县级供电企业档案数字化论文范文

1县级供电企业档案管理的问题

1.1管理工作缺乏全面性，管理质量不高从现状看来，县级供电企业对于档案资料的收集整理工作缺乏全面性、规范性，尤其体现在对建设项目档案的整理、排列、编目、装订等环节中。有的建设项目工程竣工后，工作人员容易忽略对工程各阶段档案资料的收集和整理，待到项目投产达标检查时，才进行应付式的档案收集和整理工作，很大程度上造成了文件资料真实性和整体性的缺失，影响了工程竣工的档案质量，更影响到后期对档案资料的开发利用效率。

1.2管理者忽视档案管理，员工缺乏管理意识档案管理是供电企业的重要组成部分，但是管理者往往忽视档案管理。当前许多县级供电企业中，管理者与员工都缺乏足够科学的档案意识，思想认识较为落后，对档案管理工作的作用缺乏了解，未认识到档案管理工作对企业发展的重要性等现象。因此对于档案管理工作没有严格按照国家相关规定执行，各职能部门各自档案各自保管，且较为分散，缺少集中规范的档案管理。在部分县级供电企业中，其档案工作也并未列入企业发展规划中，档案管理工作滞后于企业的发展进程。

2提高县级供电企业档案数字化管理水平的措施

2.1创建高素质管理队伍，提高档案管理水平针对档案员更换频繁、档案业务知识缺乏的问题，供电公司应加强档案管理人员培训，将档案系统的培训和电力系统的专业化培训相结合。一方面邀请市档案局专家和电力系统档案老专家对员工开展文书档案、会计档案、科技档案、照片档案等方面的培训；组织学习《县级供电企业档案管理作业指导书》，在具体工作中进一步规范档案管理，全面提高档案员的业务能力和素质。另一方面走出去学习考察，取长补短。例如：某市级供电企业组织10个县公司档案员到其他公司或单位参观学习，使其开拓眼界、增长知识。档案达标升级工作的开展，使该供电公司市、县公司档案管理基本实现了档案库房标准化、案卷量规范化、档案管理科学化，并向现代化管理的方向迈进，档案管理工作水平有了质的飞跃，为公司又好又快发展，加快“一强三优”现代公司建设进程奠定了坚实的基础。

2.2明确档案管理目标，紧抓管理质量以某市级供电公司为例，该公司管辖10家县公司，管辖之初，各县公司档案工作硬件设施落后，档案员素质参差不齐，整体水平较差。2003年，10家县公司中档案目标管理达到省级标准的单位只有5个，达标升级率在全省系统排名靠后。为扭转被动局面，改变落后状况，公司制定工作方案和工作进程表，明确了档案工作目标，成立以党政主要领导为组长的档案领导小组，形成了党政主要领导亲自抓、分管领导经常抓、办公室具体抓的工作机制，要求各县公司把档案升级工作纳入重要议事日程，从源头上严格监控档案收集、整理、保管、质量及指导，做到管在质量、细在过程、重在利用，为档案工作的提高提供了坚强的组织保障。

2.3健全管理制度，实施统一的管理模式电力企业档案数字化建设要在上级单位统一组织下进行，其优势有：①统一电子文档的格式质量，为电力系统各单位间档案共享打好基础，避免由于各单位数字化服务供应商水平差异，而产生电子文档录入质量参差不齐。②各单位统一招标，增加谈判砝码，有利于节约资金。③文书档案数字化要全局一盘棋，合理规划，由上至下有序推广，这样可以避免多次重复劳动，节省人力、物力。各单位需要长期执行的上级发文数量几乎能占到年存档文书档案的一半，如果各级单位无序进行数字化，各行其是，上下级单位都要对这些共有档案扫描，出现大量重复劳动。上级单位可对需下发的文件先进行数字化，同时对应到档案管理系统中，不用费时费力，多次重复扫描，又可以实现文书档案共享。

2.4确保数字化档案优质规范，提高档案整理质量确保数字化档案优质规范，为快捷利用打好基础，要求加工方登记每卷录入者信息，明确责任，据此追溯对录入信息做出明确规定，区别不同种类档案，固定颜色，固定像素，画面纠正和净化处理。历史久远的档案普遍存在文件题名不规范，责任者不明确，卷内目录过于简单等不利于日常档案查询利用的问题。比如手写文书档案，年代久远的科技档案、实物档案，加工方要依据有关档案整理规范，对这些档案提取科学恰当的文件标题、收文单位、收文时间、发文时间等检索字段。对科技档案图纸部分大小不一，大型图纸和蓝图录入有一定难度的，要求加工方在图纸输入精度、图纸拼接、蓝图消蓝、数据压缩规格方面有明确要求。数字化成果验收中，要做到对大量数字信息一一校验，现有档案人员数量和有限的时间显然是不允许的。档案人员一方面要责成加工方指定专人负责校验，一方面选择抽查，数字化信息的抽检率不宜低于5%，抽检发现问题，立即将问题件退回加工人员整改。通过追溯，识别差错率较高的录入，适当提高对其录入成品的抽检率总结差错共性，找出易发生同类问题的文档，适当加大抽检率。

3结束语

总之，县级供电企业的档案管理应紧跟时展的形势，不断改进档案管理工作中的不足，重视信息化的档案管理，通过对档案管理的创新改革以及对现代化信息技术的应用，完善县级供电企业档案工作，并推动县级供电企业的发展。

作者：柯文津单位：国网福建长泰县供电有限公司