档案安全风险评估的必要性和作用范文

一、档案安全风险评估的必要性和作用

在档案管理工作中存在着诸多的安全隐患，而这些潜在的安全隐患或许就是造成档案管理事故的诱因，此外，档案管理中存在着一些认识上的偏差：一是负责档案管理的部门及相关管理人员缺乏风险管理意识，他们在意识中追求绝对的档案安全，殊不知，绝对的安全是不存在的，即便我们再努力地排查隐患、控制风险，最终也只会实现相对安全。但是风险确实绝对的，不论怎么控制和预防，风险也是独立存在的。这就要求我们逐渐树立对档案安全和风险管理和控制的正确意识，时刻紧绷安全弦，为确保档案安全不懈努力；二是一些档案管理工作人员存在淡薄的风险意识，他们内心存在着麻痹意识；三是档案安全包含着保密性、完整性、可用性、真实性等内容，实现档案安全管理属于一项十分复杂的业务。鉴于此，我们必须要引入档案安全风险评估机制且通过不懈努力使档案风险评估机制得到较好的贯彻和实施。那么档案安全风险评估在实践中到底发挥什么作用呢，本文对此进行如下论述：一是档案安全风险评估可以帮助档案管理工作人员对档案管理中存在的一些安全隐患和问题及时进行排查，在这之后，我们就能对某些安全隐患及时消除。根据海因里希定律，安全隐患的排除势必会降低安全事故发生的几率；二是有助于帮助我们在掌握档案安全工作的基础上进一步摸清底数；三是通过进行有效的档案安全风险评估可以使我们在依据档案管理相关法律、法规的基础上找出可操作性较强的档案安全行业评估标准，这有助于提高档案安全管理水平。

二、从风险管理角度透视档案安全风险评估实践

为实现档案安全，我们需要将档案安全风险评估机制在实践中充分运用，具体做到以下几点：一是不断加强档案安全管理的制度建设。任何管理工作都离不开完善的制度作保障，档案管理也不例外。所以，我们必须站在确保档案安全的高度，不断加强档案安全管理的制度建设。要结合档案管理的要求和本单位档案管理的实际情况，制定科学、完善、切实可行的档案安全管理制度，并通过有效的监督确保档案安全管理制度的有效执行。通常我们的档案安全管理制度包括档案管理人员素质和资质要求、档案室管理管理制度、档案查阅制度、档案保管制度等等。比如档案室管理制度要求档案管理人员要保持档案室的卫生、通风、干燥、认真做好防火工作、防虫、防潮工作等；二是档案安全设施建设。为确保档案安全，防止档案被恶意盗走造成档案丢失，要对档案存放室及周边安装监控设施、门窗设置必须严密，如采取指纹锁，进行身份识别才能进入。同时，严格档案室的值班制度，确保专人值班，不断岗，有问题及时发现应对；三是积极改善档案的基础设施建设，如一些地区兴建了现代化功能齐全的档案馆，所以我们也要积极争取上级资金支持，争取建立正规的、现代化的档案馆，这样对于档案安全具有十分重要的作用；四是定期排查档案安全可能存在的安全隐患，发现问题及时向领导汇报并进行整改，如在档案室内发现虫卵，就必须具有专业敏感性，及时报告领导并采取防虫设施，防止档案遭虫蛀破损。总之，对于发现的安全隐患要通过风险管理意识及时处理，将隐患扼杀在萌芽状态；五是注重对档案管理人员素质的培训，让他们提高责任意识、使命感和专业素质，这样才能胜任档案管理工作，这也是确保档案安全的有效途径。

三、总结

档案安全风险评估指标体系的建立，是档案安全体系建设的重点，档案安全工作渗透在档案工作各个环节，涉及档案收集、保管、利用工作的方方面面。所以，我们必须站在确保档案安全管理的战略高度，积极吸收风险管理理论相关知识，借助风险管理理论有效地实现对档案安全风险评估，积极排查可能存在的安全隐患并及时消除，始终以危机意识和高度的使命感、责任感来对待档案管理工作，这样才能实现档案的安全管理。

作者：白艳辉吴颖利单位：河北省唐山工人医院