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绿色物流管理及策略探析

2019/09/09 阅读:

摘要:事业单位为了保证各项工作的顺利开展,经常购置大量的物资,如何有效提升已有物资的利用率显得尤为重要。但是当前很多事业单位在物资管理工作上还存在一些问题,若是不引起高度重视,不仅会导致大量国有资产流失,也容易引起腐败问题,可见加强物资管理工作已经势在必行。基于此,本文概述了事业单位加强物资管理工作的意义,并根据事业单位物资管理工作中存在的问题提出了切实可行的解决对策。

关键词:事业单位;物资管理;采购管理

事业单位物资是指为了保证各项工作能正常进行而必需的一切物资材料,包括办公用品、宣传用品、印刷品以及低值设备等。现阶段事业单位在很多办公用品的采购上比较随意,在采购中也经常列为支出,实际采购上存在大批量采购物资直接报支的情况,从而引起了物资流失的现象,也浪费了很多材料,这都是物资管理不足的地方。由于事业单位采购的材料流动性很大,同时始终处于消耗与添置的动态过程,为事业单位开展物资管理工作带增加了难度。对此事业单位必须提高重视程度,转变工作方法,确保物资管理水平实现进一步提升。

一、事业单位加强物资管理工作的意义

事业单位为了保证日常工作的正常进行,会购置大量的办公用品,这些物资有着低值易耗的特点。当前事业单位也逐步加大了对固定资产的管理力度,而物资管理上仍然有很多地方未做到位,时间一长将出现大量浪费,为事业单位的发展带来了不利影响。物资是事业单位的易耗品,主要有产成品与各类材料、包装物和低值易耗品等,需要定期进行清查与盘点,真正做到账实相符,针对出现的盘亏、报废与毁损的现象,也应该将具体原因查明,结合规定进行处理。但是从实际情况来看,很多事业单位物资管理水平有待提升,物资管理人员意识不强,在账务处理与日常管理中相关制度与机制不完善。对此事业单位必须充分认识到加强物资管理工作的重要性,这关系着自身的发展与工作的开展效果,必须不断探索更加行之有效的管理方法,让已有物资得到充分利用。

二、事业单位物资管理工作存在的问题

目前我国事业单位在物资管理上还有很多不足,主要表现在以下几点:一是在限额标准下事业单位大多数物资采购很随意,物资管理人员对采购工作重视程度不够,采购制度与政策落实不到位,无法对采购人员进行约束,经常出现擅自采购的情况。二是事业单位在物资采购计划与方式上缺乏具体的标准,很大程度上忽视了采购效果,导致采购过程中经常出现各类隐性或显性的风险。三是缺乏准确的物资预算编制方法,预算过程中也考虑不够长远,造成预算标准水平得不到提升,进而出现与物资预算采购执行脱节的问题。四是掌握的物资供应商信息不多,个别物资采购人员专业素养有待提升,这为物资采购与管理带来了不利影响。此外,事业单位在物资管理与采购上还未形成配套,物资管理人员工作与采购人员差异较大,缺乏较为明确的管理职责,管理制度也不够完善,对物资管理质量带来了不利影响。五是事业单位在物资供应商管理上力度不足,在其内部财务状况、产品质量、信用度、生产能力和售后服务上掌握的信息较少。

三、事业单位加强物资管理工作的对策

1.完善物资采购管理制度事业单位要想实现采购工作与物资管理工作的高效进行,需要不断优化管理机构,内部审计、财务、采购、验收和资产监管等部门要加强合作,逐步建立更加合理与高效的监督机制。此外,在开展物资采购工作的同时,还要关注采购、供货、监管三个方面的协调配合,努力形成完备的物资采购管理制度,这其中会涉及物资的采购计划、预算、审核、计划执行、货款支付等管理工作。对事业单位财务部门来说,应该在物资合同上做好管控工作,严格审核各类凭证,实时跟踪所有采购项目,确保能够形成完整的财务报告,将事业单位物资使用规模、资金应用范围等明确下来,为物资管理工作的正常开展创造有利条件。事业单位还要在物资采购环节加入行之有效的奖惩机制,加大违规违法采购的成本,以保证物资采购资金的安全使用,使事业单位物资管理水平进一步提升。

2.加强物资采购单位监督管理对于事业单位所购的物资来说,应由单位一级总库统一进行出入库管理。事业单位工作人员因为工作原因,经常需要外出工作,他们在一些低值易耗品上消耗较大,需要加强监管。通常来说,事业单位各部门将结合实际需要购买物资,由财务部门进行报销,并直接列为支出。由于自己购买未通过审批,部分物资虽然可以继续使用,但是经常出现重新购买的情况,从而引起了物资流失与浪费的问题。且这部分物资一般以零售价购进,站在开源节流角度来说,时间一长将支出巨大的数额。事业单位在统计采购的过程中,通过采取统一管理的模式,在各部门需要的时候通过领用申请领取使用,可以有效解决上述问题。

3.实行规范的专用材料台账制度现在很多事业单位所购的专项业务材料的支出经费都由上级部门直接拨入,经费用于进行相关活动、宣传和特殊人员使用的专项物品。但是对于发放到各部门的物资,其信息一般只有数量,缺少单价、规格等相关参数,甚至有未经单位采购部门就采购使用的情况出现,这将极大增加物资管理工作难度。也有大部分物资材料集中在某个专业业务活动中,经常出现忽视管理过程的情况。要想促使事业单位物资管理能力的增强,物资管理部门要开展统一与集中化管理工作,将物资管理工作理顺,让物资得到有效管理。一是事业单位要严格落实各项管理制度,与各专用下拨物资材料的部门签订相关管理协议,确保各部门尽快形成完整的台账,将各种物资材料在接收、发放、存储和使用期限等方面的内容详细、准确记录下来。此外对部门发生过期、霉变和失效的物资,也要对相关原因做出公开说明,同时从相关物资处理规定出发,保证处理的规范,管理人员要避免随意对物资进行处置与报废。二是要加大对台账记录的抽查力度,并纳入事业单位物资管理季度与年度等管理考核中,这样能够从制度上让物资材料管理得到制约,提升管理工作规范化水平。对一些条件较好的单位,可以考虑使用现代信息化系统的进销存模块,让物资得到网络化管理,物资管理部门能够通过网络清晰、直观和全面掌握各部门物资使用与流动状况。三是由于部门专用物资材料使用性较强,同时对一些日常办公用品来说,虽然事业单位内部财务人员与物资管理人员开展实地盘点工作时会浪费大量的时间与精力,但是能够更加全面、细致掌握物资变化状况。如此一来,物资保管与管理部门在上报物资采购计划的过程中,能够全面掌握采购物资数量和种类,将采购材料合理确定下来,要结合库存量情况进行采购,防止资金被闲置。只有在物资管理上做到严谨与合理,才能保证事业单位物资管理水平与效益实现提升。

4.优化物资采购及入库机制事业单位要从物资具体使用状况出发,采购前制定完善的采购计划,从物资库存情况与实际使用量出发,将采购数量合理确定下来,防止出现物资积压的现象。此外,在采购的物资材料验收入库过程中,一级库管理人员应该与供货方提供的送货单进行细致的核对,在核对无误的前提下填写好入库单,并将所购物资的品种、数量、金额以及规格型号等信息明确下来。填写的入库单应采取一式三联,一联由单位一级仓库留存,一联用于物资采购明细账的登记,一联与购货发票一并报财务科报支核算。

5.建立有效的存货管理制度一是在进货入库上加强管理。事业单位各部门购进物资以后,要将实际耗用与库存状况相结合,将采购数量明确下来,避免材料积压引起浪费的现象。购入的物资应以发票作为依据,发票上要将购置物资的品种、规格和数量等列出来,对于所购品种较多的要单独附明细表,并在明细表上加盖供货单位的发票专用章。在购置大宗物资的过程中,应该先对购销合同进行签订,各部门要安排一级库管理员专门负责对本部门日常专用材料的管理工作。入库管理人员应该从物资的品种、规格与数量出发,认真开展核对与验收工作,针对不合格的材料与采购期间发生的损耗与短缺等问题,必须将原因查清楚,找到相关负责人。二是加强领用出库管理。在领用过程中需要有完整的领用手续,使用者要将领用申请填写好,将物资品名、规格、数量及用途填写好,并在通过审批后才能进行领用。一级库管理员在完成物资出库后,要及时填写出库单。出库单应一式三联,一联由单位一级仓库留存,一联用于物资采购明细账的登记,一联付给领取物资的具体科室作为其二级库备查登记的记账依据。针对部分特殊消耗品,要结合具体使用状况采取相应的管理措施,进一步提升物资管理效果。三是要加强后续的监督和检查工作。物资管理部门要对各个二级库进行物资管理工作的检查,实行定期盘点制度,真正杜绝物资管理工作中出现的跑冒滴漏现象。

四、结语

总之,物资管理作为事业单位管理工作中的一项重要内容,不仅工作内容繁杂,难度也较大,与内部各部门都密切相关。对此事业单位要从物资采购、入库、核算等方面出发,采取科学和高效的管理方式,从当前物资管理工作中存在的问题出发,采取科学合理的物资管理方法,减少物资的浪费,保证资金利用率实现提升。同时事业单位物资管理人员也要在思想上引起高度重视,不断改进物资管理模式,这样既能够促使事业单位物资管理工作的正常进行,也能为社会提供更加高效与优质的服务。

参考文献

1.靳志伟.物资采购管理的对策探讨.中国商论,2018(17).

2.宋文艳.行政事业单位物资采购管理的难点及对策.商,2016(27).

3.刘进.论述事业单位的物资采购成本控制.当代经济,2016(12).

4.黄芬.加强物资管理中的内部控制的策略分析.财会学习,2016(4).

作者:韩冬 单位:天津市滨海新区疾病预防控制中心

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