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浅谈大数据下档案数字化管理

2019/03/28 阅读:

【摘要】随着现代社会的飞速发展,云计算技术和物联网技术给现代人的生活和工作带来了翻天覆地的变化,大到国家行政治理,小到单位管理甚至个人生活,都被现代科技深深影响着。大数据时代的来临,让档案管理工作也有了新的改革与发展方向,本文结合笔者实际工作研究,探讨了大数据环境下档案数字化管理的对策。

【关键词】大数据;档案管理;数字化

一、大数据环境下档案数字化管理的必要性

从当前的实际情况来看,国内档案数字化建设已经经历了很长的时间,但整体发展水平依旧有待提升,虽然云计算、移动互联网等现代信息技术已经被逐渐应用到档案管理活动中,却常常无法满足档案管理的实际需要。为此,在档案管理数字化建设中引入大数据技术,推进档案管理工作的创新发展势在必行。第一,在大数据环境下,档案管理从数字化逐渐朝着数据化转变,首先是档案管理理论的转变,过去那种以纸质管理为主的管理模式已经逐渐朝着数据化方向发展,各种电子档案、数字档案以及信息系统数据层出不穷,开始成为档案管理的主要对象。其次是信息数据服务,大数据环境下档案管理工作开始朝着多元化、开放性以及先进性转变,网络化和智慧型服务逐渐成为档案信息服务的新方向。第二,档案管理工作逐渐从信息共享发展为价值共享,首先是档案管理方式的转变,从档案存储、分析、挖掘、开发利用等都已经在数字化的环境下实施,档案数据库、云管理系统的构建,能够有效促进其价值的挖掘。其次是档案管理流程的转变,档案收集、整理等手工操作开始由计算机代替,档案载体和档案加工、开发也有了非常大的转变。

二、大数据环境下档案数字化管理对策

(一)管理系统与办公自动化系统整合。按照国家档案局的相关规定,数字档案管理系统应当和其他管理系统进行物理隔离。然而通常情况下,档案管理与办公自动化系统是由两个不同的软件公司开发设计的,两个系统的标准与格式不统一,有时候还会出现不兼容的情况,很容易给系统之间的连接、数据移植以及数据交换等带来不便,也可能会影响到档案系统的运行情况。所以,档案管理系统的开发设计必须要尽量和办公自动化系统保持统一性,要求开发设计人员能够为系统设置数据接口,有助于档案材料的导入和移植,对于未来的运行维护活动和升级更新也具有非常大的帮助。档案管理系统与办公自动化系统保持统一标准后才可以确保文件档案材料的一体化管理,促进管理效率不断提升。

(二)建设大数据资源平台,数据共享。档案数字化即是要求档案信息资源联网,确保档案信息共享,若仅仅是单机管理或简单的内部局域网联网,则无法实现预期目的。为确保档案资源能够充分发挥出其利用价值,可以尽快建立以地方为中心的档案数据库检索与服务中心。这一数据库检索与服务中心应当囊括所有档案数据信息,借助于这一中心来向地方各级单位提供档案利用检索服务,从而有效促进档案资源检索效率的提升。数据检索与服务中心的构建还能够有效避免重复的归档立卷工作,例如说上级单位下发文件,其他单位不需要再进行归档,直接能够在数据中心检索利用,地方单位只需要把本单位文件和其他档案资源进行归档即可。

(三)建设海量档案数据库。现阶段,大部分单位的档案数据是依靠办公自动化系统进行移植,这部分数据也仅仅是近年来所产生的,其数量并不庞大,而历史数据还有大部分并未进行数字化转换,这就给档案的开发利用带来了困难。所以,必须要进一步发挥出数字档案管理系统的功能,坚持有计划、有步骤地对过去的历史档案实施数字化转换,除开部分纸质档案,还需要把实体档案资源转换后存入系统。例如说关系到单位荣誉的奖牌、证书、题词等,数字化后存储于系统内部。同时,声像、音频等档案资源进行数字化处理之后能够支持在线播放,有助于提升档案利用效率。

(四)加快档案人员知识更新。21世纪是知识经济时代,也是信息时代,对于档案管理人员来说,必须要把管理工作的重心集中在数字化管理与网络化建设上,从而让档案管理工作能够借助信息技术的翅膀飞得更高。所以促进档案管理人员的理论技术学习是确保档案数字化工作的基本前提,档案管理人员应当主动提升自己的信息化管理水平,在学习各种技术知识的过程中拓展自己的视野,丰富和优化自己的知识结构,促进专业能力的提升,让自己成为一个既熟悉档案管理业务,又能够熟练掌握信息技术的专业化综合型人才。各单位应当加大资金投入,配置好相关设备,为人才的培养创造良好的硬件条件,同时定期组织开展教育培训活动,打造专业化的档案管理队伍,迎接大数据时代的来临。

三、结语

总之,在大数据环境之下,档案管理工作面临着极大的挑战,同时也具有非常多的发展机遇,大数据是档案管理工作人员必须要正视的一个问题,应当在实际工作中不断努力革新,抓住机遇,促进档案管理工作取得更大的突破,从而充分挖掘出各种档案资源的利用价值,为单位各项工作的开展服务。

【参考文献】

[1]张旭.档案管理数字化浅谈[J].陕西档案,2017(05):23-24.

[2]朱建兴.试论档案管理数字化建设中的若干问题[J].管理观察,2015(22):61-62+65.

作者:田琼 单位:内江市公共资源交易服务中心

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