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论企业智能财务共享服务中心的构建

2021/10/27 阅读:

摘要:智能财务的兴起与应用促使传统财务会计工作的转型和升级,但从国内财务共享服务中心的建设和运营来看,其信息系统、组织架构很少有根据智能财务应用需求配套改进的。就此,文章从智能财务转型的目标出发,探讨智能财务共享服务中心的体系构建,以帮助企业实现财务共享服务中心的升级。

关键词:智能财务;财务共享服务中心;大智移云物区

引言

技术的进步促进了经济的全球化发展,这个过程中也诞生了越来越多的跨国企业,跨国企业在发展中,主要面临的阻碍就是财务管理的复杂与冗余性。对此一些企业开始探索财务的转型,创造了财务共享中心模式,通过将重复性高、易于标准化的财务流程进行再造、集中化处理,在财务管理领域实现了规模经济效应,有效化解了由于企业分支机构变多而形成的财务人员增加、集团管控变弱等问题。在当前各种智能技术蓬勃发展的时代,新时代财务管理的要求发生改变,大型企业新一轮的财务转型拉开帷幕,在财务共享服务中心进一步应用智能技术,进一步解放相关劳动力,逐步完成财务管理工作从劳动密集型转向技术密集型的转变。

一、智能财务共享服务中心的内涵

智能财务是以运用“大智移云物区”(大数据、人工智能、移动互联网、云计算、物联网、区块链)等新技术,对传统财务工作进行改造提升,以提高会计工作效率、会计信息质量和价值创造能力,使得财务管理在企业发展中发挥更重要作用的过程(田高良等,2019)。财务共享服务中心(Financial Shared Service Center,FSSC)指企业以信息技术作为基础,将分散于集团内各部门的财务业务进行标准化、集中化处理后构建的会计业务集中处理平台,能够起到简化业务流程、提高管理效率的作用。且通过将财务人员从大量重复性财务核算工作中解放出来,使其专注于更加核心的管理会计工作,还能够为企业的经营发展提供更多的决策信息。智能财务的发展,为财务共享服务中心的改造升级提供了更多的理论和技术支持,一方面“大智移云物区”等智能技术的发展,为财务共享服务提供了新的技术支持;另一方面,也促进了财务管理理念的升级,比如以用户为核心的互联网思维、推动业财融合的业务思维等,从而帮助财务共享服务实现从普通到“智能”的转型。

二、智能财务共享服务中心的运作逻辑

(一)大数据——海量数据的充分利用。财务共享服务平台在运营过程中,会积累企业大量的业务数据,实质上也是企业的数据中心,但是基于运营思维的落后抑或是分析技术的匮乏,很少企业能充分利用这些数据。随着大数据技术的发展,越来越多的企业开始认识到了数据挖掘的重要性,通过大数据分析,智能财务共享服务中心可以利用过往积累的数据,充分发掘沉淀数据的价值。比如说通过构建数据模型,企业可以更加准确对业务进行预测、编制预算,还能通过大数据分析了解客户的喜好,为企业找到新的商机。因此利用过去积累的数据进行大数据分析,是智能财务共享服务中心的重要功能,能够为企业发展提供更多数据指导。

(二)人工智能——提升自动化处理程度。技术的发展推动财务核算不断升级,而 2017 年出现的财务机器人使会计核算效率达到了新的高度。财务机器人是以机器人流程自动化(RPA)技术为主,结合图像识别等技术,进一步代替人工处理的业务处理自动化应用。它可以将一些本是由财务人员开展的一些标准化、重复性高的业务加入机器人流程中,用AI 技术智能替代人力操作。而财务共享服务中心的很多核算处理工作恰恰是标准化、基于电脑软件操作的,因此二者可以进行完美的结合。使用财务机器人后,智能财务共享服务中心中大量的基础性财务工作都可通过财务机器人开展,包括数据录入、核对、查验、三单匹配等,从而解放更多的人力,让财务人员能够将更多精力放在更高附加值的财务活动中。

(三)移动互联网——业务处理更加灵活。财务共享服务中心在发挥其会计核算职能的同时,还发挥着内部控制的职能,基于明确责任、数据复核的需要,很多的环节都需要领导进行审批签字确认才能进行下一环节,这是财务共享服务中心运营中时间耗费比较严重的地方。移动互联网技术的发展能够较好地解决这一问题,通过引入移动互联网技术,设计财务共享服务中心移动端,让领导能够随时随地通过手机、平板电脑等移动设备处理工作,完成相关审批签字,使得审批环节的效率大大提升,可以更快地推进到下一个环节。

(四)云计算——财务共享服务中心虚拟化。一直以来,财务共享服务中心都是一些大型企业集团的专属,因为其前期投入巨大,后续也需要很大的业务量才能平衡成本。而云计算的产生使中小企业实施财务共享服务成了可能,专业的企业构建云计算服务平台,然后让有需要的中小企业向供应商购买所需服务,中小企业即可以较低的成本获得足够的储存空间、财务共享服务的各个功能,建立属于自身企业的虚拟财务共享服务中心,又无须组建庞大的技术团队、进行信息平台的构建和维护,且原分支机构的财务人员可以直接转化为智能财务共享服务中心的员工,节约初始投入成本、运营成本的同时,还能避免财务与业务脱节的问题。

(五)物联网——自动获取海量数据。一直以来,财务共享服务中心的数据获取来源主要是通过影像扫描和业务人员录入,因此数据获取非常被动,这也是财务共享服务中心长久以来的痛点,被动获取信息不仅影响了整个数据收集量和效率,也阻碍了数据利用水平,使得财务共享服务中心难以进一步发挥其管理会计的作用。而智能财务共享服务中心通过引入物联网技术,则可大大改善数据获取问题。通过物联网技术的应用,将生产设备、生产系统数字化生成财务、业务数据,再将生产系统和财务共享服务中心端口对接,使数据直接传输到共享服务中心中,大大提高了数据的丰富度、准确性和时效性。

(六)区块链——实现即时完整传递信息当前,普通的财务共享服务中心业务处理的类型比较简单,集中在费用单据审核、报销等基础功能上,而对于一些数据量大、需要多部门提供的供应商信息管理、成本管理等业务完成程度低。而智能财务共享服务中心通过引入区块链技术,则可大大提高中心业务处理范围,通过将企业每个网络端口添加进内部信息收发网络中,每个分公司只要一发生交易,就会以区块的模式计算并传递数据信息,而只要相关信息在同一区块链条上,就会马上被识别记录,且下一次发生交易时会在该链条上继续记录,实现即时完整传递信息(姚祎,2020)。以销售业务为例,任何一笔业务从采购申请到发货,相关信息都会被加盖时间戳广播到企业内网端口,多个时间戳覆盖的多区块组成分布记账的“链条”,审核后进入到智能财务共享服务中心,由此,销售业务的全部信息都会有逻辑地记录进共享服务中心中,使得中心处理业务的内容进一步扩大到供应商管理、成本管理等方面。

三、企业智能财务共享服务中心的构建路径

(一)平台职能延伸到管理会计。近年来企业财务在运行中所固有的功能逐步发生了转变,呈现出从核算处理向提供决策支持的发展趋势。企业财务职能从横向来看,可以分为三个层次,分别是业务层、财务层和管理层。过去财务共享服务中心只应用于财务层当中,即对业务层中的各种数据进行处理,为管理层提供决策数据支持。随着企业财务职能重点的转变,智能财务共享服务中心的定位也要变化,不仅是企业的会计核算中心,还是数据分析处理中心,从而将财务共享服务中心的职能进一步延伸到管理层当中。通过引入大数据、云计算等技术,给管理会计的信息化提供平台和技术支持,借助于平台强大的运算能力,充分发挥管理会计工具的作用,科学地进行成本、预算和绩效管理等。

(二)全面升级信息系统升级。智能财务共享服务中心的运行需要完备的信息系统进行支撑,除去财务共享信息系统平台以外,基础的财务核算工作还需要 ERP 系统、银企直联系统等系统的支持,以此来实现财务信息的快速收集和处理。而智能财务共享服务中心要想进一步发挥其管理会计的作用,还需进一步融入“大智移云物区”等相关技术,管理会计要求智能财务共享服务中心收集和运用更加丰富、大量的数据,那么在业务层中需要嵌入更多的物联网技术,在财务层上要使用人工智能、区块链等技术对爆炸式增长的数据进行智能化处理,在管理层上通过使用大数据、商业智能等技术,进行分类、聚类、关联、趋势分析等数据挖掘算法,充分发挥数据的作用,根据数据分析结果进行科学的决策,准确指导企业进行生产管理。

(三)改造业务流程匹配系统。企业在构建智能财务共享服务中心时,需要对涉及智能财务共享服务中心的流程进行再造和标准化的处理。后续在运营过程中,也需要逐步构建流程管理的闭环模式,实现业务流程持续改进和优化。智能财务共享服务中心需要融入“大智移云物区”等新的技术,这势必会对原业务流程产生影响,财务数据收集工具、平台抑或是业务处理逻辑发生改变后,都需要对业务流程进行重新设计,使之与新的系统匹配。比如说过去财务共享服务中心在费用业务方面的效率一直比较低下,费用会计的职责为收集、检查费用申请资料,这个过程需要多方参与,且需要逐级检查、授权审批,因此需要花费大量的时间。对此,智能财务共享服务中心引进了区块链技术,其应用逻辑为:在业务发生从初步阶段,将交易信息加盖时间戳广播到企业内网端口,在链上所有人都能查询。然后通过交易验证记录进入到下一区块,多个时间戳覆盖的多区块进行分布式记账,完整记录整个业务信息,并上传到智能财务共享服务中心,中心对该笔业务再进行自动会计处理。基于此工作逻辑,其相关的费用业务流程就需要调整为:发起方将资料整理上传,区块链将费用信息标注上时间戳广播到整个私有链上;费用会计做进一步确认,并把确认好的信息形成区块并进行广播;出纳提出付款申请,形成新的区块链接到链上。

(四)形成“流程维 + 职能维”的组织结构。在智能财务共享服务中心中,一方面财务机器人能够代替基层财务人员处理很多的基础性工作,另一方面也需要一定比重的财务工作需要人工完成,因此二者不是互相替代的关系。在应用财务机器人后,财务职能结构就需要进行相应的调整,以适应财务机器人的加入,一般需要成立一个财务机器人管理团队,负责对财务机器人进行开发、日常维护和例外事项的处置。此外,当前大部分企业的财务共享服务中心的组织结构依然是按照职能或者区域来划分,这些划分方式存在着部门或区域分割、员工一职一能的职能限制、对变化的响应速度慢等缺点。在智能财务背景下,智能财务共享服务中心有必要探索“流程维 +职能维”的组织结构(宋坤等,2019),也就是以业务流程为核心对组织结构进行设计。首先,各种财务核算流程组成了组织结构中的流程维,而为财务核算流程提供支持的单元则构成了职能维,包括绩效管理、岗位培训、系统维护、后勤辅助服务等。其次,构建由高层管理团队、业务流程小组、职能部门、共享技术平台组成的组织结构。高层管理团队主要发挥着进行战略决策、对流程进行协调、控制和优化的作用;业务流程小组是流程的执行机构,通常是从原各职能部门抽调组成,共同负责核心业务流程从投入到产出的全过程。业务流程小组的形式较好地解决了过去职能型组织结构信息交流不畅的问题,使得业务运行更加迅速;职能部门包括了资金部、成本部等以业务为基础的职能部门以及财务机器人管理团队、财务共享服务中心支持部门,职能部门以其知识和技术为核心,为业务流程小组提供支持服务;共享技术平台是智能财务共享服务中心的信息技术支撑,流程化的组织可以利用共享技术平台,给其框架下的相关组织和团队提供一个数据传输、共享和网络支持的平台。

(五)引入绩效三棱镜优化绩效评价。当前建立在财务共享服务中心的业绩评价体系主要是以平衡计分卡为主。虽然这种方法充分考虑了股东、顾客以及员工等各方面的利益,符合以顾客为中心的目标。但是随着现代竞争理论的发展,未来企业的竞争还包括了供应商、顾客等价值链竞争,而这正是平衡计分卡忽视的地方,因此单纯的平衡记分卡并不能满足企业未来竞争规划的需要。笔者认为智能财务共享服务中心这种和客户、供应商高度联系并为其提供服务的单位,更加适用于绩效三棱镜评价工具。它以让利益相关者满意作为出发点,以利益相关者共享作为落脚点。绩效三棱镜一共有三个面,分别是战略、流程和能力,每个部分还可以进一步细化为各种绩效要素,生成各种指标,能较好地对绩效进行全面评价。加之融入智能财务技术后,财务共享服务中心在数据获取数量和容易度、分析和报告数据的能力都有质的提升,使得指标计算量大、需要数据多的特点不再是绩效三棱镜的缺点。对此,建议企业在建立智能财务共享服务中心后,在使用平衡计分卡的基础上加入绩效三棱镜模型进行补充。

结语

随着“大智移云物区”等技术发展,财务共享服务中心朝着更加智能的方向改进,大数据的使用能够使得财务共享服务中心中储存的海量数据得到充分的分析应用,人工智能能提升自动化处理的程度,移动互联网让业务处理更加灵活,云计算技术低了运用财务共享服务中心的门槛,物联网让企业能够自动获取海量数据,区块链帮助财务共享服务中心实现了信息的即时完整传递,新技术较好地帮助了企业财务由核算处理、管理控制向提供决策支持转变。当然,智能财务共享服务中心要最终实现,还需要配合新技术的应用对职能定位、信息系统、业务流程、组织结构等进行全方位优化,以期获得服务质量的全方位提高。

作者:张杰 单位:正荣地产苏沪区域公司

论企业智能财务共享服务中心的构建

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