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论财务共享模式下的企业内部控制

2019/05/16 阅读:

摘要:以金螳螂建筑装饰股份有限公司财务共享服务中心为例,结合COSO内部控制五要素和财务共享服务的相关理论,通过分析财务共享模式下该公司在控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督五方面遇到的问题,提出转变观念加强沟通、提高执行力完善信息平台、完善流程优化档案管理、构建内部沟通机制、优化监督体系完善绩效考核制度等建议,希望为正在实施或即将实施财务共享模式的企业内部控制优化提供借鉴。

关键词:财务共享模式;内部控制;COSO框架

一、引言

20世纪80年代,美国的福特公司率先开创了财务共享模式,在欧洲建立了第一个财务共享服务中心。苏州金螳螂建筑装饰股份有限公司(以下简称“金螳螂”)是一家以室内装饰为主,融幕墙、家具、景观、艺术品、机电设备安装等为一体的专业化装饰集团。引入新型财务管理模式,冲击了企业原有的内部控制体系。

二、文献综述

(一)国外研究现状Schulman(1999)提出,共享服务是将公司内分散的资源进行重新配置,为内部客户提供专业化服务,提升企业价值以实现企业价值最大化。IanPHerbert等(2012)认为,在财务共享模式下,企业的组织结构、业务流程和财务职能发生了改变,财务人员需要认清自身的定位。

(二)国内研究现状陈楚天(2012)认为,采用财务共享模式时会遇到选择该模式的战略风险、初始投资额沉没的风险、沟通不畅的风险以及与原有组织文化冲突的风险。杨柏贞(2013)提出,企业在实施财务共享模式时应对原有的信息系统进行改造,在系统运行中结合内部控制的要求,提高信息质量。

(三)文献述评从国内外的研究中可看出,引入财务共享模式提高了企业财务工作效率,同时也给内部控制带来了新的风险。现阶段,国内外学者对财务共享服务中心的研究多数从构建和运营模式的角度出发,然而对财务共享模式下日常运营的内部控制产生的风险研究较少。

三、财务共享模式下“金螳螂”内部控制存在的问题

(一)控制环境存在的问题1.员工内控意识薄弱财务共享模式下岗位分工更加精细,每个员工只熟悉自己岗位负责的工作内容,对后续流程的处理过程了解不多,整体观念淡薄,难以对财务共享服务中心(以下简称财务中心)的内控建设提出更好的意见。2.业务部门与财务部门分离“金螳螂”财务中心的工作人员对公司业务部门的具体工作了解有限,导致审核人员难以对业务发生的真实性作出合理的判断。此外,还存在子分公司和当地第三方机构串通虚假报销套取费用的可能性。3.财务人员整体素质有待提升“金螳螂”财务中心缺少员工培训的长效机制,无法满足部门的长远发展和员工专业技能提升的需要。

(二)风险评估存在的问题1.风险管控效果不明显“金螳螂”财务中心下设运维部,风险管控多数情况下停留在业务层面,对流程中的风险隐患没有给予足够的关注。2.职业发展“瓶颈”,加速人才流失在财务共享模式下,每个岗位的员工工作内容比较固定。长时间单一重复的工作容易加重财务人员的倦怠情绪,同时绩效考核制度难以激发员工工作的积极性。许多员工认为难以提升自己的专业技能,看不到职业发展前景而选择跳槽,加速了财务人员的流失。3.系统安全隐患在财务共享模式下,所有子分公司的账务处理全部汇总到总部集中进行处理,共享中心每天都有上千份单据需要处理,这对信息系统来说是一个考验。“金螳螂”的财务共享平台常因为待处理工作量过多而出现系统错误,严重影响财务人员的工作效率。

(三)控制活动存在的问题1.业务流程不合理以费用报销流程为例,员工在财务共享平台提交报销申请后将单据实物送至财务中心,影像系统对附件进行扫描后由部门负责人进行层层初审,审批通过后由财务中心工作人员进行审核,审核复核双重通过后,报销单在系统中到达资金支付节点。多重的审核起到了规避风险的作用,但同时也降低了效率。还有很多子分公司的行政助理为了减少退单率,在单据实物送至财务中心前又进行了书面审核,反而延迟了审批进程,违背了采用财务共享模式提升效率的初衷。2.票据管理困难在财务共享模式下,票据保管的完整性面临着巨大的考验。由于“金螳螂”的子分公司分散在全国各地乃至海外,使得原始单据在送达财务中心前需要经过数次周转,在报销单上粘贴不牢的附件容易丢失。在实际工作中,因票据丢失财务人员和业务人员之间互相推诿责任的情况时常发生。在纸质问题单据已被退回、而报销人员又在系统中重新发起流程的情况下,如果单据邮寄的时间较长,会拉长整个财务中心的流程。

(四)信息与沟通存在的问题1.跨部门信息传递不畅报销制度的更新通知、报销平台的操作说明往往由财务中心的员工通过钉钉等办公平台发送至子分公司行政助理,由其整理后向所属部门员工进行传达。然而许多信息在向下传达的过程中存在时间的延误,导致其他部门的人员无法快速准确地获得财务中心的最新规定,财务人员在处理单据发现问题后需再次与其进行沟通,加重了工作负担。2.内部沟通不足与传统的财务核算模式相比,财务共享模式下的岗位分工更加精细,每个岗位的员工只从事财务流程中非常小的一个环节。由于缺乏科学有效的轮岗机制,每个岗位的员工对其他岗位的工作内容了解不多。而日常工作中又需要各岗位员工的相互配合,遇到问题时经常出现不能及时找到相关人员解决的情况,沟通效率低下不利于财务共享模式下工作质量的提高。

(五)内部监督存在的问题1.内部审计效果不佳“金螳螂”设置了专门的内部审计部门监督财务中心的工作。由于内部审计部门的人员对日常工作的细节了解有限,对重要经济事项和流程风险点难以把控,判断上存在一定程度的制约,不能很好地起到监督检查的效果,无法真正反映财务共享模式下的工作质量。2.绩效考核制度不合理“金螳螂”财务中心考核时,重点关注的是员工每日工作量的完成情况,而对员工工作质量的评估关注不足。许多员工形成重数量轻质量的工作习惯,长此以往会影响财务共享模式下的工作效率和效果。

四、财务共享模式下对“金螳螂”完善内部控制的建议

(一)完善控制环境的措施1.转变财务人员观念随着“金螳螂”业务不断扩张,财务中心的职能将不断拓展,这就要求财务人员转变观念,有自主学习的意识,多接触了解其他岗位的工作内容。部门负责人可以多组织座谈会,进行工作交流。2.加强财务部门与业务部门之间的联系财务部门和业务部门之间存在信息不对称的壁垒,可以定期组织财务中心与其他业务部门的工作人员交流参观,实现财务与业务之间信息对称的目的,同时财务人员也可以加强对业务发生的真实性和合理性的判断能力。3.提高员工整体素质一是人力部门在招聘财务共享平台的工作人员时,要把专业技能、沟通水平等纳入考量范围。二是人力部门要组织好员工入职后的培训工作。同时,财务中心的负责人也要关注国家财经法规的变化,并邀请专家讲座,使员工从根源上理解工作处理过程中的变化。

(二)完善风险评估的措施1.加强风险管理的执行力财务共享平台下设的运维部在对流程梳理的过程中应针对每个流程的风险点设置可量化的具体标准,并按照标准严格进行实施。对监测到的异常情况,要及时记录整理并向负责人进行汇报。对财务共享系统中新开拓的业务、新设置的部门要及时进行属性的维护,避免后期发现问题后再进行账务处理工作的返工。2.支持员工的持续职业发展为提升财务中心工作人员的积极性,可制定定期的岗位轮替制度,既可使员工对财务共享的整体有更深的理解,增强专业技能,也能防止员工因长期从事同一岗位而形成的思维定势。同时,因财务共享部门中基层职位居多、升职缓慢,领导层可在其他子分公司为财务共享平台的员工寻求升迁机会,如选拔优秀员工去税务、报表等部门任职,实现部门之间人员的良性流动。3.完善财务共享依托的信息平台系统人员应定期对系统的设计和运行进行评估和改进,保证系统的兼容性和稳定性,避免系统故障带来的损失,实时对财务数据进行备份,为系统内数据的准确性和完整性提供保障。同时,“金螳螂”也应加大资金投入力度,为财务共享平台系统的优化提供必要的硬件和软件支持,对网络的安全性进行升级,给财务共享人员创造优良的工作环境。

(三)完善控制活动的措施1.对流程进行持续优化流程是否进行持续的后期优化对财务共享模式下的工作质量起到很大的影响。“金螳螂”流程处理中心可定期向财务中心的工作人员征集流程优化建议,在流程的标准化和灵活性中取得一个平衡,实现业务审批和财务审批衔接的连贯性。2.完善档案管理制度为防止原始单据在流转过程中丢失的情况反复发生,财务中心应建立数字化档案平台以完善现有的单据保管制度。尽量在报销人员提交单据所在地就将单据内的附件扫描进影像,尽量减少纸质单据的流转次数。同时,要明确各环节的档案保管负责人,降低票据在周转过程中弄丢的风险。

(四)完善信息与沟通的措施1.加强跨部门之间的沟通和交流为了加大财务共享相关制度和标准的宣传力度,财务中心应定期派优秀员工去其他部门开展培训并答疑解惑,主动建立起与其他部门的良性联络机制。应树立服务意识,可建立微信群,每天由两三个员工负责解答其他部门员工在报销流程等问题上的疑惑。2.构建科学的内部沟通机制财务中心是一个有机的整体,只有各个岗位的员工进行有效配合才能实现共享模式下的协同效应。财务共享平台的负责人可定期与员工就最近工作情况进行单独沟通,了解员工目前的工作状态。在业务时间组织文娱活动,也可让不同岗位的员工之间熟悉起来。对处理工作中遇到的问题,应要求每个员工在部门群中予以反馈;对频繁出现的普遍问题,部门负责人可进行整理并汇编成应知应会事项分发给大家进行学习。

(五)完善内部监督的措施1.优化监督体系“金螳螂”内部审计部门的员工可去财务共享平台观察整个流程的运作,同时能达成了解财务共享内部环境的目的。实际工作中,内审人员应增加现场审计的次数以突破空间的限制。同时,可采用跟踪审计模式,环节审计时间滞后性的问题。2.完善绩效考核制度科学的绩效考核制度可激发员工工作的热情,进而提高财务共享模式下的工作效率。“金螳螂”财务中心应在现有的按工作量考核的基础上,增加对员工工作质量的考核。根据财务共享的工作特点在系统中增加工作质量评估的模块。同时,也要建立配套的绩效奖励机制,在部门内形成良性竞争氛围。

五、结论

财务共享模式在我国起步的时间较晚,对于如何防范新型财务模式下内部控制出现的风险,可以借鉴的经验较少。通过运用COSO内控五要素对“金螳螂”财务中心内部控制存在的问题进行分析,并提出对应的优化建议,旨在对准备或正在实施财务共享模式的企业起到一定的参考作用。

参考文献:

[1]王艺婷.财务共享模式下企业会计内控问题研究———以F保险公司为例[D].北京:北京交通大学(硕士学位论文),2016.

[2]陈武朝.内部审计有效性与持续改进[J].审计研究,2010(3):48-53,47.

[3]李少武,毕强,彭飞.浅析财务共享模式下内部控制相关体系的构建———以中国电信广东分公司财务共享服务中心为例[J].财务与会计,2012(1):32-34.

作者: 周子钰 单位:南京审计大学

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