教学秘书在人才培养中的作用范文

摘要：

大学教学秘书是二级学院日常教学管理中非常重要的角色，代表所在学院执行学校教务处下发的各项教学管理任务，确保学院教学工作正常运行。本文从教学辅助、学籍管理和实习实训三个方面介绍教学秘书在人才培养中的作用，最后提出教学秘书应该从哪些方面提高自己服务教学的水平，从而在人才培养中发挥更好地作用。

关键词：

教学辅助学籍管理实习实训人才培养

一、引言

教学工作是高等院校最重要的工作，是人才培养最重要的环节。教学秘书在教学工作中发挥着重要作用，他们工作的好坏直接影响着高校教学秩序的运行，影响着高校人才培养的质量。做好教学秘书工作，需要细致、耐心，以及高度的责任感和使命感。在传达学校、教务处相关通知时要及时；在向师生提供服务时要有耐心；在教学监督管理过程中要严格；在学籍管理过程中要严谨。作为一名教学秘书，要在工作过程中不断积累经验，提高业务能力，从而更好地为师生服务。

二、教学辅助方面

教学秘书的教学辅助工作主要分为三大部分：第一，辅助教学院长完成工作；第二，辅助教师顺利授课；第三，辅助学生办理教学相关各种申请。教学辅助首先是指教学秘书辅助教学院长对整个学院的教学工作进行基础性管理，例如，组织教学工作例会、向各教研室传达教务处下发的各类工作任务和通知，及时向教学院长反馈教学质量问题等。其次是指为教师提供教学相关的各类辅助支持，例如，组织教师网上选订教材、网上申请考试、下发教师课表、为教师办理调停课手续、帮助教师协调配备所需教学设备以及教师工作量统计等。同时教学秘书还要时刻为学生服务，及时传达各类开课、停课、结课考试等通知，为学生办理请假、休学、复学、转专业、留级和退学等各项学籍手续，对学生上课过程中出现的问题、突发事件进行有效协调和处理，根据教务处安排组织学院期末考试。在日常教学管理工作期间，教学秘书还负责组织全院学生各类取证和竞赛的考试报名、收费、准考证发放、证书发证等工作，例如，大学英语四、六级考试、普通话等级考试、大学生英语竞赛、数学建模竞赛等。总之，作为教学秘书，需要及时完成学校教务下达的各项工作任务，时刻服务于学院教师和学生之间，对以学期为周期的各项工作做到全面统筹规划。

三、学籍管理方面

学籍管理是教学秘书的重要工作内容之一，包括学生成绩管理、休学、转专业、学籍处理中的延长学习年限和退学。教学秘书需要建立及保存全院各专业学生的学籍档案，按照学校学籍管理规定流程为学生办理休学、复学、退学、转专业和降级等手续并及时对办理材料进行存档，使学生的学籍变动得到及时调整。以上工作要做到流程规范细致，全面掌握学生的不同的情况，及时受理学生提出的申请。学籍处理中的留级和退学是重点难点工作，涉及此类问题学生一般由于平时不认真上课以至于期末考试未获得学分达到了需受学籍处理的标准而降级或者退学。在此情况下，学生的情绪必然是消极的，不愿接受处理的，教学秘书一方面要及时向学生下达学籍处理告知书，另一方面要观察学生情绪状态，及时与辅导员沟通对其进行思想教育，并与学生家长取得联系，做到家长知情、学生认可，帮助其及时调整学习状态，让一切工作步骤有据可依。为了提高全院教学质量，减少学籍处理人数，教学秘书可以在每学期末通过教学服务平台关注学生各科成绩，筛选出成绩不理想同学，对其做出学业警告，提醒该生端正学习态度，避免受到学籍处理。由于学生人数众多，每个学期开设的课程也很多，此项监督工作量大，需要教学秘书有责任心，甘于付出，同时也讲究工作方法和沟通技巧，降低学籍处理人数以减少学籍处理带来的一系列后续工作。

四、实习实训方面

教学秘书负责协调安排学院各年级不同教学阶段的实习实训，笔者所在天津科技大学应用文理学院的办学特色和目标是培养高素质应用型人才，因此实习实训环节显得更为重要。根据学生的专业特点和学习进度合理组织安排学生的实习实训课程不仅有助于学生对专业理论知识的消化吸收而且能够有效提升学生的动手能力。为此，我院在专业培养计划的课程设置方面增加了实训课的课时比例，每一门专业课都是理论课与实践课相结合，为学生创造了更多的实践机会。由于实训课程的开课特殊性，需要连贯的授课时间并且有时需要在校外进行，为了实训课程能够顺利进行，教学秘书在整个教学管理流程中做出了多处调整，单独为参加实训课程的班级排课，多次与学校教务处进行沟通，包括整个班级的公共课、体育课等上课时间的调整、校外用车的申报、指导教师的配备，学生安全的管理等。组织各专业学生进行大学生创新创业项目（简称大创）申报是教学秘书在实训工作中的一项重点工作，教学秘书需及时向项目负责人传达教务处通知，收取立项申请、中期检查、结题申请及报告等表格材料。根据校教务处时间节点要求，组织学生在学院内开展大创开题立项答辩、中期审核答辩和结题答辩，邀请评委专家为项目提出意见和修改建议，使学生的项目内容更加完善。大创项目锻炼了学生的实践能力，激发了学生的创业兴趣，丰富了学生的学习内容，教学秘书在整个项目进展中起到了协调指挥的作用。

五、结论

教学秘书是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师与学生之间教学活动的纽带和桥梁，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。本人在学院从事教学秘书工作，结合自身经历，认为教学秘书应该从以下几方面提高自身能力。

1.提高服务意识、责任意识。为教师服务，使教师安心上好每一堂课；为学生服务，使学生高效学好每一堂课。在遇到问题时耐心及时地帮助教师或学生与学校相关部门进行沟通协调，尽快使问题得到解决。教学秘书要有高度责任心，将维护日常教学运行和教学秩序为己任，深入教学第一线了解学生学习状态和教师教学质量。

2.提高沟通、协调的能力。为了能够按时顺利完成教务处布置的各项工作以及学院教学院长下达的一些教学管理任务，教学秘书应具备良好的沟通能力、表达能力，避免因语言表达不清造成理解偏差影响工作效率。

3.做到及时、准确、全面、灵活。教学秘书的日常工作繁杂，许多工作具有实效性，要求教学秘书能够及时准确传达教学通知，思考问题全面细致，不出现安排和管理漏洞，在遇到问题时灵活处理，实事求是。

4.提高办公效率，充分利用现代化通讯设备和软件，例如建立飞信、微信、QQ等工作群以便及时向教师、学生通知；对于教学档案进行及时归档整理，有查阅需要时能够准确快速的提取；熟练使用教学服务平台和综合教务系统等教学管理软件，必须熟练使用各种办公软件，特别是Excel软件，每天围绕学生和教师生成的信息数据很多，对其进行分类汇总、筛选等工作时如果不能熟练使用办公软件将大大影响工作效率。教学秘书工作任务繁重，是高校人才培养中重要的参与者，是学院教学运行的基层管理者，要有投身事业、甘于奉献的精神才能为学校人才培养做出更大贡献。

参考文献：

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[2]王为正，孙芳，李玉.大学内涵式发展背景下的教学质量管理探究.中国高教研究，2015

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作者：钱京京 单位：天津科技大学