信息管理工作的科学性。

3.强化数据档案数字化管理。高校图书馆的数据信息数字化管理,最终目标是增大档案资料的利用率,保证师生可以进行图书馆信息文献的查阅。在图书馆档案数字化管理工作中,应该重点思考资源利用性的提升,怎样规范的管理档案信息数据。所以图书馆管理者能够在官网页面上设置相应的“图书馆档案”专栏,把图书馆档案数据公开化处理,因为数字化管理开放性要涉及安全性,所以应该按照安全性设置数字化管理体系,以免档案信息被篡改以及删除。

4.组建专业化的档案数字化管理团队。高校对于开展档案信息管理工作,要重点选取具备高学历和丰富经验的管理人才。针对现有的档案信息管理工作者,应该按照图书馆档案的具体情况,加以必要的培训和教育。并且档案数据管理工作者要全面了解工作内容,积极参与培训工作,熟练的掌握数字化处理专业技能,提升档案管理的水平。与此同时更新现代化科学技术思维,意识到数据管理的重要性,时刻保持档案数字化管理的严肃性,满足时代对自身发展的需求,强化档案信息管理的归档和存档工作。由此在管理团队的建设之下,完成数据档案数字化管理的建设。

四、结束语

综上所述,对于高校图书馆的档案管理工作,数字化理念的执行具有十分重要的现实意义和价值,管理者应该树立与时俱进思想观念,按照档案信息具体内容,规范性对其分类和加工,创建数字化管理模式结构体系,采取科学的手段,全面彰显数字化管理档案的效用,给师生提供便捷的查阅资源的服务,推动高校图书馆的建设进程。

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作者:寇东琳 单位:福建农林大学图书馆

图书馆档案信息数字化管理新思路

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