高校会计档案数字化管理问题分析范文

摘要：随着信息技术的逐渐发展，数字化技术已经成为现阶段应用比较广泛的技术之一。数字化技术在促进会计电算化发展的同时，还促进传统的纸质会计档案向着电子版的方向发展。但就目前的情况而言，由于高校的信息技术水平并不完善，会计档案数字化管理模式在实际的应用中还存在较多的问题。本文主要针对高校会计档案数字化管理的问题展开讨论，首先从，高校会计档案数字化管理的优势入手，结合高校档案数字化管理的主要内容进行分析，最后总结出促进高校会计档案数字化管理的高效进行具体措施。

关键词：高校；会计；档案数字化管理

高校会计档案主要是指高校在进行会计核算的过程中所记录的数据或是具有保存意义的文字、图表等会计资料。其中还包括由计算机所形成的电子版的会计档案。随着我国教育体制的不断改革与发展，为了避免乱收费、乱用费的现象，教育部门也逐渐增大了对于高校的财务管理的力度。但由于高校的会计档案存在多样行、以破坏性等特点，使得高校会计档案管理一直是高校财务管理中的难点所在。

一、高校会计档案数字化管理的优势

（一）具有其较强的安全性和持久性

档案的数字化管理主要就是将档案有纸质转化为电子版本，其相对于纸质版本而言更加的边界，大大的提高了档案管理工作的效率。同时，由于网络的多样性使得高校的数字化管理工作也呈现多元化的发展趋势，比如会计档案可以通过网络、U盘、光盘等设备进行储存。这种储存模式不仅可以提高档案管理工作的效率，还能根据需要随时的进行纸质档案的打印[1]。另外，传统的纸质档案在存储的过程中很容易受到环境或是人为的影响而遭到破坏，但数字化的档案管理模式则能够有效的解决这一问题，使得会计档案可以长时间的保存而不受损。为了避免档案数据的丢失，档案管理人员还可以将档案进行电子备份，以此来确保档案的安全问题，促进高校会计档案管理工作的顺利进行。

（二）提高档案管理的效率

数字化的档案管理模式能够有效的提高档案管理的效率。在数字化的档案管理模式下，工作人员将会计档案信息输入到计算机中在，通过这种形式储存的档案信息，更加的便于修改。另外，与传统的纸质档案相比，数字化的档案管理模式下，电子档案的体积较小、存储空间较大，可以存储更多的档案信息，加快了高校会计档案管理的效率。同时，因为互联网的资源共享的特点，在数字化的档案管理模式下，高校的会计档案信息也可以实现资源的共享。相关人员可以在网络中对档案进行调阅，这种方式既节省了档案查找的时间，有能够避免直至档案受到破坏。

二、高校会计档案数字化管理的主要内容

（一）建立完善的会计档案管理数据库

在数字化的档案管理过程中，大多数的会计数据都是通过数据库进行存储的。在现阶段，高校会计档案管理工作的主要目标就是实现全部会计数据的数组化管理，其中包括记账凭仗、明细账、分类账、报表等信息的数字化管理。在数据库建立的过程中，相关的人员还应该对针对资金使用情况的不同进行数据库的分类[2]。数据库是实现高校会计档案数字化管理的重要支撑。数据库的建立能够提高档案管理的效率，方便使用者对档案的调阅，使得档案管理工作可以高效有序的进行。

（二）建立会计档案数据库辅助决策支持系统

会计档案数据库将大部分的档案信息的原始数据都收集在其中，这些数据在经过管理人员的整理和筛选之后能够为高校领导者的决策提供辅助支持。高校在进行会计数据库辅助决策系统建设的过程中，应该将企业领导者的需求为主要的出发点，通过综合财务人员、数据库管理人员和档案管理人员的共同努力而完成决策系统的建立。会计档案数据库辅助决策支持系统能够对数据进行统计、对比，进而发现解决问题的对策，并为决策者提供决策的依据，减少决策的风险，进而提高高校的资源合运用。

（三）管理好会计档案数字化管理系统的信息安全建设

信息安全建设直接关系到高校网络的安全与否。为了确保高校会计档案数字化管理的安全性，高校应该加强对于网络安全系统的建设。在会计档案数字化管理的过程中，最重要的就是存储安全的管理。存储安全主要就是避免病毒的入侵和软件系统的兼容性问题，这些现象的发生都会造成信息泄露或是丢失的情况。所以高校在对会计档案进行数字化管理的过程中，应该加大对于信息安全的管理，确保档案信息的安全性[3]。

三、如何促进高校会计档案数字化管理的高效进行

（一）加强对于会计档案管理人员的培训，提高档案管理人员的管理能力

在传统的档案管理工作中，由于是纸质的档案存储，档案管理人员一般只需要就有较强的会计专业知识，就可以实现管理工作的顺利进行。但在会计档案数字化管理的模式下，由于涉及到的信息技术，所以对于会计档案管理人员的要求也相对较高。在高校的管理过程中，相关的管理人员不仅需要掌握相应的会计知识，还要具备较强的信息技术水平。所以为了能够促进管理工作的顺利进行，高校应该加强对于会计管理人员的培训工作，提高工作人员的管理能力和信息技术的运用能力，进而确保档案管理工作的顺利进行。一般情况而言，高校的会计档案管理人员都已经具备一定的会计专业能力，所以高校在对其进行培训的过程中，应该侧重于对管理人员信息技术运用能力的培训。高校可以组织校内的计算机教师对会计档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的计算机应用水平，进而促进数字化管理模式的顺利进行。这种方式既能够提高档案管理人员的信息技术水平，又能够减少高校的成本支出，进而使得高校可以将更多的资金投入到教学活动中，促进高校的长久发展。

（二）建立完善的会计档案数字化管理的各项制度

制度是对人进行约束的最直接、最有效的方式。在高校的会计档案数字化管理的过程中，高校也应该建立相关的管理制度，加强对于档案管理人员的约束[4]。在建立管理制度时，首先就要将数字化作为管理工作中的主体，这也就需要档案管理人员将数字化管理当作档案管理的一部分，进而建立有效的管理制度。同时，会计档案管理制度应该对会计档案保管、借用等都进行具体的规定与限制，并根据借阅者的身份，确定其是否具有档案借阅的权限，进而确保会计档案信息的安全性。另外，在制度中，还要对档案管理者的职责进行明确的分工，确保档案管理工作的有序进行。比如在苏州大学的会计数字化管理中，学校就采用了职责分工的管理模式。在信息借阅系统的管理中，档案管理人员就实施了双人负责的制度，在管理的过程中，一个工作人员负责对档案借阅人员的信息进行登记，另一个管理人员则主要负责档案在借出过程中的安全管理，定时的对档案进行追踪，确保档案在借出过程中的安全性。这种方式既能够避免因为突发事件造成的缺岗现象，又能够防治管理人员出现以权谋私的现象。

（三）加强数字化信息安全管理工作

安全问题是档案数字化管理中比较重要的问题。架起那个高校的信息安全建设，能够实现对于会计答案信息的保护工作，进而避免信息泄露的现象出现。在高校的档案管理过程中，应该采用多种保护措施对数字化的会计档案管理的安全性进行防护，避免数字化档案管理系统受到外界因素的破坏而出现信息泄露的情况。目前，已经有部分的高校已经建立起了完善的数字化安全管理系统，比如，天津中医药大学。在天津中医药大学的会计档案管理工作中，高校就已经加强了对于数字化档案管理系统的保护工作[5]。学校对档案系统设置了密码，同时，学校还根据教师的职位，对教师的档案借阅设置了权限。另外，对于比较重要的会计文件或是资料，学校还实施了双重保护的措施，并建立起了数据恢复中心，以此来避免数据的丢失，确保数据的安全性。

四、结语

综上所述，高校会计档案是对高校经济活动的记录，是高校领导者进行决策的重要依据。所以为了能够实现高校会计档案的管理工作，高校应该做到与时俱进，将信息技术应用到档案的管理工作中，采用数字化的管理模式，进而确保管理工作的高效进行。在数字化的档案管理中，高校应该不断加强管理人员的自身能力，并对会计档案的数字化管理制度进行完善，只有这样才能够将数字化管理的优势最大化的发挥出来，促进档案管理工作的高校进行。

【参考文献】

[1]杨洪云,于健.提高高校会计档案利用率的对策[J].兰台世界,2016(21):70-71.

[2]王万海,丁卫萍.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].财会研究,2016(07):60-62.

[3]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化,2016,19(12):31-32.

[4]何郑涛,黄秋实.数字化校园背景下高校会计档案信息化管理的探究[J].兰台世界,2014(29):25-26.

[5]樊振东.试论高校会计档案数字化管理[J].财经界(学术版),2013(08):171.

作者:胡薇 单位:长沙环境保护职业技术学院