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企业合同管理论文3篇

2015/03/13 阅读:

第一篇

一、合同管理在企业经营管理中的必要性

1.加强合同管理是规范企业经营管理行为的需要。企业开展经济活动的每一个环节都不能离开企业合同管理,企业合同管理自始至终存在于企业的经济活动中,而且合同管理与众多的方面都有着不可分割的联系,例如:企业目标规划的制定、经营策略的安排、生产产品的情况等。一旦没有对企业的合同管理引起足够高的重视程度,就会造成企业战略上的失误,使得行动与目标严重脱离,造成事与愿违、南辕北辙的后果,或者是签订了合同却置之不顾,以上几种情况将直接降低企业的利润空间,社会效益和经济效益会遭到损害,严重者将遭受破产或被兼并的风险。所以,企业不仅应该重视对合同的签订与管理,更应该切实的履行合同的相关内容,不要因为管理不当而遭受经济损失。

2.加强合同管理是法治经济的客观需要。要想促进社会主义市场经济的发展与进步,一个重要前提依据是保证市场中竞争的有序性、公平性、合理性,而健全的法律法规最能够确保竞争秩序。企业之间进行经济交易和合理化的竞争都必须遵守《合同法》的相关内容。企业对合同的管理强度提升若干层次,对各种经济活动的管理与调节就会变得更加高效,出现违背法律制度的概率就会降低,进而就会增强自身的核心竞争力,在国家的法律规范下开展经营管理。

二、企业合同管理现状及存在的问题

由于我国社会主义市场经济体制的确立时间不是那么的长,所以合同管理在我国的发展水平和受重视程度都不是那么高,与发达国家相比有着较大的差距,完善企业的合同管理还有着很长的路要走,为什么这样说呢?上个世纪的八十年代,许多的发达国家已经意识到了加强企业合同管理对企业发展的重要意义所在,并出现了规范合同管理的相关职业,而那个时候我国企业对合同管理的概念认识还处在零阶段,所以国内与国外的合同管理可谓是云泥之别。经过较长的时间之后,政府不断的进行市场体制的改革,完善法律制度,对合同管理重视程度得到大幅度的提升,这些都促进了合同管理水平的提升,规范性得到增强。虽然我们不能否认我国在合同管理方面取得的进步和成就,但是我们还必须承认我国企业合同管理仍然存在着众多的弊端和缺陷,主要表现在以下几个方面:

1.合同管理人员法律意识淡薄。要想对企业合同进行科学有效的管理,首先需要树立较强的合同管理意识和法律意识,毕竟意识是行动的基础和前提,但是我国恰恰存在合同管理人员法律意识淡薄的问题。同西方发达国家相比,我国的合同管理市场化是相当晚的,并且水平极为低下,此外,合同管理这项工作是相当复杂、极其庞大的一项工程,我国缺乏这方面合同管理人才,即使某些单位具备较多的合同管理人员,他们的法律意识也达不到企业的规定与标准,素质极其低下,专业知识极为匮乏,业务素质能力不高,对合同的签订与管理不重视,合同的条文与内容不严密,发现问题之后来看合同也是没有用的。

2.合同管理制度不健全。就现在而言,我国的许多企业单位不具备一套健全、完备的合同管理体制,甚至有些大型的企业也存在这个缺陷和弊端,即使有的企业制定了合同管理制度,也是存在诸多漏洞的,不具备系统性、完整性,无法从最大程度上做到对企业风险的识别、度量、防范与处理。

3.企业合同管理方法落伍。合同管理方法的落伍主要体现在企业数据库的弊端上,数据库是企业开展任何工作的基础和依据,合同管理也不例外,数据库的建立对合同管理发挥的作用是不言而喻的,但是我国的企业有一部分不重视数据库的建立,或者是因为资金实力的不足没有建立数据库,致使采集基础数据的难度急剧提升,进行合同管理变得无章可循;由于系统软件的缺乏,无法对合同管理的相关信息进行及时有效的处理,合同管理人员得不到自己需要的信息,合同管理工作便无法顺利进行。

4.企业忽视动态合同管理。合同管理是一个动态的过程,包括签约、交货、验收、结算等环节。企业往往重视合同签订前的资信情况及履约能力的审查,忽视在合同履行中对方当事人资信情况、履约能力变化的审查,忽视合同内容变更情况的记载,这样会给企业带来一定的风险。

三、解决合同管理问题的对策

1.建立健全合同管理组织机构。公司应成立合同管理领导小组,明确制定相应的工作职责;采用法务部门统一归口管理和各职能部门、各单位分口管理的管理模式。法务部门要实施合同管理具体工作,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责,从而使公司合同管理工作形成一套较完备的合同管理组织网络。

2.建立完善合同管理制度。众所周知,法律法规具有较强的约束力和强制性,所以,加强企业合同管理,首要任务就是建立健全合同管理制度,制度不但需要建立,更需要切实的予以实行,加大对合同管理法律法规的执行力度,不能有任何放松,而一旦发现某些企业违背合同内容的现象,就要追究其责任,对于违法违规现象要严加处理,绝不容忍。

3.加强合同管理人员的培训教育。公司可以利用板报、橱窗等方式紧紧围绕企业中心工作开展法制宣传;支持合同管理人员参加法律、经济管理专业或企业法律顾问执业资格培训考核;更新法律知识,积累实际工作经验,提高企业合同管理人员的法律素质和法律意识。

4.完善合同管理流程,实行企业动态合同管理。公司可以实行全面合同管理流程,包括:对合同对象调查、合同存档、合同履行、合同监督执行与纠纷处理等环节管理工作,完善合同管理方法,提高合同管理工作效率。要加强合同履行情况的跟踪管理,对客户进行评价建立客户目录与档案,定期回访客户适时更新客户档案,掌握客户经营状况,防范合同风险发生,使合同管理工作达到良性循环。

四、结语

企业的合同管理极具系统性和专业性,技术要求非常高,对相关人才的要求是及其严格的。所以,要着力提高合同管理人员的个人素质,接受定期的专业性的训练与培训,为了更好的理解自己从事业务的性质接受更多知识的学习,为做好合同管理打好基础做好铺垫,促进企业的健康发展。

作者:李林芮张海娇单位:长庆油田分公司第五采气厂

第二篇

1优化合同管理措施

随着国家法制建设进程的加快,以及市场经济的逐步完善,人们的契约精神更加凸显,因此,准能公司作为大型国有企业,在市场越来越成熟的当今,要确保国有资产保值、增值,确保公司的持续健康发展,就必须得管理好合同这个对外经济联络的纽带。如何管理好合同,使最大限度地降低风险,提高建设的速度和质量,应注重以下几个关键环节。

1.1建立健全合同管理的规章制度没有规矩不成方圆,没有规章或制度不完善就是无序管理。合同管理亦无例外。准能公司面对合同数量多类别复杂的现状,结合公司合同在财务管理和审计管理中的重要性,依据国家相关法律法规和神华集团合同管理制度和办法,制定了《神华准格尔能源有限责任公司合同管理办法》、确定了专职的合同管理部门,并授予其参与公司重大合同的商务谈判、审查合同条款合法性以及监督、检查合同订立、履行的情况以及办理与合同有关的法人授权手续等权利,有效管控了合同风险,尤其是重大合同,在近三年来没有出现合同纠纷。进一步明确了《合同决策权限及事权流程》,理清了合同签订过程中各岗位的权限及责任,规范了合同决策层级,根据不同的合同明确了相应的责任部门,有效提高了合同条款的严密性、准确性和可操作性。公司制定了严格的洽谈单位洽淡→业务审查→价格审查→法律审查→公司领导批准五个流程,明确了合同签订过程中各个部门的责任,保证了合同的质量,有效规避和明确了合同履行过程中的违约风险。公司在《招投标管理办法中》明确了重大合同签订前需通过公开招标的方式确定合同相对放的原则,有效地保证了合同相对方的信誉和实力,大幅降低了合同违约的风险和经济审计的风险。

1.2严格执行签订合同的依据《合同》是“平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”。这是我国《合同法》中明确给出的定义。在企业中,大多涉及的是经济合同,简单地可以理解为“在企业经营活动中,合同当事人一致的意思表示”。对于国有企业而言,一定要体现的是“法人的意思表示”,而决不能也不允许出现“个人的意思表示”。因此,在合同管理的过程中,明确签订《合同》的依据是必要而且是必须的,在具体操作过程中,不能随意改变,不能视为可有可无,必须执行“刚性原则”。准能公司在这一环节上,除严格执行国家有关法律规定的签订“合同”的依据外,根据合同标的额或科研合同的涉密性考虑,分类制定并规范了签订“合同”的依据,如《中标通知书》、《会议纪要》、《招投标项目审批单》及《招投标项目价格审批单》等,并严格执行。杜绝了随意签订合同现象的发生,营造了公平竞争的环境,并有效防止了腐败现象的发生。

1.3加强签订合同的过程控制合同履行的前提是合同签订。合同当事人在意思表示一致后,需采取一定的形式明确下来,我国《合同法》明确当事人订立合同可采用口头形式、书面形式和其他形式三种。但在企业的合同管理中,大多企业均采用书面形式作为合同订立的唯一方式,目的是为了减少不必要的合同纠纷并有据可查。在国有企业中,往往合同订立是一个比较长的过程,涉及的部门多,经手的人员多是一个显著特点,如何采取必要的手段和措施,加强过程控制,缩短合同签订的时间,为提早进入合同实质性的执行阶段,是合同管理的必要环节。准能公司为加强签订合同的过程控制,采取了“规范流程,明确每个环节的完成时限”、“运用合同管理系统软件,采用信息化管理手段”和“定期考核奖罚和问责制”三项举措,确定了合同在各部门的初次审批不得超过2d,特殊情况不得超过3d的原则,有效压缩合同签订审批过程的时间,提高了合同签订的效率,为公司的经营管理营造了较好的环境,基本消除了各部门推诿扯皮,工作效率低下等国有企业中普遍存在的弊病。

1.4明晰并监督要约方的履行主体《合同》一经订立,就明确了要约方和受要约方为合同的履行主体。就准能公司而言,绝大多数的合同都是作为要约方而履责的。纵观合同管理的整个链条,至少包括合同总则、合同管理部门及其职责、合同的洽谈与起草、合同的审查、合同签章成立、合同履行、合同变更和解除、合同专用章和授权委托书管理、合同编号、合同统计与合同档案、合同业务的经济监督与合同信息的保密及罚则等,笔者认为合同履行过程是整个链条的中心环节。合同履行的好坏,直接影响到公司的经济利益。但是,目前国有企业存在的普遍弊病就是重签订、轻落实履行,本末倒置,造成了国有财产的巨大浪费。因此,作为合同管理部门应进一步明确要约方,即合同洽谈部门的责任,体现出重视合同的法律程序,更应重视合同的落实过程。在国有企业中,合同签订涉及的部门和单位往往有好几个,但真正的主体应该是负责合同执行的部门或单位,只有赋予合同管理部门更大的权限,对合同的履行进行全过程的监督检查,并对合同违规和落实不力的部门和人员,加大处罚力度,形成有效的震慑才能有效降低合同风险,确保公司的财产安全,保证每一份资金都能有效利用。

1.5开展“合同执行情况评估分析”开展“合同履行情况评估分析”是合同管理的最后环节,也是非常必要的组成部分,只有这样,才能实现合同管理的完整性,做到闭环管理,同时达到管理逐年提升的目的。公司应对重大合同履行完成后,由合同管理部门牵头,相关业务部门配合,必要时和邀请第三方评估机构,对合同的履行情况进行全面的后评价,查找合同履行过种中的亮点和存在的问题,每年进行汇总,并由主管领导组织相关部门或邀请咨询机构进行专门的研究和咨询,查漏补缺,不断完善合同管理的流程,努力提高公司合同管理水平,使合同管理能够真正确保公司的财产安全,提高公司的管理水平。

2结束语

总之,合同管理工作是国有企业管理中永恒的话题,同时也是一个复杂的系统工程,不仅涉及的内容广泛,而且涉及的部门、单位和人员众多,在目前,社会节奏越来越快,竞争愈发激烈的背景下,如何在保证合同安全的前提下,尽可能简化合同审查手续,压缩审查时间,提高审查效率是值得进一步探讨。

作者:赵文丽单位:神华准格尔能源有限责任公司

第三篇

1做好日常管理工作,有效规避法律风险

日常管理是合同管理的关键环节,是发现问题解决问题的关键时期,否则一旦文本化合同形成,将承担法律风险。

1.1找准重要管理节点,筑牢合同管理基础始终坚持做到合同审查“严”、合同条款“细”、基础资料“精”、问题识别“准”、托管事务“顺”、管理运行“稳”。“严”即严格资质审查,严格合同文本审查,严格付款条件审查,严格信息录入审查。“细”即细化合同条款审核,采用标准文本,完善非标准文本并制定企业内部标准文本,对合同关键性条款严格把关,避免因合同签订不当而发生经济纠纷。“精”即精细基础资料。一是对合同履行情况验收记录进行优化:鉴于验收单据种类多、数量大的实际,要明确验收单据上传合同管理系统的范围标准;二是加强对合同基础资料的管理,从合同立项、申报、签订、履行、付款等各个环节,规范各类合同基础资料的建立和保存。“准”即准确识别存在的问题。加强培训,制定审核标准和依据,提高合同管理人员的业务素质和能力,确保在合同管理过程中,提出正确修改意见。合同管理部门对审核发现的问题及时修正或退回,保证合同合规合法,通过合同的规范审核,使上报合同专业部门的一次审核通过率达到100%。“顺”即理顺托管事务,规范托管企业合同管理。按照“管理与服务并重、上下协作、精简细化、统一标准”的思路,建立托管单位合同管理模式,创建托管单位合同管理构架、理顺托管单位合同管理流程。“稳”即合同管理人员队伍相对稳定。合同管理人员相对稳定并持有相应法律资格证书,具有合同管理经验的人员担任。对由于岗位变动引起的承办单位专(兼)职合同管理人员调整,采取以老带新、平稳交接的方式,通过老合同管理人员“传、帮、带”,新合同管理人员达到标准方可进行系统操作等相关管理工作。各级合同管理人员职责明确,各负其责,齐抓共管,确保合同系统的正常运行。

1.2加强事后合同治理,防范交易法律风险一是年底下达临时计划提前签订下一年度连续履行合同,确保连续性生产任务有序衔接;二是公司计划滞后不能签订合同的项目,采取放宽签约依据政策,用临时计划、审批报告等作为签约依据,保证合同及时签订;三是主体工程计划下达后,及时督促与之相关的辅助性业务,并及时签订合同,避免其他关联业务发生事后合同;四是系统分析事后合同成因,研究解决办法,查找关联性,事前干预,减少事后合同发生几率;五是严格执行“合同时限管理”,通过电话、短信催办审核人员,杜绝人为滞后原因导致的事后合同;六是落实事前申报制度,对于不能及时签订的项目,严格执行事前申报制度,严格履行事前申报审批程序,尽量避免隐性事后合同;七是严格落实事后合同考核制度。对事后合同责任人及部门严格责任追究,杜绝事后合同的发生,消除法律风险隐患。

1.3加强外部合同审查,确保承包商合规性所有对外签订的合同非油田内部企业的均为外部合同,一要明确审批流程:合同承办单位(部门)申报→合同承办单位(部门)主要领导审批→主管业务领导审批→合同管理部门审核→主管合同领导审批→主要领导审批。二要审查承包商资质及资信情况,审查责任主体为合同承办单位(部门)。对于本年度内初次签约的承包商,承办单位(部门)应审查其资质原件并留存复印件,留存的复印件须同时加盖对方及承办单位(部门)的公章并作为附件送审。合同承办单位(部门)应登录工商局网站,查询承包商资信等动态状况,并出具查询状况说明。三要审查合同签约基本信息,审查项目包括项目概述、合同名称、合同类别、标的金额、履行期限、资金渠道、签约依据等基本事项。其中,签约依据(尤其是自筹资金项目的签约依据)应细化至具体的计划文件、费用列支大项、签约对应小项。四要审查油田外部选商理由,按照“谁承办、谁负责”的原则,合同承办单位(部门)主要领导及其上级主管业务领导为第一责任人,对选商理由的真实性负责“。谁承办、谁负责”,不仅限于合同签订阶段,还应涵盖合同履行、验收、承包商管理和评价、项目后评价、问题回访整改等多个方面。合同管理部门负责外部合同的合规性审核。具体要求为:(1)选择外部承包商的前提是内部企业的产品和服务不能满足质量、性能、技术标准要求,生产组织不能满足油田生产时限要求或无相关可替代的产品和设备时方可外委,但要履行相应审批程序。(2)油田内部单位可以承揽的项目选用外部单位施工服务的,选商理由应重点说明不选用油田内部产品(服务)的原因,理由应客观、充分,并要有翔实的对比数据、相关证据予以支持。(3)其他选商理由应从项目需求、承包商生产能力、技术水平、相对价格优势、服务质量、以往业绩、信誉程度等方面详细分析、阐述。(4)加强合同履约管理,注重过程动态监管。一是执行合同履约季报制度。通过合同履约季报制度的推行,使合同签订与合同履约环节有效、有序地衔接,避免了合同履约不及时、监督不到位的情况,大幅度提升了合同管理效率。二是加大合同检查力度。首先定期开展合同半年检查。检查覆盖基础工作管理情况、合同签订、履行情况,重点突出合同履行过程中形成的各类相关资料。检查后及时形成检查报告、提出问题整改建议,并将问题及时反馈给各级领导及部门,承办部门分析原因、制定整改措施,管理部门对问题的解决情况进行跟踪。其次开展日常性合同抽查。检查各单位合同系统应用情况及合同履行状况,发现异常情况时,及时督促整改,确保合同管理工作有序开展。三是实行合同履行专人负责制。按照企业合同管理办法的要求,对每份合同都指定一名“履行责任人”并在合同管理部门进行备案,目前在建设工程合同、买卖合同中都明确约定了合同履行负责人,下步计划在其他合同中按照股份公司的要求完善合同履行确认制度。四是开展合同清理工作。开展在本单位范围内集中对以前年度未履行完毕的合同进行全面清理,对合同未履行完毕的原因进行了逐项分析并制定相应的措施切实进行整改,提高合同履约率。通过对合同履约情况的全程跟踪、分析清理,杜绝了跨年合同未履行完毕而形成烂尾合同,转变了重合同签订轻合同履行的旧思想,使新旧合同做到有序衔接。

2加强合同后评价管理,为经营管理提供可靠依据

合同后评价管理是提升合同管理的有效手段,不但提升自身管理水平,同时是对承包商工作业绩的综合性民主测评和公开性认可,达到维护企业利益的目的。2.1开展合同统计分析工作依托合同管理系统中的查询统计功能、结合合同履行台账,尝试对合同管理基础数据进行统计和分析。主要采用对比、图表、趋势三种方法,根据定期统计的合同管理基础数据,从各类合同数量—标的金额、油田内部—外部合同性质、资金渠道、月度合同签订数量等方面展开分析,来研究在某一时期或阶段的合同管理状况,为制定工作计划及经营管理决策提供参考依据。

2.2进行合同管理问题剖析和评价针对合同效能监察、合同检查、内控测试中发现的问题,对合同的管理水平作出客观的评价,分析问题存在的原因和风险点,为今后合同管理工作提供借鉴。

2.3会同相关部门做好对合同相对人的管理评价工作将合同履行效果作为合同相对人评价的重要依据,由合同管理人员参与合格供方的评价、评审工作。例如,厂基建中心和器材站通过合同承办人员、履行责任人对合同相对人打分、评价,将评价结果作为今后选商的依据,通过书面审查和信誉等级评价的并行审查方式,有效降低合同相对人的选择风险。

3加强承包商质量监督,完善合同管理监督检查

按照“统一管理,分级负责,分专业审查,依合同结算”的原则,对合同选商、签订、履行等实行全过程规范化管理。

3.1健全承包商质量监督机制一是要求承包商健全质量管理体系,使产品和服务全过程质量受控,质量控制措施和手段齐全完善,产品和服务达到要求;二是建立跟踪和信息反馈制度,风险用户要求,确定质量改进目标,提高用户满意度;三是实行产品和服务质量监督抽查制度,对产品和服务企业质量体系运行情况进行监督抽查,并产品和服务质量监督通报。

3.2完善合同管理检查机制一是按照“谁提供、谁负责;谁承办、谁负责”的负责制要求,在产品和服务质量出现问题时,追究产品和服务提供企业和承办部门责任;二是建立日常监督和定期检查相结合的管理机制,夯实合同管理基础工作;三是严格执行《合同法》和企业内部合同管理办法,对违反产品和服务管理规定的行为,按相关规定进行责任追究。

总之合同管理是一个系统工程,是维护甲乙双方权利和义务的法律性文本,是维护企业利益的法律性保障,强化合同管理是规范企业生产经营管理的有效载体和规避舞弊行为的有效手段,可确保企业在法制体质下有效运行。

作者:高荣和单位:大庆油田第八采油厂企管法规部

企业合同管理论文3篇

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