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科研项目流程信息化管理系统设计实现

2019/06/27 阅读:

摘要:随着科研项目数量的增加,科研管理工作的难度越来越大,管理部门、项目负责人面临着项目全流程管理繁琐、科技信息关联度低、数据利用价值低等困惑,制约着科研项目管理的质量。笔者对科研项目管理中的问题进行梳理和分析,从项目立项、经费管理、费用提取、验收登记、数据统计等方面对科研项目的管理进行规范化设计,该系统实现了科研项目全过程精细化管理,为科研数据统计的准确性、及时性与实时掌握全院的科研状况提供了保障。

关键词:科研项目;信息化;管理系统;系统设计

科研工作是科研院所最重要的职能,科研管理水平代表着单位的形象。近年来,随着科技的进步,很多研究机构都建立了信息化系统,用以管理数据和展示单位形象[1]。科研管理信息化有助于实现决策依据科学化、资源配置最优化、管理工作协同化、工作流程规范化、信息资源共享化,是传统管理方式向新型管理方式转变的重大创新,是信息技术普及和发展的必然趋势[2]。如何加强科研项目全流程信息化管理,摆脱“数据丰富,信息匮乏”的窘境[3],体现现代科研院所的科研管理水平,成为亟待解决的问题。

1管理系统设计背景

1.1项目数量增加制约管理质量

江苏省农业科学院科研项目数量从“十一五”时期的1959项跃升至“十二五”时期的4942项,2016、2017年稳定在每年1060项左右。随着科研项目数量的增加,科研管理工作的难度越来越大,管理部门、项目负责人面临着项目全流程管理繁琐、科技信息关联度低、数据利用价值低等困惑,制约着科研项目管理的质量[4-6]。

1.2原有管理方式不适应新的管理需求

目前,江苏省农业科学院使用的科研项目管理系统建于2011年,属于封闭式的管理系统,缺少开放性,难以实现信息交换[7]。项目立项时科技人员进入积分制考核系统录入项目基本信息,科研处审核后进入该系统进行编号,再将院编号填入积分考核系统反馈给科研人员,过程繁琐。另一方面,2015年国家科技体制改革之后,原有的编号规则已不适用,新的科技计划无对应的编码。此外,年底项目统计不但工作量大,花费时间多,还非常容易遗漏,很难保证数据的准确性和及时性。

1.3高质量发展需要管理的信息化

2018年,江苏省农业科学院将高效管理和优质服务作为年度主题,加快打造新学科、构建新平台、建立新机制,全面提升工作效能,高质量推进我院新时代高水平国际化现代院所建设迈上新台阶。如何高效管理,提供更加优质的服务,让科技人员更加快捷便利地完成程序性工作,把更加充裕的时间还给科研,科研项目全流程信息化管理尤为重要,同时,科研项目管理的信息化也是现代院所建设的必由之路。

2系统设计

2.1需求分析

科研项目全流程信息化管理系统的目标是使科研项目管理工作数字化、流程化、信息化,提高流程化管理质量,实现内部科研项目的规范化和精细化管理。对项目全流程各环节和现行管理中存在的问题进行梳理和分析,制定出项目管理流程图和项目院内编号规则,进而设计开发出管理系统(图1)。

2.2系统功能

(1)系统信息管理包括项目基本信息管理、用户和管理员及权限管理、数据备份及导出等;(2)科研项目管理包括从项目立项到验收全流程的管理等;(3)经费管理包括项目预算、经费调整和合并、管理费和绩效提取等;(4)统计报表包括在研项目和新上项目、合同经费和到账经费等分类统计。

2.3功能模块设计

2.3.1立项流程模块在“江苏省农业科学院信息化云平台”分配专业所、农区所用户账号,登录江苏省农业科学院信息化云平台,进入项目管理菜单后,创建项目并填写对应项目字段数据,提交给研究所科管进行审核,填写项目必须选择项目对应的分类,研究所科管审核不通过的必须填写理由,方便填报人员查阅。

2.3.2经费预算流程模块由研究所科管审核单位用户上报的经费预算信息,预算字段由江苏省农业科学院科研处提供,并进行自动合计与累计预算值计算,由各研究所科管审核,不通过的需要填写退回理由,由科研处审核并导出备案,由财务处审核与备案,最后由会计中心具体办理。

2.3.3项目实施流程模块项目实施对于重点项目要求按期进行上报,一般项目按照常规进行上报,在系统中要能明确区别一般项目和重点项目,设立标记,便于查阅。研究所科管审核后,上报到江苏省农业科学院科研处进行最终审核,对项目进行评估。项目变更需要填写变更内容,提供给研究所科管审核,填写变更意见,指导项目后续变更工作。

2.3.4管理费绩效提取流程模块申请管理费、绩效提取按照表格内容如实填写,按照比例计算百分比,提交审核后,自动导出当前单位和年度下项目绩效提取审批表,并自动计算每个项目的合计值。按管理费规定一次生成,可按到账经费多次提取,管理费预算不足的,用自有资金补足。

2.3.5汇总统计模块此模块是对系统内所有项目进行实时统计,主要的输出形式为管理费年度提取清单、绩效年度提取清单、新上项目年度统计表、在研项目年度统计表、项目分类年度统计表、个人项目档案等表格。

2.3.6电子签名与审核提示以上模块在涉及经费环节审批流程中,都需要电子签名以确保审核的有效性,审核人员的江苏农业科学2019年第47卷第12期—933—电子签名,必须在系统建立之初存入系统的人员信息中,便于本系统动态提取和识别。审核是本系统较为频繁操作的功能,系统需要有准确的提示消息,用户登陆后,立即提示审核信息。

2.3.7生成编号模块项目上报在江苏省农业科学院科研处审核通过后,按照计划级别、计划来源(分类)、合同级别、项目年度、数字序号生成项目编号、之后作为每个项目的标准代号,统一管理归档。

3科研管理系统的实现

3.1项目立项

科研人员申请的项目获批准立项后,在科研管理系统中的项目管理中选择创建,将立项项目的相关信息录入系统。选择计划级别、计划来源、计划类别、合同级别,审核通过后自动生成院编号。此界面需录入项目经费、合同书中约定的管理费和绩效支出,方便后期经费管理和提取,同时提供附件上传功能,方便管理员审核。立项项目填报界面见图2。项目立项管理可以查看所有填报的项目以及目前填报项目的状态,方便管理,在审核页面提供了项目信息查看、编辑、提交和回退功能,极大地方便了项目管理人员的使用。项目立项信息界面见图3,项目立项信息审核界面见图4。

3.2经费管理

点击“经费管理”栏目,可实现预算申报、预算调整、垫支申请、项目经费合并执行申请、后续到账经费录入、外拨经费备案,项目经费管理界面见图5。在预算调整界面,根据调整前预算和调整后预算,系统自动计算调整差额和调整比例,是否符合调整比例一目了然,项目预算调整界面见图6。

3.3费用提取

点击“绩效提取”栏目,可以根据项目的名称、状态查询以往填写的绩效和管理费提取记录。科研人员进入绩效提取填写界面,填写提取绩效数额、提取时间以及管理费数额,提交后由管理员账号审核,项目绩效提取界面见图7。

3.4验收登记

点击“验收登记”栏目,可根据项目的项目名称、验收状态查询以往填写的验收登记。科研人员点击“创建”按钮,创建验收登记表,填写验收时间和验收地点,审核通过后项目全部流程结束,进入结题项目状态,项目验收登记界面见图8。

3.5数据统计

管理员进入数据统计界面,可查看不同年份以及年份间、不同单位各类在研项目数量和经费、新上项目数量和经费、结题项目数量和经费,项目数据统计界面见图9。

4结语

科研项目全流程信息化管理系统的建设,有助于科研人员与管理部门实时了解和掌握项目信息,规范科研经费管理,提高科研项目管理效率。该系统实现了科研项目全过程精细化管理,为科研数据统计的准确性、及时性与实时掌握全院的科研状况提供了保障,同时也是江苏省农业科学院“管理服务年”科研管理方式信息化的具体实践。当然,未来还有许多待完善之处,在试运行过程中,秉承“高效、便捷”的宗旨,不断优化,推动高效管理和优质服务再上新台阶。

参考文献:

[1]戴培刚.科研信息管理系统的构建和完善[J].中国高新科技,2017(9):59-60.

[2]张曦.高校博物馆科研管理系统框架研究[J].科技信息,2012(24):285,288.

[3]张洪军.基于大数据的高校管理改革研究[J].中国成人教育,2017(20):40-42.

[4]刘座铭,高长征,夏善磊.科研项目及业绩管理系统的设计与实现[J].信息与电脑,2017(18):54-58.

[5]刘天真,董彦军.高校科研项目管理系统开发研究[J].中国高校科技与产业化,2009(12):52-53.

[6]吕滨,许兆新,温丽华.科研项目管理系统的设计与实现[J].黑龙江工程学院学报,2005,19(4):57-59.

[7]莫淦清.新形势下高校固定资产管理信息化研究———以浙江金融职业学院为例[J].科技传播,2010(24):240-241.

作者:吴长付 付广青 杜平 还红华 单位:江苏省农业科学院科研管理处

科研项目流程信息化管理系统设计实现

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