建设档案信息化系统实现管理升级探讨范文

摘要：新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。文章以青岛市教育系统为例，探讨如何顺应时展要求，实现校舍档案信息化转型。

关键词：校舍档案；信息化；档案管理

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。校舍档案是中小学校对校舍进行建设、维修、改造、管理、使用等活动的重要记录，是反映学校建设历史、查勘维修房屋、合理使用校舍、维护学校权益的重要依据。由于学校及教育行政主管部门重视程度不够、管理力量薄弱、管理手段落后等原因，校舍档案管理工作现状与信息化时代要求差距甚远，迫切需要借助信息技术，对档案资源进行数字化建设，实现校舍档案的全面数字转型和智能升级。

一、校舍档案信息化建设的必要性

（一）学校档案管理意识淡薄，需加强规范管理。近年来，各级政府加大对学校建设投入力度，学校新增建设项目逐年增多，形成大量校舍档案。学校对校舍档案的价值缺乏正确的认知，存在重工程建设过程、轻文件收集归档的现象，导致基建文件多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多，迫切需要加强档案的集中统一管理，形成规范的电子档案，便于保管利用。

（二）传统管理方式落后于时代需求，亟待升级转型。在大数据时代到来之前，校舍档案以纸质档案（文字、图表）、声像资料为主，档案管理对技术和效率的要求不是很高。但是在大数据时代，随着信息化技术的推广，电子档案的内容和种类都不断增多，档案检索、查询、存档程序更加复杂，传统的效率低下的档案管理模式需要升级转型，档案信息化建设成为时展的必然要求。

二、校舍档案管理信息化策略 

（一）强化档案信息化建设意识。信息化是一个不可逆转的社会趋势，各级教育行政主管部门及学校要顺应发展趋势，树立档案信息化意识，摒弃传统的以手工和人力来进行档案管理的模式，制定档案信息化管理方案，明确档案信息化管理目标，完善档案信息化管理制度，确保档案管理工作能够有序展开。

（二）设计、开发、部署校舍档案信息管理系统。为促进校舍档案管理工作升级转型，需要针对校舍档案管理利用的重点难点问题，开发具备录入、审核、查看、申报、管理校舍档案功能的应用软件，建设校舍档案信息管理系统。系统以学校建设内容为信息采集对象，对学校的基建信息进行实时管理、录入、统计，对校舍档案进行规范的数字化处理，建立完整、准确、动态和规范的校舍档案数据库，系统全面反映中小学校舍建设的成果。以互联网为传输载体，实现教育行政主管部门和学校校舍档案信息管理系统的互联互通，为社会提供便捷的校舍档案查询利用服务。青岛市教育系统加大资金投入，对校舍档案信息管理系统进行设计、开发、部署，利用市级教育行政主管部门信息中心的现有服务器等硬件资源及各终端使用单位现有的计算机办公设备，实现了系统稳定上线运行。过程中采用调研、开发设计、征求意见完善功能、个别学校试点、试运行、上线运行、对接其他平台等试验方法和步骤，完成了系统建设目标任务。

（三）加强档案管理队伍建设。开展信息化培训教育，提高档案工作人员的技术水平和信息化素养，确保档案工作人员的综合能力能满足档案信息化管理需要。

（四）保障校舍档案信息资源安全。当今档案信息资源的安全问题日益凸显，黑客入侵、病毒破坏、设备老化、人为泄密等因素给电子文件的管理带来安全隐患，平台管理部门及学校应加强管理，防范风险。对于外在原因可能引发的电子文件信息安全问题，在数字化建设进程中，应采用信息加密技术、数字签名技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术、入侵检测技术、数字档案的长期可存取技术等，保障数字档案的安全；加强传统载体档案数字化加工外包业务管理，规范外包服务主体的权责、行为，确保数字化过程中档案实体及内容的安全；定期对网络平台及数据库进行检查，确保防火墙运行正常；设备更新换代后及时对数据进行迁移，并进行异地异质备份。对于内在原因可能引发的信息安全问题，及时对档案管理系统实施安全等级保护测评，消除技术漏洞所带来的数据遗失问题；加强对信息的管理，制定合理、完善的管理措施和规范，定期对技术人员进行安全业务培训，从而真正保护数字信息的真实、可靠和完整。

三、校舍档案信息管理系统研发成果

（一）建立校舍档案信息数据库。通过对数据的统一管理，构建综合统一的信息数据中心，建立广泛、时效、详实的中小学校舍档案信息数据库，实现数据的共享和统一。根据山东省中小学校舍档案管理的分类办法和基建档案整理基本要求，学校将整理完毕的确权类、基建类和管理类档案进行数字化处理，处理结果按照校区、校舍归入不同的文件夹，存于数据库。利用校舍档案形成校舍基础信息，包括学校的名称、详细地址、建校时间、学校办别、学校类别、办学规模、学校体育活动场地配备、占地面积、总建筑面积、单体建筑数量；每栋单体建筑的主要信息包括规划投资、建设单位、施工单位、监理单位、中标日期、项目负责人、开竣工时间、房屋名称、房屋用途、建筑面积、使用面积、地上地下楼层数、建筑结构、排查鉴定情况、使用年限、采暖形式、采暖面积等；每年新增面积、维修面积、拆除面积、移作他用面积等历史信息。上述信息存于数据库。

（二）建立校舍档案管理系统云平台。采用“互联网＋云部署”管理模式，依托统一管理、统一认证、统一数据中心的基础平台建设，规范构建区域内校舍档案云平台。即在云上安装部署校舍档案管理平台和数据库系统，各中小学无需再单独部署软件和数据库，只需通过网络登录到中心服务器，进行远程校舍的管理，同时教育行政主管部门和学校之间可进行数据的流转和共享，确保辖属学校校舍档案管理平台数据的统一、规范、及时、准确。

（三）校舍档案管理系统云平台应用。使用范围包括各级教育行政主管部门用户、学校用户。上级用户可以查看、审核、修改各学校的校舍基础数据，查看校舍大数据分析报表及校舍档案。学校用户负责进行校舍基础数据的上报及校舍档案录入。

（四）预留接口对接其他数据平台。校舍档案管理系统预留数据接口，服务于地方数据中心平台，为数据中心及其他应用业务系统提供数据源及数据同步，便于与其他系统对接，融入数字中国建设。

综上所述，校舍档案信息化是大数据背景下学校档案管理的必然趋势，也是提高档案管理效率的有效途径。学校要扬长避短，制定校舍档案管理信息化发展方案，完善档案管理服务机制，发挥校舍档案信息化的优势，发掘档案信息的有效价值，为自身发展和社会需要提供高水平的档案服务。

作者：郝炳海 单位：青岛市教育后勤服务保障中心