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电力物资采购合同管理思路

2016/02/01 阅读:

摘要:

近年来,我国的电力行业发展速度逐渐加快,电力物资在市场上的需求量也在逐年增加。为了高效促进电力改革,实现电力企业自身管理水平的提升,必须对电力物资采购合同实施科学管理。本文对电力物资采购合同风险分析以及合同管理作用和管理流程都进行了深入研究。

关键词:

电力物资;采购合同;管理流程

电力企业经营和发展的关键资源保障就是电力物资的及时供应,在电力行业的生产和经营以及管理的各个环节都离不开电力物资。在保障和实现市场经济顺利运营的同时为了实现电力企业经营模式改革,加强对电力物资采购合同的科学有效管理至关重要。电力企业通过实施一系列改革措施,实现电力物资采购合同的管理合理化发展,能够更好的迎接外界的风险挑战。

一、电力物资采购合同风险定义和分类

(一)电力物资采购风险定义电力物资作为一种有形物资采购,其采购方式多样,有贷款采购、直接购买、租赁和交货等等。物资采购的主要包括了购买技改或者电力生产,其中还包括电力资源设备和工具原料等。与此同时,包括需求以及项目计划、合同以及招标和仓库管理,再到后期的物资验收和运输和物资配送等环节都属于电力物资购买的职能范围。电力物资采购的实际结果和预期目标存在偏差的状况下就容易出现电力物资采购的风险。电力物资采购风险会同时存在于采购合同管理和和实际采购操作整体过程之中,所以在电力物资采购过程中从合同制定到合同确立再到实际的电力物资的运输管理各个环节都要做到严谨认真,工作人员要对管理工作足够重视。

(二)电力物资采购合同风险分类本文对电力物资采购合同进行综合归纳总结,得出了采购合同常见的几种风险分类。首先是品质风险,电力物资采购企业衡量每一次的物资采购是否成功的主要依据就是能否准时收到采购的物资和企业接收到的电力物资品质和数量是否符合同标准,所以说电力物资的品质风险也是电力物资采购合同的主要存在风险之一,一旦出现电力企业采购的电力物资不符合质量标准将会对电力企业的生产和发展造成严重的负面影响,严重的可能造成企业经营危机,不利于电力企业的健康快速发展。第二种常见的采购风险就是服务风险,在电力物资采购过程的各个环节中,服务质量的低下也会严重引起一系列风险,其中的风险内容主要包括电力物资供应商在供货和协调环节上的服务质量不佳引起的风险。第三种风险就是交期风险,确保物资交期准确性可以对物资采购方带来很大的便捷和优势,可以实现产品准确交期,从而提升产品的品质,也可以减少缺货现象,降低运送损害性,从而实现电力物资运送成本的有效缩减。第四种是弹性风险,电力企业通常都会在电力物资使用前进行相关的产品检测,从而保证生产运营的顺利进行,电力企业向供应商订货的多少主要依据就是产品的检测结果是否符合企业的使用标准。产品供应弹性问题也是供应商方面容易引发矛盾的关键所在。同时也存在产品采购完成之后面临的临时性价格调整和部分的产品修正由此容易引发的弹性风险。第五种风险就是存货风险,电力企业也存在存货过程中系统临时出现问题和偶发性排成的问题,一旦出现支援调度问题和预测失真问题都可能严重危害电力资源供应链受阻,从而引发相关的资源存货风险。

二、规避合同风险的应对措施

电力企业应该加强采购合同管理工作,同时优化物流协同合作[1]。电力物资采购管理工作的一个关键环节就是保障供应物资的连续性,避免可能出现的物资供应链断裂,这也是电力企业实现企业自身健康快速发展的重要保障。电力企业内部采购管理工作的主要工作内容和工作重点就是对电力资源采购合同的管理工作,采购合同是通过协议的形式利用法律保护连接电力企业和电力资源供应商,实现供需对接,从而建立起双方统一的采购管理体系。科学合理的电力资源供应体系无论是对电力企业还是电力资源供应商都有重要意义,对电力企业可以帮助减少企业成本,对供应商可以实现资源运作效率的提高。目前我国的物资采购环境较为复杂多变,对于电力企业提出了新的要求,首先就是要清楚采购管理系统的整体运作状况,在了解的基础上及时发现和调整可能存在的问题和薄弱环节,强化对各个环节的完善和管理。更加清楚的认识和了解采购过程中的风险诱因,防范物资的采购风险同时优化采购管理制度,加强对供应商的筛选。在通常情况下,物资采购市场方面主要是大型电力企业所占份额较多,所以制定的物资采购合同内容也会相应增加。此时就需要对合同管理的侧重点有所明确,关于物资材料供应时间上是否及时和物资供应环节的服务质量加大关注。对于供应系统的稳固和科学以及物资供应时效性供应商要格外注意。最后,电力企业资源供应的有效保障就是要组建起高效合理的企业采购管理团队。电力企业应该在供应程序上加强有效调整和积极建设,对于采购合同风险加大控制力度,同时做好供应资源的品质监管。

在电力企业与物资供应商的合作中经常会存在供应与需求的不确定因素影响,所以在物资的采购和管理中,应该主要注意物资采购方和供应方对于部分条件的弹性设计。保障在可能出现的外界因素的干扰和影响下,可以及时有效的实现影响的解除,从而实现良好供需关系在电力资源采购和电力资源供应商之间建立。大中型电力企业应该通过科学有效的管理手段保障供应链的管理顺利实施。同时尽量减少电力企业的资源库存,降低运营生产成本,实现利益最大化,避免发生物资需求波动较大和突发性状况时,因为弹性不足导致运营模式不能有效符合现实情况,不利于矛盾的解决。所以电力企业应该及时做到自身各方面应变能力的提高,同时关注企业的生产效率和生产效益,所以保持物资采购的弹性管理至关重要。电力企业和资源供应商之间的合作和联系越紧密就越有利于采购管理的有效运作。电力企业与资源供应商之间应该实现相互之间的资源共享和信息沟通,提高采购合同的规范性与合理性,这些都是建立长期合作伙伴关系的关键。只有在规范的合同体系的约束管理下,才能实现采购管理双方的风险共担和利益合理分配,从而促进和谐健康的合作和发展进步[2]。

三、电力物资采购合同管理出现的问题

(一)采购合同的管理和控制存在漏洞电力资源合同管理的有效性主要由采购合同管理和控制体系来保障和实现,但是目前的很多大中型电力企业都没有根据实际要求来建立合同管理和控制部门,由此就会存在合同的管理与合同承办的混乱现象,不同部门对合同管理的各个环节分工不明确,没有清晰的界限,电力企业应该及时采取有效措施对合同进行分级式管理,在审查的基础上实现各项规章制度的有效落实,建立起配套的合同管理评价体系,做到彻底控制和管理采购合同。

(二)对合同管理和控制的意识薄弱目前很多企业存在偏重关注物资的采购合同文本却忽视对合同有效管理[3]。电力企业没有在采购运营过程中运用有效措施管理合同,没有结合实际的企业发展状况来进行合同跟踪,缺少合同管理风险意识。电力物资管理工作人员必须强化法律意识,加强对合同的管理,电力企业也应该及时制定针对合同管理工作人员的工作制度,约束合同工作人员的行为。

(三)信息传达不明确电力企业物资管理的过程中存在诸多问题,在物资签订过程中没有从电力市场的实际情况出发,没有及时捕捉市场信息,没有结合合理的招标方式进行完善,对价格波动的及时反映不敏感,对于运输和包装管理方面缺乏有效控制。很多物资采购合同制定过程中容易出现内容不规范,条款不严谨,引发合同双方在供货价格和供货时间上存在矛盾,致使资源购买方和供应方出现问题。

(四)没有实现封闭式合同管理合同双方在合同签订和管理中不能完全按照规范流程,合同履行也没有按照相关的法律程序,从而致使矛盾频发。电力企业应该正视合同纠纷问题,重视潜在矛盾,避免纠纷升级,影响电力企业的经济效益的提高。

(五)没有明确的风险责任条款电力物资采购合同条款制定中,条款概念模糊,合同过于形式化,没有发挥合同应有的约束力度,从而造成执行力的不足。物资无论是在生产还是在验收环节都没能实现有效的连接,影响合同的履行力,很多企业存在没有收到物资就直接汇款的状况,从而导致经济损失的加大。

四、电力物资采购合同管理流程分析

(一)对电力物资采购合同的签约流程分析上市企业在下发中标通知的同时进行技术协约的签订,刚投入使用的机械类材料需要按照部门管理和物质供应等相关部门进行技术设计,电力公司的物流管理人员应该在货物运输之前签订物资采购合同,公司的管理人员及时整理合同资料,并相应提出合同相关意见,公司的物流管理部门同时将物资采购相关合同进行归档整理。

(二)对电力物资采购合同的管理流程分析电力公司的资源管理人员应该及时根据设计的变更调整合同,同时根据项目的实际情况来对采购过程进行分析和补充说明,同时确保物资合同的供应方和购买方权利得到真正的保障,不能使随意对采购内容进行调整,电力公司物流人员要在保障物资规格和价格稳定的基础上变更合同审核,合同签订数量的增减需要根据实际情况来制定,电力公司的物流管理人员需要适时根据实际情况来对合同进行审核。电力公司专门部门的领导应该将审核通过的有效合同及时移交物资管理审核部门,电力公司的物流管理人员会将合同整理后进行合同分类和合同归档管理。

(三)电力物资采购合同在履行时的管理流程分析电力公司的物流管理人员需要按照相关规定来制定合理的采购合同以及物资的催缴政策,对于采购的大型电力机械应该做到准确及时了解供应商的整体生产环节和生产计划和流程。应该定期专人追踪供应商的生产进度情况,及时解决生产过程中可能存在的问题。供应商应该按照合同的交货日期制定合理的生产技术,节约时间成本,重要物资及时追踪管理,电力公司的物流管理人员应该做到及时有效的信息反馈,同时应该完善物资的配送管理制度,做到及时交货,工作人员也应该及时与物资供应商联系,随时了解施工进程,及时与供应商协调配送时间,从而确保及时交货。

五、电力物资采购合同管理的作用

电力物资采购合同管理流程主要分为三个步骤,首先是签约,第二是数据的变更,第三是履行约定的内容。电力物资采购合同的主要制定原则就是要维护合同双方的利益,同时具有法律约束效力。电力物资采购合同的有效管理作用明显。

(一)明确采购任务内容电力企业物资采购的主要内容可以通过采购合同来明显体现,配合管理合同可以实现对电力物资采购任务的有效管理。电力企业的具体物资采购任务的确定主要依据电力物资采购合同的制定。可以通过采购合同的具体管理内容明确采购的物资型号、物资技术含量、物资采购成本、具体数量和物资的交货验货方式。

(二)约束签约双方的行为准则对电力物资采购合同的有效管理可以实现对签约双方行为准则的约束。通过对电力物资采购合同的有效管理可以更加明确合同双方的经济和法律关系,使合同双方对自身任务和责任有更加明确的认识,确保了一旦出现合同签约双方违约状况,一概按照合同规定内容来承担责任。

(三)解决采购中的矛盾电力物资采购的很多部门采购计划并不能固定,随时可能发生变化,主要影响因素就是原材料的价格波动引起的,在对合同理解方面合同签订双方都会因为自身法律知识的限制而产生理解偏差,物资短缺等因素也会导致供应商供货拖延。以上诸多问题都是引起电力企业和电力物资供应商之间出现供需矛盾的主要因素,只有严格按照合同的相关问题条款来解决问题才能实现问题的及时有效解决。物资采购过程中只有保证各个环节的合理运作才能实现物资采购的预期目标,在物资采购过程中经常会存在多种隐含风险,所以企业双方应该共同努力加强物资的合同管理工作,用此种方法来规避风险,使运营成本降低经济效益提高。

六、结语

近年来,市场竞争越来越激烈,施工企业迫切需要加强管理,提高资金利用效率,实现企业资金的利用最大化,保障实际运转过程的合理有序,这样才能实现施工企业的更好更快发展。电力物资采购管理合同的有效管理是建立在合同的有效执行上。只有不断完善管理监控流程才能确保管理落实到位。

参考文献:

[1]董付梅.电力物资采购合同管理流程探讨[J].中国电力教育,2012,33:118-119.

[2]马骄.电力物资采购合同管理流程探讨[J].财经界(学术版),2014,18:54+59.

[3]杨东红.强化电力物资采购合同风险管理的内部控制[J].广东科技,2014,24:23-24+22.

作者:李迅 单位:国网四平供电公司

电力物资采购合同管理思路

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