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高校教学档案数字化管理措施

2019/02/21 阅读:

摘要:高校教学档案是直接记录和反映高校日常教学及教学管理过程中形成的、具有保存价值的文件资料。随着信息化技术的快速发展,高校教学档案数字化管理对提升教学质量、科研水平以及强化高校教学管理等具有积极的现实意义。本文在分析高校教学档案数字化管理现实意义及特点的基础上,重点就如何做好高校教学档案数字化管理提出了对策建议,为提升高校教学档案提供参考。

关键词:教学档案;数字化;高校;应用概述

高校教学档案是直接记录和反映高校日常教学及教学管理过程中形成的、具有保存价值的文件资料的总称。2008年《高等学校档案管理办法》明确提出“高等学校应当设立专项经费加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。信息技术与高校教学档案管理深度融合,极大地提升了高校教学档案管理效率。因此,高校要结合自身实际,做好教学档案数字化工作。

1高校教学档案数字化管理的现实意义

随着信息技术的快速发展,大数据、云存储、网络技术在档案领域得到了充分的应用,为高校教学档案数字化管理提供了技术支持和保障。

1.1教学活动推广的需要

将高校教学档案数字化处理,能够将记录教学活动的音视频、PPT等特殊的教学档案,以及各种纸质介质教学档案数字化,能够极大地方便教学活动的推广。如,参加教育部精品课程评选,通常需要将高校特色教学档案进行数字化后上报参评,以提升高校特色课程的知名度和学科建设。此外,教学档案数字化能够利用学术会议、课程研讨、文化活动等形式实现跨区域或者跨高校间的教学交流,较传统教学档案管理相比,数字化教学档案能够实现教学档案无损害展示。

1.2档案管理工作的需要

信息化时代的到来,包括教学档案在内的高校档案数字化建设已经是适应大数据时代的迫切需要,也是档案管理工作的主流。数字化时代,教学档案的存储、传递、检索、分类等基础性工作发生了巨大变化,教学档案数字化管理能够极大地降低管理时间成本和资金成本,实现了高校教学档案管理效率和质量的飞跃。此外,也是适应新时期高校教学理念及教学手段变革的需要,大数据时代,高校教学中已经引入了数字化技术和手段,教学档案作为高校教学工作的重要成果,对其进行数字化管理也是适应数字时代变革的需要。

1.3数字校园建设的需要

随着信息化、数字化技术在各个行业中应用的不断深入,数字校园已经成为高校发展的趋势。在数字校园背景下,高校的教学、教务以及学术和科研等所形成的海量教学信息,相互影响相互促进,数字化技术及其应用已经成为提升教学质量、强化行政管理以及学术研究的重要助推器。例如,大数据分析技术,能够展示不同阶段学生最感兴趣的课程以及社会热门课程的发展变化等。这是教学档案数字化的优势所在,也是高校数字化校园建设的重要内容。

2高校教学档案数字化特点

高校教学档案数字化,是将数据技术、信息技术以及网络技术融合应用于高校教学档案管理中,使其较传统介质档案管理呈现出明显特点。

2.1文档一体化

数字背景下,教学档案管理工作既能够实现内部调整,也能够实现教学档案管理与教学文件管理有机衔接,共同整合于教学管理系统中,强化了教学文件的全生命周期的统一管理和控制,实现了教学文件与教学档案的一体化。教学档案文档一体化突破了文件与档案之间的界限,从教学文件诞生便对其进行有效管理,即数字化归档,并对归档、管理及利用等文件管理流程全程监控,从而实现对教学数字文件的原始性和可靠性认证。

2.2平台虚拟化

数字化时代,高校档案管理部门会借助现代数字技术、互联网技术以及计算机技术,建立覆盖各个学科、院系在内的教学档案管理数据库,搭建虚拟网络数字档案室,在虚拟数字档案室里实现教学档案的跨地域(高校内设多个院系)跨学科跨院系的集中统一虚拟化管理。在教学档案虚拟管理背景下,档案部门便可以根据数字档案信息实现主动服务,教学档案的需求客体如师生、行政管理人员则可以通过登录该虚拟平台,随时随地地查询所需教学档案资料。

2.3档案数字化

数字化技术的应用,能够实现纸质介质、电子档案、照片档案、视音频档案以及录像教学档案的数字化。所谓教学档案的数字化,就是利用现代信息技术,将纸质教学档案、电子档案以及其他载体的教学档案转化为数字化数据信息,并利用计算机进行管理。与传统档案管理模式相比,教学档案数字化管理具有存储空间小、查询利用便捷等特点,是当前高校教学档案管理的发展趋势。

3高校教学档案数字化管理对策

3.1完善教学档案数字化保障措施

与传统纸质教学档案管理模式相比,教学档案数字化管理需要更强的技术、更专业的队伍支持和保障。1)提高认识。高校领导及档案部门负责人和具体操作人员要高度重视教学档案数字化建设,协调、争取高校内外部相关部门、院系及广大师生的支持,把教学档案数字化工作纳入到高校整体发展规划,并为其提供必要的物质保障和资金支持。2)完善制度。制度是高校档案数字化的基础和外部保障,高校要结合自身实际,建立健全高校教学档案数字化标准、利用、岗位职责等管理制度,使数字化管理有章可循、有据可依。3)夯实基础。高校应为教学档案数字化提供高速扫描仪、相机等必要的数据采集设备;存储器、硬盘等存储设备,服务器、交换机等网络设备,以及数字化加工软件、档案管理系统等软件系统。此外,还要配备一定数量的专业人员,为教学档案数字化管理提供人力、物力等支持和保障。

3.2优化教学档案数字化管理流程

优化高校教学档案数字化管理流程:1)整理。根据《档案著录规则》要求,对已经装盒归档的高校教学档案进行审核、拆盒、拆除装订、页面修复整理。这是教学档案数字化管理的基础。2)扫描。利用数字化技术,将已经整理好的纸质教学档案进行扫描,读取文档信息,其他载体的档案则通过数据链接等方式,建立教学档案的内部联系。3)图像处理。利用专门的软件和人工处理方式,将扫描后的教学档案信息进行检查、纠偏、去污、裁边、ORC文字识别处理等,提高数字化质量。4)图像存储。根据图像存储格式,按照教学档案特点采用一份文件一个档号的形式,将处理的数字档案进行存储。5)目录建库。建立数据格式,以及直接或间接利用XML文档,建立教学档案数据交换目录索引数据库。6)数据挂接。把教学档案数字化所形成目录数据库、图像数据库,利用网络技术,及时将其加载至数据服务器终端,实现所有教学档案目录的检索调阅。

3.3强化教学档案数据库建设

高校教学档案数据库建设是高校档案数字化的基础和核心,是将教学档案数字化所形成的数据信息,结合高校教学档案管理目标要求,整合成数据集合。具体来说,主要包括基础教学档案数据库和专题教学档案数据库两个部分。1)教学档案全文数据库。主要由全文数据库和目录数据库两部分组成。其中,全文数据库,是将已经整理后的教学档案利用OCR文字识别技术将电子文件全文录入到专门的数据库,以实现后期教学档案查询利用时的内容检索,也是高校教学档案数字化建设的更高目标。2)教学档案目录数据库。主要包括教学档案中的卷内目录、案卷目录中的年度、题名、档号、保管期限、形成日期、主题词等,也就是将一份教学档案的基本要素全部录入到数据库,从而为后期档案目录检索实现档案查询奠定扎实基础。

3.4健全教学档案数字化安全体系

高校教学档案数字化管理也要解决传统纸质介质档案所不曾遇到的安全问题,重点是要做好软硬件安全管理。首先是要完善教学档案数字化安全管理机制,加强日常安全监督检查,提升档案工作人员的安全意识、责任意识。此外,在高校教学档案数字化建设及管理应用过程中,要明确档案(馆)室、院系、人员的不同职责划分,兑现具体的奖惩措施,严格做好教学档案的安全性、保密性。加强数字化档案应用软件的安全管理,完善安全技术保障,如利用多级权限设置及密码管理等,避免教学档案数据的非法访问、篡改及破坏等。硬件安全管理,则需要联合高校内部的计算机专业人员,做好设备故障、损害以及载体破坏的预防性措施,做好教学档案数字化备案,积极应用数据备份及档案数据信息的恢复机制,做好高校教学档案的数据备份和维护工作。

参考文献:

[1]陈少毅.实现高校教学档案数字化提升档案资源价值[J].陕西档案,2010(2):42—43.

[2]闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济,2018(6):113—114.

[3]梁宝敏.浅析高校教学档案管理的数字化[J].长春理工大学学报(高教版),2009(5):161—162.

[4]黄祯.网络环境下高校教学档案管理研究[J].山东农业工程学院学报,2018(2):49—50.

作者:范杰 单位:西北民族大学

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