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文物档案数字化管理探究

2019/09/23 阅读:

摘要:在信息时代背景下,电子档案普及也成为了发展要点,很多单位以及企业对于数字化管理工作的重视程度也在不断提升,快捷的查询方式、完善的档案内容以及在线搜索等优势是数字化管理发展关键,所以文物档案管理工作数字化发展也成为了发展趋势。为了能够有效实现文物档案数字化管理,本文通过对文物档案数字化管理的意义、现状与措施的分析,探讨如何提高文物档案数字化管理的水平。

关键词:文物档案;数字化;管理

文物分为可移动文物和不可移动文物。根据《文物保护法》第十五条规定,不可移动文物保护单位要“划定必要的保护范围,做出标志说明,建立记录档案,并区别情况分别设立专门机构或者专人负责管理”,即“四有”要求。第三十六条规定,馆藏文物“必须区分文物等级,设置藏品档案,建立严格的管理制度”。不管是不可移动文物还是可移动文物,都对文物档案提出了很高的要求。在信息化时代背景之下,文物档案传统管理方式也出现了较多的问题,无法有效满足当今社会文物档案管理工作需求,所以对文物档案数字化管理进行研究有着十分重要的意义。目前,我国文物档案数字化管理明显还处在初步发展阶段,无法真正有效实现电子化管理。为了能够改善这一现状,笔者就文物档案的数字化管理工作进行了如下研究:

一、文物档案数字化管理意义

档案信息数字化就是将文物档案资料借助于纸质或者是机读的形式作为物质对象,其在实施过程中会借助于计算机来对档案资料进行收集、整理与加工,这样就能让其有效地转化为微机软件形式的二次文献信息,从而便于使用者利用。相比于传统方式,文物档案的数字化管理意义显著。首先,能够充分借助于计算机本身所具备的优势来有效提升档案使用效率。现今大多数文博单位的计算机应用模式都十分的单一,开发功能也较为简单,无法将现代化设备价值发挥到最佳,而数字化管理的落实则能有效改善这一情况,提高文物档案管理质量。其次,文物档案的数字化管理还能有效缩短文物档案信息加工时间,不管是快速加工还是检索,其需要花费的时间都十分的短,而且还能为使用者提供全面且准确的档案信息,提高文物档案的利用效率。最后,文物档案数字化管理拓展了文物保护的深度和广度,通过数字化管理构建文物大数据库,可以提高文物保护的联动性。总之,文物档案数字化管理不仅是新时代发展的重要趋势,也是提升文物档案管理质量的有效手段。

二、文物档案数字化管理现状

就目前文物档案数字化管理现状来看,存在着一些问题,还有待完善,具体表现在以下几个方面:

1.文物档案管理工作标准化程度有待提升。文物档案的数字化管理基础与前提就是工作的规范化以及标准化,可是目前我国各地区文博单位档案业务水平发展不够均衡,大多数文博单位基础工作实施情况都十分的薄弱,信息化程度也有待提升,所以文物档案管理工作呈现出来的现象就是标准化程度有待提升。之所以会如此,主要还是因为很多文博单位在实施过程中没有考虑单位发展实际,也没有从全局利益进行分析和考虑,所以促使文物档案数字化工作实施缺少统一标准,整个档案管理工作随意性较大,无法保障电子文档有效管理,直接制约了文物档案信息化管理实施与推广。

2.文物档案的数字化管理有待成熟。文物档案管理工作数量较多,每一个档案所包含的信息量也十分大,尤其是在大数据时代背景之下,信息数据更是呈现出显著上升的趋势,而就目前文物档案信息数字化发展情况来看,键盘录入以及扫描属于数字化的两种重要方式,其中键盘录入效率十分低下,需要人工操作;扫描这一方式则存在着图像质量有待提升、汉字识别率不高以及扫描速度不快等缺陷。因为不同文物档案信息本身就存在差异,所以在对文物档案进行存储的时候,保密工作自然也会存在差异,这也就直接决定了哪些文物档案信息是可以数字化,而哪些又是不可以的,再加上网络开放性原因,文物档案还容易出现被复制、删改等情况,档案信息真实性有待保障和提升。

3.文物档案信息管理人员素质不高。文物档案的数字化管理要想有效落实,自然需要具备现代化技术水平的工作人员来进行管理。在数字化时代背景下,文物档案管理工作人员不仅要具备基础的计算机操作能力,还需要具备较高的专业知识以及先进的技术水平。传统文物档案管理工作人员,其主要任务就是简单的抄录以及档案搬运,技术性操作相对较少,可是在数字化管理模式之下,管理人员则需要具备良好的电子信息技术水平,这样才能真正有效完成信息录入、电子文档排序、图片扫描以及网络系统安全设置等一系列高技术工作。但是,就目前文物档案数字化管理情况来看,文物档案管理部门人才匮乏,尤其是对于文物档案信息处理的复合型人才更是少之又少,这也进一步制约了文物档案数字化管理的落实。

4.文物档案利用效率有待提升。就目前文物档案数字化管理工作情况来看,文物档案利用效率也有待于提升,对档案信息进行数字化处理可谓是各级档案管理部门所面临的现实问题。目前,我国各文博单位在发展过程中都构建了专属于自己的网站,可是从总体来分析的话,其现状不容乐观。这些网站虽然存在可是信息量却并不足够,很多网站的内容也仅限于办事流程介绍等等,再加上网站建设过于传统,无法有效吸引公众,所以点击浏览量也较低,无法真正有效发挥出文物档案的价值。

三、文物档案数字化管理措施

在上述分析中我们了解到文物档案的数字化管理意义与现状,为了能够更好地落实数字化管理,笔者认为文物档案管理工作者可以从以下几点着手:

1.做好文物档案规范化管理。文物档案的数字化管理工作要想有序实施下去,一定要加强对电子档案信息的真实性、安全性、完整性以及规范性管理。首先,从制度方面着手对文物档案进行完善与管理,构建出权威且具有指导性的管理部门,对整个作业流程进行有效规范,以此来保障电子文档在传输过程中的安全性。其次,还可以从技术方面对文物电子档案原始记录进行管理,在管理过程中可以构建出一个专门的文物档案管理机构,例如,文物藏品档案管理局、文物档案专门管理机构等等,以此来对文物档案管理主体进行明确,同时有效提升领导层的管理意识,让文物档案数字化规范管理有效落实下去。最后,在数字化管理过程中,还可以结合实际情况来构建出完善的数字化管理体系,这样也能进一步提升文物档案数字化管理规范化与标准化。例如,可以在管理过程中定期对数字档案进行安全性检查与管理,同时做好电子档案保密设置,借助于有效的手段来进行数字化管理,从而有效保障电子档案数据信息的真实性;也可以积极构建责任风险体制、竞争机制、目标管理体制等,这样才能有效促进档案工作人员向专业型转变,从而更好地满足数字化管理工作需求。2.构建文物档案数字化管理安全防范系统。文物档案数字化管理过程中,还需要积极构建文物档案数字化管理安全防范系统,以此来有效提高文物档案管理的安全性。具体而言,在进行文物档案管理的时候,管理人员自身规范操作意识、病毒防范意识一定要不断提升,同时构建出合理的安全规章制度,通过有效的病毒查杀、预防手段来有效提升文物档案数字化管理安全性;另外,在对文物档案管理工作人员做好培训与教育工作,让其能够形成良好的安全操作意识,这样就能有效保障网络各项操作的安全性,真正实现文物档案的数字化管理。此外,为了能够有效避免文物档案管理信息数据出现丢失,在进行数字化管理的时候还可以使用一台或者是多台服务器来进行处理,直接对文物原始数据进行扫描,最好是进行高速集中扫描,同时做好保存工作,以此来有效保障文物档案数字化管理效率和质量。

3.做好文物档案数字化工作队伍建设。在文物档案数字化管理过程中,还需要做好工作队伍建设,毕竟只有管理人员提高其自身素质才能有效完成高质量的档案管理工作。为此,在发展过程中一定要对档案管理人员素质进行综合考虑,结合数字化管理手段需求来进行文物档案管理意识培养。在数字化管理时代背景之下,文物档案数字化管理工作者一定要树立起较好的档案信息安全意识,在工作过程中不断完善提升自己,通过学习来不断提高自身信息技术能力,及时学习文物专业知识、档案专业知识、档案数字化相关计算机应用知识、网络技术知识等,这样才能有效提高档案管理人员素质与水平。另一方面,文物档案管理部门也应该加强对档案管理工作人员的培训与教育,让其具备良好的品质与素养,这样才能真正有效提升其数字化管理能力,从而真正有效落实数字化管理。

4.加强文物档案信息化网络平台与共享机制建设。文物档案数字化管理除了上述几点之外,还需要在发展过程中构建出一套较为完整的信息化网络平台,在实际运作过程中,结合实际情况来构建出统一的数据库系统以及信息共享机制,各个部门之间需要加强合作与共享,这样才能有效发挥出文物档案数字化管理工作效率和质量。具体而言,在发展过程中,文物档案管理部门可以在对文物档案进行管理的时候,借助于文物档案信息资料库的建立来有效实现信息海量存储,这样文物档案管理者与使用者就能借助于网络来有效查阅相关文物档案信息,有效实现文物档案资源共享。综上所述,文物档案管理是一项十分重要的工作,信息化时代背景下,数字化管理是各项管理工作实施的前提与关键,而文物档案数字化管理本就是一项系统化、长期化的工作,在数字化档案建设过程中,相关工作人员一定要不断提升科技创新能力,做好文物档案数字化建设与管理,真正将新技术与新手段有效应用于文物档案数字化管理之中,这样才能有效提升文物档案管理工作质量,有效发挥出文物档案存在的价值。

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作者:邹於真 单位:岳阳楼景区管理委员会

文物档案数字化管理探究

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