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实物与声像档案的数字化管理范文

时间:2022-01-24 02:38:18

实物与声像档案的数字化管理

摘要:

信息化技术的飞速发展,带动了信息的高速传播,信息量也呈现出了几何递增的趋势,大数据时代随之到来。在大数据背景下,档案管理呈现出数字化管理的特点,传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。对于管理人员而言,如何适应大数据时代的要求,做好实物与声像档案的数字化管理,是需要重点研究的课题。笔者结合大数据时代的特点,对实物与声像档案的数字化管理策略进行了分析和探讨。

关键词:

大数据时代;实物声像档案;数字化管理

由于档案是一段时期的写实,公司可以通过保存的档案还原当时的发展状况,对于以后的经营管理来说,有很大的借鉴作用。而当前大数据的到来,给了纸质档案管理很大的冲击,特别是纸质档案管理以前就存在的问题,现在更是被放大,甚至出现难以解决的局面,这就给大数据信息管理带来了发展空间,并弥补了纸质档案管理的不足之处。

1大数据背景下的档案管理特点

1.1大数据时代的特点

现在互联网上浏览的任何页面,都会留下一定的痕迹,而大数据不仅在浏览记录中留下你的信息,还包括你所看的网页,都会被大数据所收集。由于现在是信息时代的天下,因此各种新的互联网产业也是聚集出现,提到大数据,就不得不说到数据的容量。由于互联网上存有的数据越来越多,而大数据不仅要将这些数据收纳在内,还要有更大的空间冗余继续发展变大。而在传输的方式上有多种模式,上传的内容上也是各种各样,不会是单纯的文字内容,更多的是视频、语音等内容。其特点首先就是大,大到一种难以想象的地步,其次就是信息种类的多样化,最后就是传输速度快,虽然这些便利可以轻易看见,但也存在一定的问题。

1.2数字化档案管理的应运而生

大数据时代,在信息化技术飞速发展的影响下,档案信息逐渐向着数字化的方向发展,数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比,数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群,能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集,通过数字化加工存储,形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质,可以看作是对数字信息进行存储的数据库,可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储,用户能够通过连接网络的终端设备,随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展,信息存储方式也在不断变革,相比较传统的纸质载体和胶片载体,在存储同等数量信息的前提下,电子存储设备的价格更加低廉,而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势,也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言,在实物、声像档案中实现数字化管理,应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。

2传统实物、声像档案管理面临的问题及挑战

大数据背景下,档案信息化工作将会面临巨大挑战。大数据有5V特点(IBM提出):Volume(大量)、Velocity(高速)、Variety(多样)、Value(价值)、Veracity(真实性)。同样,馆(室)藏数字档案也具有以下特点。一是数据类型复杂。馆藏数字档案包括文本、音频、图像、视频等多种形式。二是存储容量大。现在大型企业档案馆(室)藏量已由GB向TB、PB发展。随着企事业单位信息化建设的不断推进,在产生大量需归档的电子文件的同时,也给档案开发利用带来了新的问题:如何在海量数据中利用档案资源,如何在海量数据中抽取和挖掘有用的信息和知识,如何在海量数据中快捷自动地进行档案资源二次开发并提供利用,这些问题将是数字档案馆建设过程中比较突出的矛盾。

3大数据时代实物、声像档案数字化管理策略

档案的管理首先就是方便被检索,而现在随着数字化时代的到来,几乎所有的信息都可以被编码成一堆数字信息,不仅可以储存,还可以发送,在这种应用背景下,只需要开发相应的管理软件,就可以将信息进行很好的管理,实时地进行还原,就数字化的完成的情况来看,可以有以下几种方式来录入。

3.1数字化采集

任何数据的转换都离不开采样,编码,发送这几个最基础的步骤。数字化的采集更是简单,以传感器为采集口,将所扫描到的信息直接发送到接受端,进行管理,而那些照片,多一道步骤就是进行分解处理,由于照片等独特的处理模块,就注定了信息的采集要慢一步,但所有的视频图像信息都要被编码成数字信息,进而在整理采集到的信息,最后把档案存到被检索的那端。

3.2数字化处理

在将信息的采集做好之后,便迎来了信息的处理工作,都知道机器语言的单一性,不可能使它像人一样自我识别信息,而二进制机器语言使它唯一认可的语言,因此,需要将所有采集好的文本。图片、语音,做出数字化处理,方便机器接受。并且在完成处理之后,还需要对这些采集的信息做出编码标记,由于所有的信息都被编码成数字,同一数字有千万种可能的数据意思,这就需要做出数据的编码,但编码也要根据关键字词来进行处理,还有一项工作注意的是,编码工作的巨大与枯燥性,需要编码人员细致耐心的工作态度,这就要求档案管理的工作人员将自身的素质提升,可以适当的参加一定的培训,以此来增进自身的业务能力,这样就为日后的检索人员提供了极大的帮助。

3.3数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量,在实物、声像档案的数字化管理中,应该构建完善的在线数据库,做好档案的整理和分类。以声像档案为例,结合其特点,可以分为图片、音频和视频三种不同的类型,通过合理分类,可以提高管理与检索的效率。同时,档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如,在企业档案管理中,结合企业经营管理的实际需求,可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库,而为了进一步提升数据库的使用价值,在对在线数据库进行建设时,必须结合实际情况,采取针对性的措施,严格依照相应的档案管理标准,确保资源的有效共享。另外,考虑到实物、声像档案的特殊性,即使转化为数字化档案,仍然需要占据大量的存储空间,需要不断进行系统升级。对此,可以构建在线档案,减少对存储空间的占用。

4大数据背景下档案利用实践

在过去的几年内,国内相关公司将数据挖掘管理系统应用到相关的网络管理中,特别是数据管理系统的使用,给相关企业带来了很大的便利,在应用这项技术之后,就发现了该数据挖掘管理系统的优势,在查找上领先于很多的以前的数据管理系统,并且具有以下的几点管理优势。就应用数据管理的企业报告反馈中,最大的优势就是想将数据挖掘与语音识别技术相结合,不再以传统的文字索引来查找数据,仅仅应用语音便可得到相应的数据,这给文献检索提供了极大的便利。其次就是增加了大致语意索引,在输入相关关键字之后,便可索引出一大篇有关内容,不用再像传统数据一样,可能索引出不相关的文献,此技术就避免很多麻烦,给索引带来了更多的方便。然后就是档案的同一归档,不仅可以在本地区查询本地区的相关文档,还可以跨地区查询,特别是当前落后的西北地区,查询档案还是根据以前的方式,不仅需要很大的功夫,还需要更多的时间,而在应用此技术之后,可以瞬时查询发达地区的相关文献,省下很多的功夫。紧接着就是视频音频档案的查找,要知道每一份视频音频档案的查询是不容易的,需要挨个打开查看是否是想要查找的内容,而在使用该技术之后,通过分类工作人员的编码,编为文本档案,这样的查询就方便多了,再加上关键字的索引,可以瞬时查到需要的内容。最后就是档案的归类,由于系统已经处于自动编码,将编码的内容转化为相关文字,再档案持续更新的情况下,仍然可以保持原有档案的不变,还在编码的效率上也比传统的数据管理有很大的进步。

5结语

不管怎样,新的数据时代到来给传统的档案管理弥补了不足之处,还进一步的推动了档案管理的步伐,朝着一个新的管理模式迈进,大数据信息的全面触及档案管理,给纸质档案管理带来了很大的影响,特别是档案的检索,从简单的手工查询,到方便的数据索引,都是大数据的优势,而档案的工作人员也需要提升自我管理职能,将新的大数据管理做好。

参考文献:

[1]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察,2016(1):69-70.

[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2014:55-57.

作者:徐玲 单位:国网宁夏宁东供电公司

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