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企业内部控制制度建立对策

2021/05/14 阅读:

摘要:近年来,汽车行业高速发展,竞争激烈。汽车4S店如果要实现可持续发展的目标,就必须提高自身的综合实力。加强内部控制不仅可以提高公司的综合竞争力,还可以提升企业的经营效益。目前,大部分汽车4S店虽然都建立了内部控制制度,但是由于大多数4S店没有专业的审计人员,同时缺乏科学有效的管理措施,导致内控能力不足,制约了业务利润的提升。因此,规范汽车经销商的内部控制成为企业实现长久发展,增强抗风险能力的重要措施。文章论述了当前汽车4S店内部控制工作中存在的问题与不足,并结合实际提出整改建议与意见,以期能提升4S店的内部控制水平。

关键词:汽车4S店;内部控制

近年来,从“重制造”到“重服务”成为我国经济结构升级的转型方向。其中,汽车行业也由简单的销售转为销售服务一体化。目前,汽车4S店销售速度放缓,利润降低,其只有加强内部控制,提升企业综合竞争力,才能使企业在市场中持续发展。

一、引言

企业内部控制是以专业管理制度为基础,以防范风险、有效监管为目的,通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点,并以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。它能合理保证企业经营管理合法合规,资产安全,财务报告及相关信息完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。在社会化大生产中,内部控制作为企业进行生产经营活动自我调节和自我制约的内在机制,处于企业中枢神经系统的重要位置。企业规模越大,其重要性越显著。可以说,内部控制的健全与否,是决定企业经营水平的关键。

二、汽车4S店加强内部控制的重要性

(一)维护资产安全,降低企业风险

内部控制的初衷,就是保护公司资产的安全。作为服务行业,4S店不仅应保证自身资产安全,还应保证客户的资产安全,避免因内控环节脱节而给4S店的经济和信誉上带来巨大损失。因此,4S店应加强资金管理与固定资产管理方面的控制,维护好客户的财产安全。例如在收款方面,公司可在各洽谈桌、展示厅等位置做醒目标识,提醒客户定金、车款或者维修款务必到公司收银台缴纳,不能由业务人员代收或者垫付任何款项,该措施既可保护客户资产不受损失,也可保护公司利益不受侵害。4S店通过改善内部管控,对企业风险进行有效评估,可以不断加强对企业经营薄弱环节的控制,降低与防范企业的各种未知风险。

(二)促使企业合规经营,遵守国家法律法规

守法和诚信是企业健康发展的基础,加强内部控制能够使企业守法经营和合规管理。对于企业来说,合规是企业的底线。公司所有的业务,只有在合规合法的前提下,才能不断扩大规模,提升质量水平。例如,4S店员工的劳动合同,维修车间的安全生产,财务税务的数据等方面,都有相关的合规要求。企业不仅要有合规经营的意识,更要形成良好的企业文化,这对遏制违法违纪和防范案件发生具有积极的深远的意义。

(三)提高经营效率,促进企业可持续发展

企业内部控制的最终目标就是提升公司的盈利水平。加强内部控制,可以使企业结合当下市场环境,调整经营方式,提高公司运营效率。让公司员工清楚自己的岗位职责,不断提升业务执行力。通过严密的监督与考核,真实地反映工作情况,再配合合理的奖惩制度,便能激发员工的工作热情及潜能,从而促进整个企业经营效率的提高,使企业在竞争激烈的市场中,做到开源节流,降低企业成本,提高利润贡献。

三、汽车4S店内部控制存在的问题

(一)未遵循不相容岗位分离原则,关键岗位无定期轮岗制度

不相容岗位,是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。在汽车4S店里,最常见的不相容岗位是收银与出纳。部分4S店当业务量下降时,会进行人员精减,将收银和出纳岗位进行合并。但在合并后,该岗位极易出现内控漏洞。由于收款与到账有时间差,另外售后结算业务又有各种优惠券使用,会造成个别工作人员在收款作业中出现舞弊现象。如某4S店收银岗位人员曾出现将流失客户长期不用的优惠券套用在正常车子的结算企业内部控制制度的建立与完善———以汽车4S店为例项洁洁单上,套取正常客户的结算款的问题。另外,关键岗位无定期轮岗,容易导致某些错误按一贯模式操作,无法识别。如某4S店财务经理与行政经理长期在单店未做调动,个别行政人员在进行预算编制时,人为将费用做高,而财务经理则出于对其的信任未严格审核,导致其在立项与报销费用时,侵占了多余报销费用,给4S店造成经济损失。

(二)未对业务进行严格授权审批控制

4S店在进行各种经济业务时,必须经过规定程序的授权审批。汽车销售权限、售后维修打折权限,续保赠送权限等均需要当事部门、财务部门与总经理审批。而在实际经营过程中,该授权审批制度往往出现纰漏。部分销售顾问在订单签订时,为尽快达成销售目的,没有经过财务部核价,即收取定金并口头答应赠送客户各种礼品。售后维修车辆需要打折或赠送客户保养时,也未经任何审批流程,单方面承诺各种优惠。而当客户提车或者交车结算时,则会找理由推脱或延时审批。此外,业务部门需要采购或者获取活动经费时,常按照自己的惯例,先支出再报备。长此以往,导致管理层对业务和公司费用失去有效控制,并因未向客户履行承诺而导致投诉增多。

(三)未进行常规内部审计与专项审计

汽车4S店在内部审计与专项审计中,容易出现审计流于形式的问题,其审计人员往往配备不足,或招聘无审计经验人员。个别汽车集团审计部门甚至没有专职审计人员,出现需要审计项目时,临时抽调单店财务经理组成审计组,各自交叉检核。由于审计人员对业务流程不熟悉,无法通过数据查出存在的问题,个别业务部门甚至篡改需要提供的数据。长此以往,导致审计无法起到任何监督与制约作用。

(四)会计数据失真,无法真实记录业务数据

由于汽车行业财务人员流动性强,每个财务人员处理事务的方式不同,导致公司的财务数据会出现不连贯的现象,往往无法真实反映业务情况。销售车款方面,当出现缴纳定金与提车、付款、开票的客户不一致时,财务人员会笼统按照最终开票人入账。售后结算方面,客户赠券种类繁多,财务只是根据自己账上收到的金额做收入,往往会少计收入,少做费用。由于人员的频繁变动,一些厂家返利最终也无人对接,不了了之,应收未收账款,也无人查实,最终导致公司受到损失。

四、完善汽车4S店内部控制的对策与建议

(一)严格遵循不相容岗位分离政策,对重要岗位进行定期轮岗

公司需保证不相容岗位的分离。收银出纳岗位是财务部门的关键岗位,若是该岗位出现问题,会给整个公司带来不可计量的损失。因此,必须确保该岗位人员的分离,且公司需要对该岗位进行定期检查与不定期审计,包括每天的收付款核对,各类优惠券是否同车牌使用,客户车款是否收齐,发票的开具是否正确等。对于店里重要岗位,每3~5年需要进行一次轮岗,可制定发布《行政、财务人员岗位轮换和强制休假管理制度》,实现财务与行政负责人在同区域跨公司岗位轮换,或者跨区域岗位轮换,并在未事先征求本人意见和未提前告知本人的情况下,临时强制要求相关岗位工作人员在规定期限内休假并暂停行使职权,同时对其进行离岗审计或离岗检查。该制度可以有效地对重要岗位进行监督,减少人为因素给公司带来的意外损失。

(二)严格遵循授权审批政策,禁止擅自执行未审批项目

在销售新车的过程中,财务收取定金时,必须严格按照价格授权审批政策,对订单进行审核。对空白合同进行入库管理,销售订单合同一次性打印完成,任何赠品都与客户当面确认完毕,装潢单由客户签字确认。售后部门事故车需要赠送保养或其他赠券时,需要提前在工作群报备,管理人员确认后才可赠与客户,严禁出现“先赠送,后审批”现象。公司日常费用,由行政部门审核无误后统一立项,经公司负责人审批后执行,严禁出现各部门无备案自主自行采购后报销的现象。对于公司特殊事项,超公司负责人权限的事务,必须报备集团,由集团对应各事项小组商讨后,通过特殊业务审批后执行。对于因未报备而擅自执行事项的,未造成公司损失的,扣罚当事人与直属上司当月5%绩效;造成公司损失的,按照孰高原则扣罚当事人与直属上司当月绩效的50%或者损失金额的10%。

(三)录用专业审计人员,将常规审计日常化

审计部门对4S店财务信息的正确性及经营活动的合法合规性起到重要的保证作用。4S店应招聘部门经理级别的审计人员,对下属各4S店的经营业务进行常规审计与专项审计。审计小组应该由财务、销售、售后、市场等管理级别人员组合而成,审计人员需要精通4S店的经营业务,只有对业务流程熟悉的审计人员,才能在检查过程中发现纰漏。审计部需要根据4S店的实际业务作出判断,而不只是按照文本标准去检核。审计监察部应该直接由投资人直接管理,其可以单独行使权力,对于任何异常情况均可进行追查,只有如此,才可以真正有效的遏制各种舞弊行为。另外,对于审计人员的招聘,不仅需在业务能力上对其进行考核,对职业道德同样需要认真审核。人事部需要对即将入职的审计人员进行入职前调查。

(四)加强人员培训机制,保持财务人员稳定性

4S店应尽量保证财务人员的稳定性,以使各项业务连贯一致,贯穿始终。加强对财务人员的专业培训,使其对业务进行深入了解,做到业财结合。当交车客户出现代付款时,需要客户当面签订代付款证明,避免后续出现车款纠纷,售后各类赠券,需要及时登记台账,方便归类为销售或者售后等费用。厂家返利问题,必须确保每笔款项顺利到账。当返利出现异样时,必须及时通知业务部门与总经理,并向厂家发起申诉流程。财务人员交接替换,需要留下足够时间,不允许出现空岗现象。另外,需要对公司员工做日常培训。当公司推出新政策或者新业务时,必须第一时间对各业务部门与职能部门进行培训讲解,确保每位员工都能适应公司的发展。

五、结语

综上所述,汽车4S店必须加强自身管理,建立并严格执行内部控制制度,将内控制度落实到每个部门、每位员工。公司需要制定详细周密的管控流程,尽可能将各业务条线的内容涵盖其中。只有建立健全的内部控制制度,才能保证企业的可持续发展。

参考文献:

[1]刘乐平.汽车销售行业内控管理存在的常见问题及对策[J].财会学习,2018(34):231+233.

[2]陈红.汽车4S店内控管理的现状及其对策[J].中外企业家,2016(35):105+107.

作者:项洁洁

企业内部控制制度建立对策

2021/05/14 阅读:

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