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如何做好监理企业法律风险工作

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摘要:随着市场经济的快速发展,监理企业面临的风险类型也越来越多,笔者结合所在公司的经验,着重就如何做好监理企业法律风险的防控工作做了论述,希望对监理企业防范并杜绝各项风险更好的开展风险防控工作,提供一定依据。

关键字:监理;法律风险;防控

当前市场经济的快速发展,国家相关政策的调整,为监理企业提供了广阔的市场空间,但由于工程项目具有投资大、工期长、技术复杂以及工程参与主体多等特点,使监理企业所面临的法律风险也大幅上升,监理企业所承担的风险种类主要包括环境风险、合同风险、社会风险、合作风险、技术风险、安全风险、质量风险、经济风险、行为风险、管理风险、资源风险以及体制风险等。这些风险轻则使监理企业陷入官司缠身的困境,造成信誉和经济财产的损失,重则使监理企业面临倒闭或生存危机。

1监理企业法律风险的概念和特征

1.1监理企业法律风险的概念

监理企业法律风险,是指由于企业外部法律环境发生变化,或由于企业内部法律主体未按照法律规定或合同约定有效行使权利或履行义务,而给企业造成负面法律后果的可能性。

1.2监理企业法律风险的特征

企业法律风险产生的缘由是法律因素,企业自身的法律意识淡薄,防范法律风险的意识不强,经营决策不考虑法律因素、企业员工的不当行为等都可能引起法律风险,监理企业就其行业特色其法律风险具有如下特征:(1)监理企业法律风险存在于企业运营的各个管理环节。(2)监理企业法律风险发生导致的后果由企业承担法律责任,有民事法律风险、行政法律风险和刑事法律风险等后果,法律风险发生导致的不利后果,往往违背了企业的主观意愿。(3)企业所面临的法律风险和其他风险紧密相关。(4)监理企业因为监理项目执行空间、时间的不同,其面临的法律风险也随之改变。(5)监理企业因其工作的服务特性,其法律风险也表现出因人而异的特性。

2监理企业目前的法律风险防范现状

2.1法律风险意识不强

从管理层到普通员工的法律风险防范意识淡薄,一些监理企业对“依法治企”的认识不到位,企业经营决策单纯依靠管理经验,缺乏必要的法律审核程序。

2.2企业内部控制体系不健全,法务工作人员配备不到位

一些监理企业尚未设立专门的法务机构和配备专职的法务人员,或法务机构职责不清,部门之间的协调配合不畅通、效率不高,法务人员业务素质不高,缺少应对风险防范的安全体系。

2.3风险防范多流于形式,或者只是走过场需要

在监理企业中存在“重诉讼、轻预防”的观念,合同管理及风险防范管理不到位、防范措施不实际、不落实,无法应对千变万化的法律风险。

2.4法律工作不够“专”,法律工作能力不够强

监理企业的法律工作人员普遍是兼职的多,专职的少,特别是在合同和工程管理方面的法律知识及法务问题的欠缺,还需要进一步加强法律培训,增强法律事务处理能力。

3监理企业防范和控制法律风险的重要性

3.1法律风险广泛存在,企业法律风险已经深刻地影响

到了企业的运营安全公司作为市场经济的主体必须做到依法经营、依法管理,企业法律风险却有广泛性的特点,各种公司行为如企业改制、并购重组、合同履行等都不同程度的存在法律风险。

3.2防范和控制法律风险是企业可持续发展的条件

从现实意义上讲,企业法律风险是由于未实施或未有效实施法律控制措施,而导致企业利益发生损失的可能性。与企业面临的自然风险、商业风险等以不可抗力和市场因素为特征的风险不同,法律风险是以必须承担法律责任为特征的。法律风险一旦发生,如果企业自身不能掌控,往往会带来相当严重的后果,有时甚至是颠覆性的灾难。因此,监理企业应该重视、防范和化解法律风险,防范和控制法律风险已成为企业可持续发展的重要条件。

4构建监理企业的法律风险防范体系和法律事务管理体系

监理企业在发展过程中所面临的法律风险,通常是由监理人自身因素和外部环境所造成的,这些法律风险的抵御和规避,也必须从监理企业自身因素和外部环境因素两方面入手,提出针对性的策略和措施。监理企业所面临的外部环境因素有政策法规、监理市场规范、行政干预、社会对监理的认知、监理行业协会作用的发挥等,在这里就不详细阐述了。监理企业外部环境的改善,对于企业的生存和发展,起着举足轻重的作用,但法律风险的抵御和规避,根本还在于监理企业自身。

4.1建立健全六大法律风险防范体系,筑牢法律风险防火墙

监理企业的法律风险防范体系应从建立健全法律服务管理体系、法务流程管理防范体系、合同管理风险防范体系、总监与授权管理风险防范体系、财务管理风险防范体系、诉讼案件风险防范体系六个方面入手。(1)法律服务管理体系:企业应当建立以总法律顾问为核心的、各级法务人员、外聘律师参与的法律服务管理体系。在总法律顾问的领导下,建立健全企业的法律风险防范机制,推进企业的法律事务机构建设。(2)法务流程管理体系:企业应当规范法律文书管理,规范法律业务处理流程,强化企业的法律审核规则意识和经营过程中证据收集意识,逐渐完善企业法务流程管理体。(3)合同管理风险防范体系:推进标准化规范化管理,加强日常法律事务管理。对合同台账统计管理、合同文本分发管理、合同评审记录管理等日常工作进行标准化规范化管理。对重大经营合同的签订谈判,除进行正常合同评审程序外,还要进行合同的法律审核,从流程上进一步完善合同管理的标准化、规范化。(4)总监与授权管理风险防范体系:选择德才兼备的总监,总监的专业技术水平、管理能力、道德水平、责任心等直接影响着项目管理的成败,要合理限制总监的权利,避免总监违法违纪行为发生。(5)财务管理风险防范体系:加强资金管控,加强现金流管理,细化和落实项目收款计划,做好投标活动和合同履行的跟踪,关注“两金”节点,及时清理各类保证金,进一步提高公司资产的周转效率,防范经营和财务风险。监理企业还要关注所设立分支机构的管理,防范分支机构的运行风险。(6)诉讼案件风险防范体系:随着监理行业的发展,涉诉案件也日益增多,除了工程业务本身,还有员工劳动权益纠纷等案件,监理企业应建立诉前风险评估审批制度和被诉案件联席审查制度,同时应加强内部的法务信息交流工作,保证信息沟通顺畅。

4.2建立健全法律风险管理组织体系,形成法律风险管理的三道防线

在监理企业的法律事务管理中,经常会有两种认识。一种是公司法律事务部门认识公司领导不重视法务工作,公司的法务工作被边缘化;另一种是企业的管理层认为法律事务部经常使公司的商业机会难以实现,在公司发展的过程中法律事务部只会“踩刹车”,而不懂得“加油门”。实际上,公司法律顾问在提出法律意见时,不仅要评估法律上的风险,更要整体考虑公司的发展战略、运营情况以及市场变化等。监理企业的法务人员在公司的法律事务管理中的作用不仅仅是出现法律纠纷后的法律救济,更多的是保证企业合规管理以及对企业法律风险的管控。(1)监理企业应建立健全法律风险管理组织体系,包括规范的公司法人治理结构、法律风险管理职能部门、内部审计部门和法律事务部门以及其他有关职能部门、业务单位的组织领导机构。(2)监理企业的各业务、职能部门是第一道防线,履行法律风险管理的首要职责,并接受风险管理归口部门的组织、协调、指导和监督。(3)监理企业的法律风险管理部门是第二道防线,负责具体组织、协调、指导、监督公司全面风险管理工作的开展。(4)监理企业的内部审计是风险管理的第三道防线,对风险管理工作进行独立的监督和评价。

5建立完善总法律顾问制度,将总法律顾问制度与企业内控体系有机融合

总法律顾问是具有法律顾问资格和丰富企业经营管理经验的企业内部高级管理人员,为公司的重大经营决策提供法律咨询意见,以保证企业依法经营、维护企业和股东的合法权益。总法律顾问在企业的法律文化建设、法律风险管理体系建设中往往发挥重要作用。监理企业应将总法律顾问制度建设与企业内控体系建设有机融合,实现总法律顾问工作融入日常管理、融入经营决策、融入业务培训的“三融入”,坚持“防治结合、以防为主”的工作思路,有效防范企业法律风险。(1)通过总法律顾问制度的实施和引领,监理企业的法务工作要争取实现“一个融合、两个转变和三个提升”。“一个融合”--进一步加强法律工作与公司中心业务深度融合;“两个转变”--实现从单兵作战向各部门协同配合、共同参与转变,从以风险防范为主向风险防范、合规管理和法律监督一体化推进转变;“三个提升”--逐步提升法律工作的体系建设、队伍建设和能力建设。(2)健全公司的法律工作制度体系和相关合同审核业务流程,对现有涉及合同管理的规章制度进行全面梳理、完善。(3)严格执行“三项法律审核”100%的法律审核制度,严格按照“三重一大”决策制度贯彻落实,确保决策制度科学、程序合法、过程公开、责任明确,进一步健全重大决策合法性审查机制。(4)督促指导企业的法律学习,增强企业的整体法治意识,推进法治建设的第一责任人职责。

6从企业内部管理入手,夯实管理基础,为化解法律风险做好预控

6.1加强员工队伍建设,突出人才培养,提高监理团队的综合素质

提高监理人员的整体素质是监理企业长期和迫切的任务,要打造政治过硬、作风扎实、能力一流、敢于担当的人才队伍。(1)建设政治过硬的人才队伍。要让监理企业的队伍能够更加自觉地坚持党的领导和我国社会主义制度,更加自觉地维护公司发展利益和群众利益,更加主动地面各种困难挑战,更加自觉的防范各种风险。(2)打造思想作风好的人才队伍。坚决服从服务于项目建设,为建设项目把好关、服好务、保驾护航,打造一支思想作风好,服从需要听指挥,在关键时刻拉得出、冲得上、打得赢的员工队伍。(3)打造业务能力强的人才队伍。监理企业是做技术服务的,员工水平高低直接影响到公司的整体形象、管理水平和管理效果,必须从引进、培养、育成等方面入手,培养造就一支业务精湛、素质高、能力强、懂管理的人才队伍,持续提升公司项目管理和监理服务水平。(4)打造有作为敢担当的人才队伍。监理企业处在复杂多变的环境中,困难、阻力、挑战和风险无处不在,这就要求监理企业不能遇到困难绕着走、躲着走,要敢担当有作为,化解矛盾、消除阻力、防范风险。

6.2苦练管理内功,提升技术含金量,增强综合竞争能力

监理企业的技术含量因素是必须正视的风险源,是确保监理企业可持续发展的基本因素,随着监理业务的不断拓展和延伸,监理企业必须下大功夫提升自身的技术实力,提高技术含量,以增强公司的综合竞争力和抵御风险的能力,常规做法、原地踏步都是走向淘汰的危险之路。监理企业应加大科技创新投入,采用先进检测工具和信息化手段,创新工程监理技术、管理、组织和流程,提升工程监理服务能力和水平。大型监理企业应考虑采取跨行业、跨地域的联合经营、并购重组等方式发展全过程工程咨询,争做具有国际水平的全过程工程咨询企业。中小监理企业、监理事务所进一步提高技术水平和服务水平,为市场提供特色化、专业化的监理服务。推进建筑信息模型(BIM)在工程监理服务中的应用,不断提高工程监理信息化水平。

6.3规范监理的业务从业行为,加强对监理实施项目的组织管理

对监理项目的组织管理,能够充分体现一个监理企业的组织管理水平、技术管控能力和抵御风险的能力,从一个侧面反映了监理企业的综合实力。监理项目的成功与否,关系到监理企业能否切实履行监理合同所赋予的职责和承诺,关系到监理目标能否顺利实现。监理企业应从精心策划、精心组织,周密安排组建高效能的监理机构,建章立制重视监理机构的内部制度建设,狠抓项目的综合管理,监督监控强化对监理人员的工作控制,到正确处理和协调各方关系,监理企业必须根据工程项目建设模式和实际情况,加强与各参建单位的交流和沟通,确保工程目标的顺利实现。

6.4高度重视业务合同管理,培养“重合同、重证据、重程序、重责任”的合同意识,有效防范和化解合同风险

高度重视合同管理,完善合同管理体系,建立健全合同归口管理制度、重大合同评审制度等系列合同管理制度。加强合同签订管理,做好投标评审工作,对业主方的履约能力要进行认真审查,查清对方资质善、信誉状况、实力状况,法务部门要对合同文本的合法性、合理性、有效性、及时性进行审查。重视合同的履约动态管理,及时催收合同费用,及时提请现场监理部注意合同条款中约定的履行,注意质量、价款、变更、延期等条件的变动,提醒收集相关证据材料,做好资料准备。

6.5营造具有风险意识的企业文化,形成风险管理的“学法、敬法、懂法、用法”的法文化氛围

监理企业应建立培养具有风险意识的企业文化,促进企业风险管理水平、员工风险管理素质的提升。企业风险管理文化建设应融入企业文化建设全过程,并在企业内部各个层面营造风险管理的“法文化”氛围,让全体员工都“学法、敬法、懂法、用法”。企业文化的建设既要以正确的理念为先导,更要用法文化作保证。法文化对上体现着公司的理念,对下制约着员工的行为,对外起着平衡企业与政府、业主等关系的重要作用。监理企业应大力加强全员的法律素质教育,制定员工道德诚信准则,形成人人讲道德诚信、合法合规的风险管理文化。

6.6层层落实党风廉政建设责任,通过反腐倡廉建设化解廉政风险

每名监理工程师的职业道德与廉洁素养,关系着监理企业的廉洁形象。通过层层落实廉政责任,与现场监理部负责人签订党风廉政建设责任书,进一步明确基层监理部党风廉政建设工作目标和责任,规范员工从业行为,做到党风廉政建设有组织领导、有安排部署、有检查落实,确保党风廉政建设的各项目标和任务得到落实。

7结语

面临新时代,监理企业面临更多的发展机遇,同时面临的各种风险也会如影随形,压力巨大,从另一方面来看,风险的存在也会成为监理企业不断进取、不断改革、不断提高、不断发展的内在动力,作为监理企业,只有不断始终贯彻“预防为主”的理念,逐渐改变以往法律风险的传统模式,才会平稳健康安全的发展,也才会成为在监理行业的发展之路上的主力军和生力军。

作者:刘剑 单位:鑫诚建设监理咨询有限公司

如何做好监理企业法律风险工作责任编辑:张雨    阅读:人次
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