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办公自动化在单位合同管理中的运用

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摘要:随着信息化时代的到来,全球的经济发展给事业单位带来了更多的竞争和挑战。办公自动化是事业单位合同管理不可缺少的新的办公方式,面对知识经济技术的发展,发挥了重要作用。

关键词:办公自动化;事业单位;合同管理

一、办公自动化及其发展

1.办公自动化

办公自动化利用的是WEB的企业计算平台,可以把数字化办公和计算机技术融合起来的一种新的办公方式。办公自动化定义并不是统一的,只要是在传统的办公室中利用各种新科技、新设备等从事办公工作,这些都属于办公自动化,其实就是实现物质化的办公。企事业单位中称为OA,即办公自动化。具有易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性五大特性。

2.办公自动化的发展阶段

(1)起步阶段。它的中心是结构化的数据处理,根据文件系统或者关系型数据库系统,企业的日常办公工作也开始运用信息技术,大大提升了文件、数据等资料管理水平。这一阶段主要实现的是比较基本的办公数据管理主要是文件管理、档案管理等,但办公过程中最需要的交流沟通、文件资料的综合处理不能得到满足,自动化的实施并没有达到预期的效果。

(2)应用阶段。组织规模随着时代的进步正不断扩大,组织也越来越希望可以冲破时间、地区的范围,提升整个组织的运营速度,同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化,这也为办公自动化的应用提供了基础,这个阶段主要特点是以网络为基础、以工作流为中心,提供文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能,极大地方便了员工的工作,规范了组织管理、提升了运营效率。

(3)发展阶段。办公自动化应用软件经过多年发展已经走向成熟,功能也由之前的行政办公信息服务,逐步扩大到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分。

二、办公自动化在事业单位合同管理中的应用

1.合同管理办公自动化的必要性

事业单位的各个部门以及分布在各地的工作人员,业务往来不是很方便,不仅物力财力浪费,工作效率也不会很高。因此,在网络基础上建立办公自动化结构的管理系统是有必要的。可通过电子印章的办法,真正的实现合同的信息化管理。采用元数据的电子文件的管理模式,将用户及其操作的权限等进行严格的绑定,防止信息的泄露和未经授权的人访问和操作,给用户带来很大的麻烦。

2.办公自动化系统的特点

(1)采用的自动化结构体系,有效降低了成本。这种高效能的体系,客户端只要可以运行IE浏览器即可使用,程序的更新就更不用担心了。合同管理系统能够依据登录人拥有的角色进行操作权限的分配,这就使得多人可以分享一台电脑,大大节约了投资。

(2)合同管理系统可以自动的将合适的合同处理事务在适合的时候发送给适合的人实施工作的流程,办公效率得到大大提升。这个系统也突破了时间空间的限制,对那些经常出差的事业单位的工作人员,移动办公是很好的方式,这样就可以随时签阅相关的文件等,有利于决策者的管理水平。

(3)采用的是微软最新的技术、大型数据库及合适的操作平台,对系统的集成性和质量都有保障,在系统的部署和后期的管理都是很方便的。在相关法律的保障下,使用电子印章的电子合同是具有法律效力的,这样电子合同的真实性、完整性、有效性都有了可靠地保障。

3.办公自动化系统的功能

(1)权限管理功能。这个系统是支持无线级别的组织管理权限的,有限级别不会对其有影响,对于单位的组织结构可以真实地模拟出来;细分了权限包括每个模块的每一个操作,提供了自定义的角色管理的权限,系统可以按照用户的角色配置所拥有的权限。

(2)业务协同功能。这个系统对于审批的流程有了更加灵活的定义,无论是合同签订还是其他的重要文件的审批都是要通过无限级别权限的业务审批流程的,用户是可以根据自己的实际情况提交给相关人员,对于各部门的沟通都有很好的作用。

(3)合同管理功能。这是这个系统最重要的功能,贯穿其他的所有功能。首先是对签约方的管理。其次是文档的管理。再次是预算和费用的管理。最后是预警的管理。

4.对经济活动的风险防控

(1)建立风险防控和预警反馈机制。根据合同的期限、金额、执行进度等要素综合划分合同风险等级,针对不同等级进行分类管理和监督。

(2)加强合同履行情况动态监督。设置合同的到期时间、收付时间、金额、分期计划等关键跟踪点,以合同号为连接点将账务系统和合同管理系统进行相关联,实时记录和监督合同履行情况,及时反映经济活动收支状况。

(3)建立完整的合同信息数据库。数据库覆盖合同从起草、签署、履行直到终止的全过程信息。

(4)建立信息化合同审核流程。通过软件平台建立六层级、两层面合同审核系统,按照一定的层次,如发起人、部门负责人、办公室、财务处、业务分管主任、单位法人等六层级进行合同经办、审核、审批把关等,从法律层面和财务管理层面对合同进行审核,确保合同审批公开、透明、规范。

5.办公自动化应用流程

(1)合同管理的流程主要是以合同流转过程为管理路线的。合同流转的过程中会有各级的工作人员进行的大量的实际手工操作和资金流、信息流的活动。每一项工作都是由合同产生的,也会随着合同的转出而结束。合同管理系统是把合同流转过程中的资金流、信息流等有机的结合在一起形成的统一整体,这是一个全程的、全网的闭环工作流程,以此为基础建立了完整的工作体系。采用的这种合同管理系统,能够实现合同管理流转的自动化,和合同流转过程进行实时的监控。

(2)在合同的自动化管理中,合同的真实性、完整性、有效性的维护和管理是一个很重要的过程。从维护事业单位的利益出发,将电子印章技术与合同管理结合在一起,进行整合。这种整合主要是为了完成合同的书写、加盖电子印章以及合同管理系统的操作这三者之间的协调配合。

(3)除了电子合同的真实性、完整性和有效性维护是由电子印章的维护之外,对于合同管理中需要使用的各种电子化的表单,它的真实性、完整性、有效性的维护与管理也是需要考虑到的重点。

三、结语

通过以上的研究发现,办公自动化系统的出现为事业单位的合同管理提供了更多的方便,受到时间和空间的限制也越来越少了,对于系统的开发速度、开发成本都有好处,可以节约成本。这样的系统设计是很符合事业单位的日常办公和其他的业务往来的;采用信息化、自动化的方式对事业单位的合同管理,能够适应未来社会发展的需要,事业单位也会发展的越来越好。

参考文献:

[1]胡春莉.浅谈企业办公自动化[J].科技创业家,2013,(15):49-49.

[2]明延艳.企业办公自动化现状及发展趋势[J].现代工业经济和信息化,2017,(3):88-89.

作者:王晓萍 单位:郑州市西流湖公园

办公自动化在单位合同管理中的运用责任编辑:陈老师    阅读:人次