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企业制度下的档案管理工作探析

2019/07/15 阅读:

摘要:档案管理作为企业管理的重要组成之一,对企业的发展至关重要。笔者首先概述了现代企业制度,然后分析了企业制度下对档案管理提出的新要求及档案管理存在的问题,最后就做好企业制度下的档案管理工作进行了探析。

关键词:企业制度;档案管理

进入新世纪后,计算机技术获得空前发展,很多企业逐步建立现代企业制度,这给企业档案管理工作提出了更高的要求,就档案管理自身工作而言,也应该不断地适应现代企业管理制度,充分借助现代化手段和技术,发挥档案管理的功能,做好档案管理工作,助力企业发展。

一、现代企业制度概述

所谓的现代企业制度是一个特定的概念,是针对国有企业制度创新发展而提出的,具体概念为:建立法人实体,确立具有清晰产权结构、明确权利和义务、政企分开,确保企业自主经营的市场主体地位。国有企业确立现代企业制度是经济社会发展的必然要求,是充分激活国有企业活力的有效途径,是公有制企业充分融入市场经济的有效措施。在公有制经济企业中引入现代企业管理制度,能够助力企业高速发展。

二、现代企业制度下企业对档案信息的要求

1.及时性及时性是企业生产决策部署的显著特征之一,如果不重视,就会在瞬息万变的信息中错失经营商机,无法满足市场化的要求,导致企业经济受损。连续性是企业发展的重要特征,作为有价值信息载体的档案,如果使用正确、科学的方法进行开发,会转化为不容忽视的生产力,提升企业的发展水平。在档案信息及时的帮助下,企业决策层能够迅速作出科学的决策。

2.准确性半年内的信息是很多企业决策所需的信息之一。因为和决策有关的信息并非是静态的,而是在不断的变化之中,而档案则可以把动态的信息以静态的形式保存起来,以满足企业各项活动的需求,最终为决策提供必要的支撑和依据。如果信息无法被集中管理,再加上档案自身的隐蔽特征,有时很难提供准确的档案信息支撑,因此作为档案管理人员,必须确保档案信息准确性,以免误导最终的决策。

3.适用性一段时间内企业经营管理活动和这一段时间的环境、政策等息息相关。随着时代的发展和进步,我们必须以辩证的思维去伪存真,在众多的信息中找到对当下有用的信息并继续保存,用以对企业经济生产进行指导。就当前发展形势而言,企业选择的重点应该是信息,在众多的档案信息中总结、提炼有用的信息,从中找到规律,深入总结、概括、浓缩,保持档案信息的严谨性,使之成为对企业发展有利的信息综合体,在企业管理各个部门、管理中传递和使用,保证各个部门和个人根据部门的特征和自身的工作情况,选用最佳的信息。

4.完整性随着企业的发展,需要的信息支撑越来越多。要发掘更多对企业发展有利的信息,档案管理就必须做到完整。如要预测下一年企业的各项经营指标,就需要大量完整的信息做支撑,以便于提升预测的精准性。

5.经济性经济性不难理解,有两层意思,一是投入最小,二是收入最大。本文中所讲的经济性指的是企业在档案管理中的投入。任何一个现代化企业都想利用最小的投入获得最大的收益,档案管理也不例外,也是想使用有限的人力物力财力投入,获取尽可能多的有效的档案信息,不断拓展信息渠道,提升信息的效能。

三、企业制度下的档案管理存在的问题

1.档案信息意识有待提升和现代企业制度下的其他工作相比,档案管理工作者普遍不受重视,虽然很多企业已经认识到档案管理的重要性,也作出了一些努力和改变,但是并没有从根本上解决问题。企业没有足够强的档案信息意识,大多企业重视经营及提升经济效益,主观上边缘化对效益提升作用不大的档案管理工作。

2.管理人员水平有待提升社会的发展也带来信息安全问题,档案管理人员应该具有较强的专业性,但是现在很多企业从事档案管理工作的人员综合素质有待提升。造成上述情况的原因主要是因为国内专业化的档案管理人员比较缺乏,培养人员不到位。很多高校重视培养经济发展性人才,开设很多比较热门的专业,却并未重视档案信息管理人人才的培养,最终导致档案管理从业人员专业性不强。

3.管理手段落后‘档案管理手段落后也是造成档案管理工作效率不高的原因之一。很多企业的档案管理手段比较原始,设备老化,还存在手动录入、人工检索的方式,在档案管理中没有引入现代化科学技术和手段。人工工作的影响因素较多,在管理工作中难免出现纰漏,从而导致档案信息记录不全,进而影响后续工作的开展,最终影响升工作效率的启示,把其引入档案管理工作之中。企业要真正重视科学技术在企业发展中的重要性,在档案管理领域引入整套的信息化设备,借此建立电子档案,推广电子档案管理模式,提升信息准确性的同时,更提高了档案管理的效率和水平。

4.正确处理手工操作与现代化管理的关系我们应该清醒地认识到,档案管理的现代化并非一朝一夕可以实现,必须经历一个完整的过程,在此过程中现代管理手段和人工操作形式会同时存在。我们要用辩证的思维对待这一阶段,让人工参与一些基础性工作,如信息的收集、鉴定等。我们不能因为档案管理现代化就摒弃手工操作。所以,我们在不断引进、更新设备的同时,也要深化学习传统档案管理技术,很好地处理知识丰富和手段缺乏之间的矛盾。科学技术的更新换代对企业的发展带来很多有利的影响,档案管理尤为如此,因此我们要敢于利用新思维、新思想、新手段来不断提升档案管理工作水平,不断提高档案管理从业者的工作积极性,以便提升档案管理工作效能。

参考文献:

[1]刘爽.浅谈怎样做好档案管理工作[A].“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集(上),2017.

[2]王伟,刘泽韡.制约企业档案信息资源共享的因素及其对策研究[J].机电兵船档案,2012(2).

[3]袁卫平.信息时代企业档案信息资源的开发与利用[J].兰台内外,2018(5).

作者:梁小泉 单位:广西钦州北投水务有限公司

企业制度下的档案管理工作探析

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