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高速发展时企业财会信息化建设的问题

2021/11/10 阅读:

摘 要:随着现代化信息技术的日渐成熟,处于高速发展时期的企业通过财会信息化建设以提高企业财务管理水平,必然是大势所趋。文章首先阐述了财务会计信息化的内涵;然后分析了处于高速发展时期的企业与财会信息化的关系;再次深入研究了这一时期的企业信息化建设存在的问题;最后针对问题提出了相应的对策建议。希望企业在提升费用管控能力和资产管控能力,加强企业财务信息共享、促进业务和财务融合发展以及企业的深度管理等方面,获得较大的帮助。

关键词:高速发展期企业;财会信息化;业财融合

处于高速发展时期的企业,因为这一特殊时期企业的财务管理要求和业务管理要求都在变化发展中,需要方方面面协调并进却又缺乏信息化管理经验,是很多企业面临却又急需解决的问题。

一、企业财务会计信息化的内涵及与高速发展时期的关系

(一)财务会计信息化的内涵

财务会计信息化是指将大数据、云计算、微服务等信息技术应用到财务会计领域,以完成对财务会计信息的确认、计量、记录、报告、分析、传输和应用等工作,为企业战略管理、投资决策、成本控制、业绩考核等提供实时的、有价值的信息。财务会计信息化是会计理论与信息技术相结合的产物,通常分为会计电算化、会计管理系统模块化以及财务共享中心综合信息体系三个进程。

(二)高速发展时期的企业与财务会计信息化的关系

两者是相辅相成的,企业发展迫切需要财务会计信息化,需要通过财务会计信息化提高企业管理水平,而财务会计信息化又能反过来促进企业的进一步稳定发展。首先,处于发展期企业规模迅速扩大,财务会计工作量激增。而财务会计信息化可以取代传统的手工记账和会计核算工作,使得基础、重复、繁杂的会计工作通过信息系统自动完成,不仅大大降低了出错率,而且大大提高了财务会计工作效率,使得更多财务人员可以把精力集中于更有价值创造的管理会计、财务管理工作中去。其次,处于高速发展期企业急需从财务视角为企业各项管理与决策提供参考信息,使其管理与决策更加科学。财务会计信息化能实时获取企业内部各个业务线的数据资料并通过信息系统实时分析处理,估算企业经营风险,预测企业未来发展趋势,为管理层决策提供参考,从而使得管理层决策更加科学有效。最后,处于高速发展期企业要想在市场竞争中脱颖而出,获得长足发展,需要各部门通力协作充分整合企业的总体资源。财务会计信息化系统利用网络技术,打破企业部门壁垒和信息孤岛,实现企业各部门之间信息实时共享,使财务管理延伸至业务前端成为可能,从而促进企业财务与业务的充分融合,加速企业战略目标的顺利实现。

二、高速发展时期的企业财务会计信息化建设存在的问题

(一)缺乏与业务的融合,对业务端造成一定束缚

财务会计信息化涉及企业各个部门,而且信息覆盖面广,如果不进行统一规划,将直接影响到财务会计信息化的建设。但目前,很多企业认为财会信息化建设是财务部门的事情,其他部门没有主动参与信息化项目的前期调研和需求分析,造成信息化建设的片面性。大多数信息化项目在规划建设过程中往往不可避免地对业务端造成较大影响,如果事前没有多部门一起沟通调研,真正开始财会信息化建设开发和上线时,会引起其他部门的不配合甚至导致项目停滞。例如,费控系统的建造,将企业集团报销管理制度系统化、流程化、可实操化、简约化,员工报销时必须改变以往习惯,按系统提示完成操作和基本信息填写,才能保存提交审批;如果报销金额不符合标准或报销子流程选择错误,都无法顺利提交报销申请的;进入报销审批流后也需经相关管理人员进行逐级审批,这种由线下直接沟通转向线上等待审批的报销方式,对于报销人来说有较大影响的。同样地,如果财务中心一味急于推进信息化项目建设,没有积极与相关部分负责人进行充分沟通,只按照财务视角下的标准进行信息化规划,待系统上线后再让相关报销人或业务人员进行按部就班地操作。这种先财务标准化后强制业务实操的系统即使建好了也是难以执行的,最后造成财力、物力的浪费。

(二)管理架构变化对财会信息化建设造成较大困扰

企业部门和人员管理架构变动较为常态,给现阶段财会信息化建设特别是信息化流程节点的设计带来困难。企业处于高速发展时期,财务管理系统、业务运营体系以及人力资源管理体系等都在不断地壮大和细分,企业管理组织架构的更新调整显得较为频繁。如果企业在高速发展阶段的信息化建设规划和技术设计不能满足管理架构调整的灵活性,那么当管理架构发生变更的时候系统改造工程量较大,无法保证系统的正常使用。然而,管理架构变动是这一发展时期企业的普遍现象,所以财务会计信息系统流程节点设计应满足灵活性,否则信息化项目的基础架构没做好,往下再多的努力都无法顺利推进系统的实操使用。导致该问题的原因在于企业的中长期战略发展规划不清晰,战略规划调整导致企业管理架构随之调整。目前,一些企业最高管理层不注重集团整体战略发展规划,只关注现阶段重点业务的发展,那么随着企业的快速发展很多管理层面的事情会变得越来越措手不及,因为业务发展快速,人员管理架构也将变得越来越冗余。企业没有整体的清晰的中长期战略规划是难以梳理好管理架构的,也难以评估财会信息化系统后续使用的延展性。

(三)信息化方案不够详细,导致信息化成本居高

部分高速发展企业在选取财会信息化建设方案时考虑不够仔细全面,导致信息化项目综合成本远超预算。高速发展时期的企业通常是陷入急于解决目前的某些困难才上线信息化管理系统,这就意味着需求方案可能具有短期性,只着眼于解决目前的困难,容易忽略后期维护成本和远期改造成本,导致财务资源和技术资源浪费和重复投入。例如,自动生成凭证功能的建造开发,因为多方跨系统信息流转传输,涉及的接口开发会比其他常用系统多,每增加一个接口就会增加开发成本投入以及维护成本投入。但部分高速发展企业在拟定信息化建设方案时,没有把各种触发凭证自动生成的业务场景,以及如果发生错误时应如何具体处理的操作流程场景都梳理清晰,对于多系统信息流转只要某一环节出错,那么其查错成本就非常高,更为严重的是部分企业该系统设计得不好,最终陷入信息流转的死循环。因此,如果企业在业务层面没有仔细梳理好所有可能发生的场景,如果在信息传输方案没有全面考虑各种可能出错的环节场景,待系统上线使用以后必将造成很高的改造成本和维护成本,甚至不会低于前期的开发成本。

(四)财会信息化系统安全性仅限于常规措施

处于高速发展时期的企业对财务会计信息化系统的安全性缺乏足够重视,管理层甚至对安全性没有特别要求,通常由技术人员采用防火墙和固定IP等常规途径进行安全维护即可。但是财务会计信息化系统是存有大量会计电子档案的,近年来国家对会计电子档案出台了一系列相关操作规范,但实际企业对电子档案建设还是相当模糊没有经验的,在项目立项时并没有过多地考虑到信息化档案的归档和安全性问题。该类企业因为处于业务快速扩张阶段,容易忽略财会信息化建设系统的安全性,除了技术保护措施简单,在系统维护方面也没有制定专门的管理制度,对财会信息化系统重要档案的查阅没有设立电子签名身份认证,也没有相关措施防止重要的信息化档案防篡改,这给财务会计信息化的安全性带来极大隐患。

三、高速发展时期的企业财务会计信息化建设的对策

(一)以实现业务发展为财会信息化建设的理想目标

财会信息化建设应当是以实现高效服务于业务发展为最终目标和理想目标。一个好的信息化建设项目必然是促进业财融合发展的,就像在相关研究中提到过通过共享中心信息系统建设能完全整合企业各个业务系统的各项数据,使得整个业务流程能得到实时监控及信息共享,达到财务与业务的统一,全面支持管理层的决策和行动,有效防范企业经营风险。在横向方面,打通业务系统与财务系统隔膜,使财务与业务数据直接来源于信息系统,提供全价值链的财务支持,推动业财融合。所以集团管理层首先应充分认同财会信息化建设的终极目标一定是为了更好地服务于企业业务发展和战略规划的。只有最高管理层统一思想,并给予肯定和支持,那么各级管理层和业务层才会更加积极响应和提供财会信息化建设过程中所需要的各种建设资源。通常企业进行财会信息化建设不但能节约和释放财务部人力,而且使财务人员将工作重心从传统的会计核算转变到财务分析管理上。因此,企业应加强高层次会计管理人员的专业知识培训,加强业务财务人员的沟通能力培训,更好地为业务端提供财务数据服务。同时信息化系统还可以将一些常见的报销问题等进行前置管理和控制,避免业务人员在大部分报销流程走完后才发现提交的纸质报销不符合规章制度,浪费较多的报销时间和重复报销手续,这对于员工人数过万的高速发展时期的企业来说意义十分重大。

(二)梳理管理架构,加强财会信息化建设基础

企业之所以需要进行财会信息化建设,从根本上说是为了更好地满足各种管理的需要。例如,财务资金管理系统建设,一个庞大的管理架构包括众多的分子公司和部门类别,普通的网银支付和银企直联已无法满足集团企业的资金管理需求,必须根据企业自身的情况进行资金管理系统开发建设,包括目前的管理架构情况和业务实际情况,做好资金支付管理和资金计划管理,通过系统管理达到资金高效、便捷管理以及安全保证管理。但这要求集团管理架构必须清晰明了,所以在系统建设前应先对目前的管理架构进行重新梳理、整合和确定,这个整理过程其实也是企业加强自身管理而进行全面管理架构梳理的重要方法步骤。其实管理架构流程是否变更频繁、是否能顺利梳理和满足管理需要,取决于财会信息化规划的时候有没有充分考虑了集团的战略发展规划,应在遵循集团战略发展规划的前提下进行管理架构梳理和开展相关的信息化建设规划,这样财会信息系统建设目标将会变得更加明确。

(三)选取方案应立足长远,充分预计各种成本

人们常常认为财会信息化系统建设的重要环节是开发建造环节,而不愿意在前期调研投入太多的时间成本。但是有经验的项目专员却宁愿多花些时间仔细调研项目需求而不是匆匆进入开发阶段。因为有经验的项目专员深知信息化需求调研充分的重要性,全面、明确的方案将使财会信息化项目建设成功了一半。同时,财会信息化建设应在调研分析阶段组织相关部门进行事前沟通,以及模拟化操作进行演示说明。这样不但可以预先进行心理使用建设,也能及时完善和优化各个流程和操作细节,财务中心作为主持部门,各个相关部门一起共同研究讨论各项信息流和操作流程细节,对现阶段的操作也可进一步研究改进,做到更切合财会人员和业务端的使用,延长信息化系统的使用寿命和避免重复投入资源成本。另外,应当注重技术上的长远规划、统一技术标准和编码规则,可以减少主系统和各子系统的耦合成本和维护成本。相关研究认为,“完善统一的财务信息标准,可明显减少系统间信息交流传递时的翻译现象,可令信息交流处于直接交流状态,很大程度上避免信息多方辗转与翻译带来有价值信息完整性缺失,令企业财务信息价值得到保障。”所以通过整体技术标准规划实现各个子系统之间的资源互通和融洽使用,采取简约而完善的信息流通机制,尽量避免多方接口开发,降低出错率和查错成本,降低维护成本和以后升级改造的成本。

(四)注重财务会计信息存储安全性

财务会计信息化档案的原始性和完整性是具有法律意义不容有失的,对于重要的财会信息化系统应使用电子签名进行身份认证,并且设置访问权限。如果信息化档案被前台或后台进行了非法修改,系统应配套预警机制并自动创建备份,实行能识别私钥签名的责任制。同时根据企业自身管理要求建立完善的信息化系统管理制度并监督执行,就像任红艳所言,“统筹管理,树立正确的财会信息化安全观。通过加强信息系统、网络机制、管理手段、平台建设,不断加强网络安全事件应急处理能力”,这样我们整个财务会计信息化建设体系就趋于完善,系统数据也更加安全。

四、结语

总之,财务会计信息化建设对于高速发展时期的企业来说,是一项十分重要而又艰辛的系统工程,但通过文章相对详尽的研究和探讨,能让该类企业对财务会计信息化建设的关键问题有所了解,从而具备了信息化建设的全局观。然而,这些年各种财税政策的出台和更新,对财务会计的规范日新月异,这给财务会计信息化建设带来了新的挑战,希望未来能充分结合国家政策和财务会计政策做出更前沿的有关财会信息化建设研究!

作者:杨秋 单位:广东世纪晓教育科技有限公司

高速发展时企业财会信息化建设的问题

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