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医院管理部门绩效考核体系设计应用

2019/09/08 阅读:

【摘要】针对医院信息管理部门工作量化难度大,职工工作积极性不高的难题,设计了一种绩效考核体系,成立包括相关人员代表在内的考核小组,利用关键绩效指标法确定了考核指标,引入滚动优化的方法对指标权重进行调整,该绩效考核体系的实际应用效果显示其能够客观公正地反映职工的工作量,调动了员工的工作积极性,有效地促进了医院信息部门的精细化和规范化管理,从而证明了该绩效考核体系的实用性和科学性。

【关键词】信息管理部门;绩效考核;滚动优化;指标权重

随着信息技术的不断普及和应用,且逐渐深入到医院的各个业务流程中,医院的管理方法也逐渐从原有的粗放的人工管理方式向精准的信息化管理方式转变,医院信息管理部门在日常的信息管理工作中发挥着不可替代的作用,因此建立一套针对医院信息管理部门科学而有效的绩效考核体系势在必行,一方面可以极大地提高信息管理部门工作人员的工作积极性,另外一方面有利于信息部门工作量化考核,将医院的信息管理手段提升到一个新的高度。

1研究背景

自2009年以来,我国政府出台一系列新医改政策,推进公立医院改革是新医改方案确定的五项重点改革内容之一,公立医院绩效考核制度改革作为公立医院改革的重要组成部分,受到我国政府、各级医院管理者和参与医院改革的研究机构等多方关注。近年来,信息技术和多种管理方法被广泛应用于医院的绩效考核系统中。张晨阳等[1]介绍了医疗大数据在医院绩效考核体系中的应用。陈丽文等[2]通过信息化技术对护理单元及护士个人绩效进行考核与分配,提升了护士对绩效分配满意度及护理管理效率。多篇研究成果提出将PDCA循环应用到医院绩效考核中[3-6],还有一些文献应用平衡计分卡来设计医院绩效考核体系[7-10],另外,包括关键绩效指标法在内的其它绩效考核方法也被广泛应用于医护人员绩效考核体系的研究[11-14]。上述文献结合各自的研究方向,实现了不同需求下医院绩效考核管理方法的研究和应用,但是上述研究只是针对临床科室和医护人员制定的绩效考核管理方法,对于医院的信息管理部门并没有提出行之有效的绩效考核方法,而且所设计的绩效考核体系中考核指标的权值为固定不变的,这种考核体系无法适应实际情况的变化。因此,本研究结合前人的研究成果,提出了一种针对医院信息管理部门的绩效考核体系并将其应用于实际工作中,大大提高了医院信息管理部门的工作效率,有效激发了员工的工作积极性。

2信息管理部门绩效考核现状

目前,很多医院对包括信息管理部门在内的职能管理部门采取一刀切和平均分配的方式进行薪酬分配,也有极少数医院信息部门采用了简单的绩效考核方法,但考核指标权重设计过于主观,与实际工作情况不相符。这两种管理模式主要存在以下弊端:①信息部门工作人员存在“干多干少一个样,干与不干一个样”的大锅饭思想,员工的工作积极性不高,工作效率低下;②在日常信息系统的运维工作中,员工之间存在推诿扯皮的现象,系统故障得不到及时排除;③大多数工作人员只挑简单的工作来做,没人做那些技术含量高,实施起来比较困难的工作,员工的技术水平得不到锻炼;④临床科室提出的合理需求得不到及时响应,临床科室对信息部门的满意度不高。因此,对于医院信息部门工作人员设计科学合理的绩效考核体系具有很大的必要性,设计绩效考核体系的难点在于如何科学合理地衡量医院信息管理部门工作人员的工作量和确定各项考核指标的权重。

3绩效考核体系的设计

本研究利用关键绩效指标法(KPI)来建立绩效考核体系,KPI法符合管理学中的“二八原理”,即抓住20%的关键行为对之进行统筹规划、分步实施,从而实现对企业或机构的有效管理[15]。因此,梳理医院信息部门的日常工作,抓住日常工作中的关键行为,对之进行分析和衡量是建立绩效考核体系的重点。在设计绩效考核体系之初,医院信息处成立了由信息处管理人员、一线工作人员代表和临床科室人员代表组成的考核小组,信息部门的每个员工每个月的绩效总分为100分,考核小组依据绩效考核体系,结合每个员工的实际工作量对其打分,然后对所有员工的考核成绩进行归一化处理,最终依据考核结果来分配绩效工资,同时为了避免考核指标权重过于主观化,对指标权值采取了滚动优化的调整方案。

3.1绩效考核指标的确定

郑州大学第一附属医院信息处作为医院信息化建设和信息系统的管理部门,承担了包括新信息系统的上线运行,医院硬件网络和终端应用的管理,现有系统和网络的日常运维等重要工作。依据关键绩效指标法理论,关键指标的来源是基于战略目标与竞争要求的各项增值性工作产出,即对过去行为与绩效的修改,因此,在设计医院信息处绩效考核体系之前,信息处先期自主开发了基于B/S架构的信息化管理综合应用系统,该系统包含日常工作登记模块,在该系统中对日常工作进行了长达两年的全方位、全流程记录,这些记录数据客观地反映出信息处各项工作的质量和数量。考核小组采取座谈讨论的形式,首先对日常工作记录数据进行分类整理和统计分析,其次剔除对信息处整体工作影响不大的工作类别和项目得到绩效考核体系的关键指标,然后按照各类工作的难易程度把考核指标分为两个等级,难度大的工作对应的指标初始权重设置为10%,难度小的工作对应的指标初始权重设置为5%,由此整理出医院信息处绩效考核体系的指标及其初始权重如表1所示。表1显示,整个绩效考核体系包含5个一级考核指标和14个二级考核指标,二级考核指标是对一级考核指标的细化和分解,表1中所有指标均符合KPI法中的SMART原则,SMART是“具体的”、“可度量的”、“可实现的”、“现实的”和“有时限的”五个短语对应英文单词的首字母[16]。工作人员每个月的绩效得分为满分100分、工作完成比例和指标权重三项之积,比如在表1中,按时在岗率为实际在岗时间与应在岗总时间的百分比,迟到和早退按在岗半个班计算;日常运维方面,规定一线值班人员负责故障登记,二线值班人员负责故障处理,软件故障处理时间不得超出30分钟,硬件和网络故障处理时间不得超出2个小时,除特殊原因外,如果故障处理超出规定时间,将按超时故障的比例扣除值班人员的绩效考核分数;技术能力指标和科研能力指标按员工参与的具体项目的数量计算,规定员工参与项目数量的基本指标,达到基本指标的得满分,完不成指标的按照实际工作量计算完成率,并且这些指标的完成情况是在次年每个月的绩效工资分配中得到体现,规定每个员工每年在中文期刊或者国家级会议上发表论文2篇,发表2篇及2篇以上的员工次年的每个月可以获得5个绩效分,发表1篇的员工次年的每个月获得25分,没有发表的员工不得分;其它指标分数的计算方法以此类推。

3.2指标权重的优化

本研究所设计的绩效考核体系结构如图1所示。在图1中,随着时间的推移,优化后的权重将被做为下一时间单位的指标权重。对权重进行优化的目的是增加考核体系的灵活性,使整个的绩效考核体系逐步逼近理想状态下的考核体系,引入滚动优化方法的目的是逐步降低初始权重设置的主观性,使指标权重的设置能够更好地引导员工进行工作,更加客观地反映医院信息管理部门的工作方向。权重的滚动优化过程如图2所示。从图2可知,对当前指标权重增加扰动,使当前各指标权重得到一定程度的微调,得到模拟指标权重,根据所获得的模拟指标权重计算出模拟考核结果。如果对当前指标权重增加N次相互独立的扰动量,那么就能够得到N种不同的模拟指标权重,从而对应求得N种不同的绩效考核方案,考核小组对这N种绩效考核方案进行评分选优,得分最高的方案为当前N种候选方案中的最优方案,该最优方案所对应的模拟指标权重做为下一个时间段绩效考核体系中指标的权重。考虑到权重优化方法的可行性,实行权重优化时必须符合以下两个原则:一方面,为了使整个绩效考核体系在受控的范围内,使其逐渐收敛于理想的状态,所增加的权重扰动量不能过大,并且对所有指标增加扰动量的总和应该为0,即保证所有指标权重调整过后,其权重之和仍然为100%;另外一方面,N值取值不能过大,理论上N值可以趋于无穷大,即可以得到无数个候选方案,N值越大,越有利于得到当前最优的考核方案,但是N值取值过大,会增加考核小组评分的工作量。在本研究中,基于以上两个原则,确定权重扰动量的绝对值之和不得大于5%,N的取值为10。

4应用效果

绩效考核体系实施一年以来,获得临床医护人员、信息处领导和职工的一致好评和认可,对我院信息处各项工作的顺利开展起到积极促进作用,具体效果详述如下:①劳动纪律方面,一改往日值班纪律涣散的局面,全年没有出现旷工、迟到和早退等违反工作纪律的现象,确需请假的员工严格履行医院的请销假制度;②日常运维方面,全年故障登记率和处理率均达到100%,没有出现故障瞒报和故障不报修、不处理的现象,各类故障的平均处理时间较往年有大幅度下降,说明工作效率得到较大提升,每日对机房设备巡查2次,设备巡查率达到100%;③信息化建设方面,2018年全年共上线软件系统4个,分别是计算机终端管理系统、医院综合信息应用平台、门诊电子病历系统和智慧医院支付系统,这些系统的顺利上线为医院各类业务的顺利开展奠定了坚实的基础,全年对医院信息系统和网络进行优化共计12项,通过系统和网络优化,降低了各类故障发生的频率,其中软件故障率下降1217%,硬件和网络故障率下降1121%;④科学研究方面,2018年由郑州大学第一附属医院信息处主导并发起成立了河南省医院协会人工智能与临床大数据管理分会;全年成功申报多项科研课题,包括国家自然科学基金项目一项,省级科研项目一项;全年信息处职工在各类学术期刊和会议上共发表论文40余篇,其中包括SCI期刊论文1篇,中文核心期刊论文2篇,国家级会议论文17篇,展示了郑州大学第一附属医院信息处雄厚的科研实力;⑤工作满意度方面,信息处的工作得到了临床科室和其它职能处室的进一步认可,通过不定期抽样问卷调查的方式进行统计,2019年年初临床科室满意度较2018年年初提高98个百分点。综上所述,根据关键绩效指标法,考核小组初步确定了考核体系的指标权重,为保障指标权重设置的客观性,设计了指标权重的动态优化方法,进一步降低了人为因素对指标权重的干扰,增强了考核体系的客观性和实用性,从2018年考核体系的实际应用效果来看,考核内容能够客观公正地反映信息管理部门各工作人员的实际工作量,使工作任务量大、工作完成情况好的职工能得到切实的利益,从而为大家营造一种积极主动工作的氛围,有力地促进了医院信息工作的规范化和科学化管理。

作者:贾志刚 杨扬 张子寅 单位:郑州大学第一附属医院

医院管理部门绩效考核体系设计应用

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