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合同管理视角下企业内控制度建设

2021/07/22 阅读:

摘要:市场经济环境下现代企业进行经济活动的主要方式是通过合同形式来完成的,合同制度能够保证签订合同双方的利益,有效控制风险,可以说现代企业的发展离不开合同制度,如何加强合同管理成为现代企业内控制度建设的重要内容。总的来说,合同管理是当事人双方或数方确定各自权利和义务关系的协议。随着改革开放后我国经济的不断发展,国际化水平的不断提高,我国的合同管理的应用水平也在普遍提高,但是毕竟我国市场经济的起步要比欧美等西方发达国家晚,所以还是存在一定的不足和缺陷。企业合同的签订是一个相对比较漫长的过程,归纳起来一般包含两个主要环节,一个是签订合同流程,二是合同履行流程。加强企业合同管理,通过合同管理不断完善企业的内控制度建设,有利于规范企业之间的商业行为,维护企业的合法权益。本文主要是通过对当前我国合同管理的现状进行深入剖析,指出其中存在的问题和不足,提出对应的解决策略,希望对我国企业内控制度建设起到一定的推动作用。

关键词:合同管理;企业内控;制度建设

引言

市场经济现代企业进行经济活动的主要方式是通过合同形式来完成的,合同制度能够保证签订合同双方的利益,有效控制风险,可以说现代企业的发展离不开合同制度,如何加强合同管理已成为现代企业内控制度建设的重要内容。总的来说,合同管理是当事人双方或数方确定各自权利和义务关系的协议[1]。随着改革开放后我国经济的不断发展,国际化水平的不断提高,我国的合同管理的应用水平也在普遍提高,但是毕竟我国市场经济的起步要比欧美等西方发达国家晚,所以还是存在一定的不足和缺陷。企业合同的签订是一个相对比较漫长的过程,归纳起来一般包含两个主要环节,一个是签订合同流程,另一个是合同履行流程。加强企业合同管理,通过合同管理不断完善企业的内控制度建设,有利于规范企业之间的商业行为,维护企业的合法权益。

1.概况

总的来说,随着我国经济的不断发展,以及与世界经济融合的不断深入,合同管理在我国,特别是在我国加入世界贸易组织之后,已经获得了长足的发展,我国企业的内控制度建设也日益完善。我国政府业先后通过出台相应的规范不断加强对企业内控制度的指导并先后于2006年6月国务院国有资产监督管理委员会颁布《中央企业全面风险管理指引》,证监会颁布《上市公司内部控制指引》,2008年财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定了《企业内部控制基本规范》[2],这些规范、指引的出台对我国企业内控制度建设起到了积极的推动作用,也起到了示范引领作用,可见,我国政府对企业内控机制建设是高度重视的。但是,就我国企业目前的发展来看,还存在如下的问题。

2.当前我国企业合同管理存在的主要问题

一是对合同管理的重要性认识不到位。相比于欧美发达国家,我国市场经济的基础相对来说还是比较薄弱,对市场经济下的作用方式、内容等理解和认识还不够深入。因此,部分企业对合同管理的重要性认识明显不到位,还停留在传统的商业模式下。在签订合同之前,对合同的内容、法律法规等了解不够深入,导致在商业行为当中自己的合法权益受损却无能为力。这种现象的出现,一方面说明了我国企业对合同管理的重要性认识明显不足,思想上的不重视导致我国企业无法合理保护自己的权益;另一方面,也说明我国企业的内控制度建设存在一定的问题,对于合同从签订到履行没有进行行之有效的管理。二是企业内部缺乏系统的合同管理。合同管理与企业内控制度建设其实是相辅相成的关系。对合同管理的重视程度高,措施周密会推动企业内控制度不断完善,而企业内控制度的不断健全,也会积极促进合同管理制度日趋成熟,反之亦然。当前我国部分企业内部缺少对于合同的管理机制,该企业的内控制度必然是不完善的。缺乏系统的合同管理在一定程度上违反了内控制度相互牵制的原则,合同管理起不到预期的作用,反倒会激化各部门之间的矛盾,从而导致发生纠纷。三是签订合同之前的调查研究不充分。企业的合同管理一般包括订立、履行、变更、解除、转让、终止等环节,与之相对应的就是贯穿于过程中的审查、监督、控制等的管理手段[3]。签订合同之前,双方要对彼此约定的事项进行详尽地了解和估算,如产品的市场价格、利润空间等等。但目前,我国还有部分企业在签订合同之前对于合同内规定的事项缺少调查研究,对与之签订的对象了解也不够深入,对合同对象的主体审查也不够到位,为了追求短暂的经济效益,忽视了对签约主体的信用情况和履约能力的考察。有些企业难以摆脱过去传统的“熟人”经济模式,仅凭“熟人”介绍就盲目地签订合同。这种情况下,如果缺少对合同的审查、监督、控制等管理,就会导致后续合同的履行出现问题。四是企业内控管理环境落后,信息化程度低。随着我国经济和科技的不断发展,企业内控制度的建设应该在很大程度上包含信息化的内容。但是目前我国企业的经营方式,或者说是在经营者在思维上,还没有将信息化、科技化纳入到内设制度的管理当中,比如说,当前我国企业总体上没有建立内控管理信息系统或建立不完善,阻碍了一系列内控手段的展开[4]。

3.关于在合同管理视角下加强企业内控制度建设的建议

合同管理是企业内控机制建设的重要组成部分,对于企业的运营发展有着重要的作用,上文我们对我国部分企业存在的问题进行了剖析,如何采取有效措施防控风险,完善机制是每一名企业经营者需要思考的问题,为此本文提出以下几个方面建议,以供参考。一是突出风险管理的管理理念。风险管理是一种现代化的企业管理理念,是指企业在生产经营过程中对可能发生的风险的一种管理。一方面要加快制定企业内部控制的基本规范,将风险意识始终贯穿于内部控制制度建设,逐步构建以全面风险防控为导向的内部控制体系[2];另一方面企业的生产经营者和工作人员都要时刻紧绷风险这根弦,在制定了相应的制度规范之后,要严格地实行,发挥奖惩机制的有效作用,奖罚分明,激发工作人员按照内设制度工作的积极性。对于能够按照规定要求执行、表现突出的员工要进行奖励,对于不能遵守规范的要进行批评和惩罚。当然,我们还要积极发动企业一线工作人员的力量,他们对于从事的工作是最了解的,感触也是最深的,对于风险的预判往往也比较准确,所以企业的生产经营者在制定内控制度的时候要广泛征求广大一线企业工作人员的意见和建议,并随时总结他们在一线的经验,不断完善内控制度的科学性、有效性以及实用性,同时也增强了企业工作人员自觉遵守制度规范的主动性和自觉性。二是要围绕合同管理流程,构建全方位的内控制度建设,对重点领域要不断细化并进行重点掌控,确保内控制度建设覆盖到从合同准备阶段、签约阶段、履行阶段的全过程中。(1)合同准备阶段的内控制度建设。合同准备阶段,签订双方就签约意向要进行深入地沟通和交流,对彼此的了解也要更加深入。主要包括合同的需求是否符合企业及市场、行业的实际情况,对签订合同的主体是否具有经营的合法性、是否具备后续履约的能力和资质等情况,这些情况企业要根据实际制定出切实可行的标准化制度,让企业具体负责人和工作人员有据可依。企业还要建立自己的信息库,对相关信息进行收集和持续更新完善。同时,对于合同也要提供标准化范本,合同文本的审查也要通过制度,明确应由哪些部门联合审核,重点审核合同的合法性、可行性和经济性,签订合同的双方就有关事宜要进行详尽地切磋和谈判。就谈判这个环节也要制定相应的制度建设,通过定期培训、专家授课的方式不断提高企业谈判队伍的专业能力。(2)签订合同阶段的内控制度建设。合同的签订阶段要通过建立制度明确合同签订人员的身份、层级、公章的申请使用流程等细节制定对应的内控制度,双方一旦完成签约,企业应就合同编号进行管理,这就需要企业制定相应的管理制度。同时,合同签订后需要妥善地保存,档案的保管也是企业内控管理的重要一环,不容忽视。(3)履行阶段的内控制度建设。在合同履行期间,双方要根据合同约定的权利和义务开展商业活动。企业要建立好合同管理台账,对签订合同的双方的履约实施的监控和重要节点进行监督。比如对于企业什么时间、通过什么样的方式履行合约、付款多少金额等都要进行详尽的备案和记录,以备不时之需。如双方因某些原因,其中一方未能履行合同规定,这时就需要建立关于违约的有关制度。比如说,违约方如何赔付违约金,违约方所提供的商品或服务如何尽快找到别的供应商,如果双方在合同约定期间产生纠纷,如何协商处理纠纷等等都是需要健全的内控制度来指导实践工作的。三是创新方式方法完善内控机制建设。随着时代的不断发展和互联网以及移动支付的兴起,企业的内控制度建设也在不断地走向智能化。企业要根据自己的实际需要,对内控方式进行与时俱进地改革。比如说,现在的大数据计算系统和一些与企业诚信相关的网站,对于了解其他企业情况有着非常重要的作用,在建立内控机制时,也要将这些信息考虑进去,同时还要与时俱进,不断修改和完善企业内控制度建设。四是不断强化人员素质。企业的竞争归根到底是人才的竞争,内控制度的建设也是为了保障企业能够更规范更舒畅地运行,为生产经营活动提供必要的基础。因此,企业要想方设法地不断提高工作人员素质,确保企业在竞争中立于不败之地。

4.结语

对于现代企业来说,合同管理贯穿于企业内控制度建设的整个过程,内控制度保障了企业合同的可运行性和可操作性,而企业的合同管理对内控制度建设又起到了引领和推动的作用。本文通过对当前我国合同管理中出现的比较普遍四方面问题进行了深入的分析,提出对应的四大方面的意见建议,希望对我国企业内控制度建设起到抛砖引玉的作用。

参考文献

[1]本书石振武.道路经济与管理[M].华中科技大学出版社,2007.

[2]王玉婷.基于风险管理的企业内部控制研究[J].中国总会计师,2017(10):84-85.

[3]吴双言.企业基于内部控制的合同管理研究[J].中国市场,2014(02):51-52.

[4]王明洁.构建企业财务内控管理创新模式的思路[J].商场现代化,2015(028):164-165.

作者:王莉莉 单位:山东实华天然气有限公司

合同管理视角下企业内控制度建设

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