医院综合档案数字化管理应用范文

【摘要】

随着经济的发展、信息化时代的突飞猛进、医疗事业的不断改进，医院综合档案数字化管理成为提高医院整体管理水平、实现更优质的医疗服务的关键。本文阐述了医院综合档案的主要特点，分析了数字化管理在医院综合档案中的应用，进一步提出了医院综合档案数字化管理的优化加强措施。

【关键词】

综合档案；数字化；管理加强；应用

近年来，医疗卫生体制改革越来越深入，医院的发展进程突飞猛进，与之而来的医院综合档案管理工作也需要不断地完善和提高。随着信息技术的广泛应用，医院综合档案管理紧随时代的发展，数字化管理方式逐步取代了传统的档案管理方式，实现了高技术、高服务、高质量的管理水平，为医院的全面建设提供了重要的信息支持。

一、医院综合档案的特点

医院综合档案是在医院管理及医疗事业等各项活动中形成的历史记录和生产资料。医院综合档案信息涵盖了医院管理中诸如医疗事业、基础设备、行政、人事、科教、财务等各个方面的信息。整体来讲，医院综合档案具有规范、标准、保密、服务四个主要特点：

（一）规范性。规范性是做好医院综合档案最基础也是最核心的特点，无论是传统的纸张档案管理还是现代的数字化电子档案管理，档案格式、档案内容、档案传递都要规范有序。

（二）标准性。档案管理的整个流程都有较强的联系性，牵一发动全身，层层相连，从上到下每一个环节都要有严格的执行标准和规章制度来遵循。

（三）保密性。医院综合档案内容涉及医院工作人员、就医人员、基础设备、资金技术等各个方面的内容，为了医院整体的利益以及对人对己负责的态度，档案的保密性十分重要。传统的纸质档案管理下，由于内容和形式不会改变，保密性较好，数字化档案管理下，则应通过不定期的密码设定更换、数字加密等形式来实现综合档案的保密性。

（四）服务性。医院的综合档案最终要服务于医院的各项工作，各科室的工作记录、领导阶层的决策、人力资源、基础设施的安排、医院工作的调整、医院体制改革等都离不开档案的服务。

二、医院综合档案数字化管理的优点与存在的不足

档案数字化管理，即利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术，将传统的文书档案电子化管理，形成档案数字信息库。医院综合档案相对来说涉及的内容更多更为复杂，数字化管理的引入应用，可以实现医院综合档案更为快捷、精确的管理，更全面及时地发挥档案信息资源的作用。医院综合档案数字化管理，可实现如下的优点：

（一）数字化管理的载体性。传统的档案管理，文档信息的管理载体主要是纸张，查阅参考比较方便，但是保存占据空间，有一定的环境要求。而数字化管理下的载体则是光盘、优盘等存储设备，调用时需要转码才能阅读，虽然其不如纸质版档案阅读、管理方便，但保存起来更易操作，而且不需要太大的存储环境。

（二）有利于完善档案管理操作。针对于传统的综合档案管理模式，数字管理能够将数量庞大的医院档案程序化以及标准化，能够做到定期自动筛选档案内容，节省人力的同时也能够有效减少失误的发生，同时数字化管理，还能够冲破传统档案管理利用的局限，做到管理简便、应用及时。

（三）能够有效保护档案原件。从档案资料的收集整理到文件形成、传阅到文件落实、回收，档案管理工作必须有条不紊地一步步进行，整理任务繁重。在进行文件整理、立卷归档时，应用计算机管理技术，就可以将最原始的原件保存起来，在复制件上进行工作，这样就保护了原始档案文件，便于日后对比和查证，使得原始档案信息保存完整。

（四）具有良好的时效性。档案信息化管理，通过计算机、数据库等技术，使得档案能够实现快速检索、全文检索、远程检索，能够随时随地实现快速查阅，同时，信息化时代使得综合档案开发利用水平大大提高，兼备了良好的时效性。

（五）能够实现资源共享。正如综合档案服务性的特点，数字化档案管理更能有效实现档案的服务性，并且能够实现资源共享。电子档案可使多个人在多个地方同时使用同一档案资料，避免了纸质档案单一性的缺点。医院综合档案数字化管理在应用过程中，尚有一些不足：

（一）传统观念的限制。数字化管理的电子档案和传统的纸质档案相比，有着很大的差异，部分人的思想观念难以紧跟时代的步伐，对数字化管理存在质疑，对其工作流程不理解，仍旧停留在传统的工作状态中，适应新的管理模式有一定的心理挑战。

（二）职能分工转变的冲击。从传统的档案管理到档案数字化管理，档案管理工作流程、职能分工均发生很大的转变，由于原始分开的文件管理和档案管理模式的束缚，这种转变使得员工难以跟进“文档管理一体化”进程，职能分工遇到瓶颈，员工需要一段较长时间来适应这种转变，制约着档案管理的快速有效进行。

（三）档案管理人员自身的不足。医院综合档案实现数字化管理，离不开计算机等硬件设施的支持，要求档案管理人员具备一定的专业技能。而医院一般注重医疗技术人员的培养，往往忽视了其他工作人员技能的提高，加之对于新的管理模式经验不足，使得数字化管理存在缺陷。

三、加强医院综合档案数字化管理的措施

（一）明确数字化档案管理的重要性。数字化档案管理作为医院发展战略的重要保障，其对于提高医院为病人解决问题的效率、防止不必要的医患纠纷、医院内部决策的执行等而言有着必不可少的作用，因而，各级领导代表和医院相关工作人员应全面领会数字化档案管理的重要性，积极推进数字化管理，保证数字化档案持续有效协调地为医院的全面进步提供服务。

（二）完善医院信息平台。医院通过各部门相互联系，凭借信息化系统提供一站式服务。逐步完善医院信息平台，建立子系统和总系统信息平台，管理人员及时了解医院各部门的实时情况，对于提高管理水平，保证看病效率，减少不必要的浪费具有积极作用。

（三）增强软硬件实力。为顺利解决档案信息化管理问题，提高医院服务效率，配备计算机等信息系统足够的硬件设备是必不可少的条件。加之明确的职能分工，先进的信息管理技术的引进，可以从本质上提高档案数字化管理水平。

（四）提高档案管理人员的工作素质。随着科学技术的发展，档案数字化管理已成必然趋势，因此，必须要提高相关工作人员的素质，培养掌握现代管理技巧、熟练计算机管理软件的专职档案人员，提高他们的专业技能。此外，还要加强他们的思想建设，调动他们面对新形势下的工作积极性，坚守职业道德，做好自己分内的事。

四、结论

总起来说，面对经济全球化、高度信息化时代的不断发展，医院综合档案数字化管理极大减少了对于原始资料的损失，提高了档案信息管理的质量，加快了解决问题的效率，全面发挥出实效、资源共享的优势，为医院整体水平跨越性的突破提供了保障，更是充分体现出了医院综合档案规范性、标准性、保密性、服务性的特点。虽然数字化管理档案信息仍有不足，需要不断地改进，但其凭借突出的优点，成为医院综合档案管理的必然选择。

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作者：徐梅 韩吉红 单位：滨州市人民医院