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事业单位档案管理创新思路

2021/08/25 阅读:

摘要:在新时期,随着经济的持续稳定发展与人民群众对公共服务需求质量的不断提高,提高事业单位的工作效率与质量成为一项重要任务。档案管理的有效管理是保障事业单位稳步提高工作水平的重要环节,在事业单位组织管理模式深化改革的大背景下,根据新档案法执行更严格的标准,不断创新管理思路和办法,确保档案管理工作的质量不断改善。

关键词:新时期;事业单位;档案管理

事业单位作为由国家设立、向公众提供各项公共服务的机构,具有非营利性和公益性。在新时期下,事业单位在内部控制问题上面临着诸多挑战。面对挑战,事业单位要想提升档案管理工作效率及质量,需要通过不断的改革创新,优化单位内的档案管理工作内容[1]。

一、事业单位档案管理工作的主要特点

(一)完整性和客观真实性

事业单位内部档案在收集上是否完整、在内容上是否客观真实,往往直接影响到该单位的组织管理和业务运作效率高低。而档案管理工作的质量和效率,则取决于事业单位是否有科学合理的档案管理制度以及档案管理人员的业务能力水平。对于单位管理层的决策而言,档案数据和信息是对单位内部人员情况、业务运行等一系列事项的重要参考依据。因此,如果档案信息出现了缺失或失真等问题,将直接影响到重大决策和日常工作安排的科学合理性。以城市建设事业单位的档案为例,档案资料可谓一个城市发展的“见证人”,能够从侧面反映当地的发展进程、历史风貌和未来趋势。因此,确保城建档案内容的完整性、真实性、客观性,对从中提炼归纳有效信息,供城市的管理者、决策者参考分析等事项而言具有关键性意义[2]。此外,鉴于事业单位所具备的非营利性和公益性等特点,各项运作资金主要依赖财政拨款。因此,良好的档案管理是事业单位实现业务公开、透明及确保财政拨付款项得以更高效利用的重要保障。这也是从广义的国家行政管理视角对事业单位档案管理提出完整、真实两大要求的另一原因所在。

(二)系统性

系统性始终是事业单位档案管理工作所具备的一项属性,这一属性不以事业的所涉行业、单位规模大小、内部组织模式、实际管理工作质量的好坏等因素为转移。当前,事业单位通常需要对所采集的相关档案资料开展为期一到两年的保管、维护等管理工作,之后才会统一汇集到专门的档案事业单位作统一保管。在此期间,如何确保各项资料的完整归档、如何设计档案资料分类标准、如何安排移交时间和方式等问题,不仅是事业单位档案管理工作的各项重点内容,同时这些事项之间也具有系统性的内在联系[3]。如某一环档案管理工作的流程、执行标准设计如果不够合理科学,会对单位对外业务工作的有效开展造成一定的影响。因此,事业单位必须清楚地认识到档案管理工作绝非仅局限于对文件资料的整理和保管,其内在的复杂性、系统性对科学管理制度以及工作流程的形成提出了更多要求。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

(一)缺乏完善的档案管理制度体系

目前事业单位档案管理工作中最突出的问题是管理制度体系不完善,其主要因素是单位的领导层对于档案管理工作没有形成全面的认识和足够的重视,对相关工作提供的指导和支持不足。部分事业单位虽然形式上存在着一套档案管理制度体系,但由于设计不够科学合理或存在形式化等问题,落实不到位的情况始终难以杜绝,导致不能对档案管理工作起到应有的作用。诸如资料随意堆放、文件遗失、分类混杂、调用外借程序不规范等,这些问题就是制度体系不够完善、流于形式所导致。

(二)档案管理思路和手段传统老旧

社会全面信息化发展的新形势对事业单位提出了一系列信息化管理的工作要求。部分规模相对较小、经费相对较欠缺的单位仍然在继续使用或只能采用老旧的人工档案管理手段。而且在管理思路上,只重视保管、整理等环节,而对资料利用效率的问题重视不足。在档案储存信息量不断增大的背景下,无法适应新形势下的社会生产需求,而传统的档案管理思路和手段必然会限制工作水平与效率的提升,这个问题是今后事业单位改革创新档案管理工作时必须着力解决重点之一。信息化时代背景下,以城市建设档案管理为例,城建工程对档案信息资源的及时更新、共享、高速传递等提出了较高要求。实际上,三四线城市在大力推进城市建设工程过程中,档案的利用效率往往跟不上生产需求,主要原因是工作思路不对、非信息化的工作方式以及相应硬件配套设施的缺乏,从而限制了城建档案管理水平的提升,导致最终城建工作质量得不到保障。

(三)档案管理人员的培养得不到重视

在新时期下,事业单位肩负着许多重要的任务,单位自身的管理和发展也面临着新的形势、新的要求。一些事业单位虽然对档案管理工作的重要性正逐渐加深认识,并且也给予一定的人力、物力去支持相应部门的运作,但很多时候只停留于人员队伍的增加,而对档案管理人员业务能力培养的相关机制还未完善。因此,需要重视对人才的引进,以及加强对既有从业人员的培养,从而打造业务水平过硬的档案管理队伍,这对单位的长期稳定发展具有重要意义[4]。

三、深化改革创新,提高事业单位档案管理工作质量

(一)提高工作流程的科学性与信息化水平

新时期下,事业单位的档案管理工作要充分利用好信息化科技手段。在“信息爆炸”时代背景下,档案管理工作相较以往已变得更加繁杂化和系统化。档案管理人才每天需要处理、整理的资料和信息量不断增加,同时每个流程都可能对整体的运行情况造成影响。因此,要通过引入成熟有效的信息化档案管理系统,并根据系统运行方式科学制定科学合理的工作流程,提高档案管理工作的水平和效率[5-6]。

(二)推行目标化管理工作机制

事业单位应以工作结果为主要导向,推行目标化管理模式。这种管理模式主要以最终的实际工作成效为导向,重点突出目标的作用及其价值。作为一种现代化的管理手段,事业单位设计档案管理工作机制时可以充分参考和适用其中的一些理念、方法。具体而言,以既定的档案管理工作目标为指向,各项工作的开展都朝向目标迈进,尽可能将每天、每周、每月的工作计划和预期目标安排详细,并严格执行流程记录与监督。在结合单位实际情况,注重档案管理成效和结果,并据此设计科学合理的激励机制以及相应的工作绩效评价体系[7]。新时期下,事业单位的档案管理工作面临着诸多新的挑战和时代要求,应结合单位的业务特征,采取积极转变和适应的态度,创新改进工作思路与方式,提升档案管理质量,为社会发展贡献力量。

参考文献:

[1]郭琳.新形势下事业单位档案管理工作创新路径分析[J].办公室业务,2020(02):123-124.

[2]何丹.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].传媒论坛,2021,4(01):138-139.

[3]李国源.事业单位档案管理工作优化创新方式分析[J].城建档案,2020(12):84-85.

[4]李秋菊.新形势下事业单位档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2019(04):85.

[5]田岳海.事业单位档案信息化管理路径研究[J].记者摇篮,2019(08):76-77.

[6]张新颜.新形势下事业单位档案管理与创新策略初探[J].办公室业务,2019(14):121.

[7]钟颖.新形势下事业单位档案管理与创新策略研究[J].办公室业务,2019(15):112.

作者:李小静 单位:湛江市城市基本建设档案馆

事业单位档案管理创新思路

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