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论单位档案管理信息化建设优化

2021/11/12 阅读:

摘要:在当前信息化时代,各类信息技术为各行各业提供了较大的便利。事业单位应当乘着信息技术的东风,加强档案管理信息化建设,提高工作效率与质量。本文分析了事业单位档案管理信息化建设的价值与作用,结合实际情况给出了事业单位档案管理信息化建设的优化策略。

关键词:事业单位;档案管理;信息化建设

事业单位在开展各类生产经营活动的过程中,档案会对其进行全过程地记录,这也意味着档案见证了事业单位整个具体发展历程,在事业单位经营管理中起着至关重要的作用。对事业单位档案管理进行信息化建设,不但能够有效提升管理效率,还能够推动资源共享,实现对纸质档案的保护,这对于事业单位档案事业发展大有裨益。

一、事业单位档案管理信息化建设的作用 

(一)提高档案管理效率

在传统档案管理模式之下,要想查阅所需的资料一般会亲自到档案室中寻找,这就让部分业务人员在时间、空间条件不允许情况下面临着一定的窘境,情况严重时会延误工作时机。而通过档案管理信息化建设,能够让相关人员足不出户就能够完成对所需数据资料的查阅。在档案管理信息系统中,事业单位工作人员能够在线提交查阅档案申请,在经过上级领导同意之后,档案信息系统就会将档案资料电子版发送给有需求的工作人员,并且工作人员能够在线对档案信息进行打印,充分提升了档案信息查阅与利用的便利性,提高了档案管理工作效率。

(二)促进档案资源共享

当前大部分事业单位并未对档案管理部门引起高度重视,导致数量众多的档案信息被束之高阁,档案工作人员对其进行管理的任务较为繁重,经常被业务科室指责档案调阅效率较低[1]。通过信息化建设,事业单位档案管理能够让不同业务科室和档案管理部门达成紧密的联系,实现档案资源的共享,最大化地防止档案资源利用较为滞后这类情况的出现,让档案资源能够在事业单位内部得到更为广泛的流通,这样一来也能够提升档案资料的更新频率,确保其时效性。在信息化建设背景下,档案资源的传输利用了在线途径,相关人员能够直接在线对其中的不足之处进行修改,有效避免了反复报送档案而引发的数据误差。

(三)有利于纸质档案保护

当前部分单位依旧沿用了传统档案管理模式,纸质档案的翻阅和外借相对较为频繁,这也加大了破损、字迹模糊等不良事件发生概率,特别是部分见证了事业单位发展历程的老照片有着重大的意义与价值,必须要对其进行良好的保护。但由于其保存难度较大,如若受到了损坏,很难对其进行修复,严重影响了事业单位的文化传承。而通过档案管理信息化建设,能够将这类珍贵纸质档案转化为电子档案,相关人员在查阅与利用的过程中更为便利,无需进行纸质档案的翻阅,实现了对纸质档案的保护,有效避免上述不良后果的产生。

二、事业单位档案管理信息化建设优化策略

(一)完善档案信息化管理系统

事业单位在开展档案管理信息化建设时,首先要构建并完善档案信息化管理系统。按照广大民众对档案管理的实际需求,结合事业单位具体情况,对档案管理相关业务流程进行深入分析,设计与开发出有一定针对性的档案信息管理系统。系统建好后,需要将纸质档案中的内容转移至档案信息化管理系统中,利用扫描、影像这类技术转化为计算机能够识别与处理的数字化档案,同时对其进行分类与整合,做好数字化档案的归档操作。一般而言,档案信息化管理系统必须具备一定的兼容性,能够储存不同格式的电子文件,并允许事业单位所用的各类软件在系统中开展相关业务,以此来有效增强事业单位的档案管理能力。

(二)加强信息化安全管理与控制

在信息技术水平不断提升的背景下,越来越多的行业都开展了信息化建设,虽然极大地提升了工作效率,但同时也暴露出了安全方面的问题,严重威胁了单位数据信息方面的安全。事业单位档案资源具备一定的私密性,其中的内容和国家政策、发展战略方针息息相关,如若不慎泄露就会造成不利的后果[2]。因此,事业单位应当加强信息化安全管理与控制,构建一个完善的网络安全管理制度,积极引入先进的安全防范措施,以此来保障档案信息的安全性。具体而言,通过一定的手段来防止电子档案信息被黑客使用病毒盗取,可以对现有的防火墙进行改良与优化,添加先进的加密监控技术,提高电子档案信息的安全性。同时,事业单位还应当结合实际情况构建一个健全的安全体系,一方面做好硬件设施安全保障,明确档案管理信息系统的线路、环境、设备等方面所存在的安全隐患,定期进行排查与维护,保证档案信息化管理系统中的数据信息不被外界因素所干扰;另一方面则要做好网络安全保障,定期对档案信息化管理系统中的档案资源进行全面的扫描,消除网络木马、病毒对重要信息的侵蚀,切实保障事业单位档案信息化建设的安全性。

(三)加大档案信息化建设资源投入力度

事业单位应当做好不同资源的合理投入,对这类资源进行科学且合理地配置,积极引入先进的设施设备来推动档案管理信息化可持续发展。根据自身的基本性质以及所开展业务的实际情况,购入一定数量的先进信息设备,完成对老旧设备的及时更新换代,保证事业单位档案管理信息化建设能够跟上时代发展步伐,满足时代发展需求。在事业单位档案管理信息化建设过程中,专业人才起到了至关重要的作用,其专业素质直接决定着信息化建设的成效。因此,事业单位应当通过合理的途径来培养出具备较高专业信息技术水平的人才,让其充分应用各类信息化设备及信息系统来开展档案管理工作,从而有效增强事业单位档案管理工作效率及质量。事业单位可以从在职员工中选择部分资质良好、发展潜力较大的人员进行信息化知识及技能方面的培训,不断优化事业单位信息化人才队伍建设,为档案管理信息化建设奠定坚实的基础[3]。同时,事业单位还应当对信息化人才的福利待遇进行优化,借助于激励机制来充分调动员工的工作积极性,让其能够正确认识到自身在档案管理信息化建设中的责任与义务,认真对待档案管理工作,这样才能够有效实现档案管理的信息化转型。

(四)有机结合档案信息化管理与传统管理模式

事业单位档案管理信息化建设并不意味着彻底摒弃传统档案管理模式,而是应当综合两种模式的优势,不断增强档案管理成效。当前纸质档案管理依旧有一定的用武之地,例如消费者在进行房产购置时,纸质房产证明文件必不可少,能够有效提升档案信息的保存周期,且能够避免弄虚作假行为的出现。因此,事业单位的档案管理应当对信息化管理与传统管理模式进行有机结合,针对部分较为珍贵,且保存相对较为容易的档案可以采取传统档案管理模式,而针对大部分较为繁琐,且价值不算太高的档案信息就可以选择信息化管理模式,这样可以有效防止档案管理过于片面化情况的出现。在信息化时代,事业单位进行档案管理信息化建设有着重要的作用与价值,档案管理人员应当树立正确的意识,不断提升自身的信息化专业水平,事业单位也要积极引入先进的信息化技术,加强人才培养工作,这样才能够有效保证档案管理信息化建设的持续稳步推进。

参考文献:

[1]孟祥喜.信息化转型背景下机关档案分类研究——以《机关档案管理规定》中一级类目划分方法为分析对象[J].档案管理,2021(03):83-85+87.

[2]赵锦秀.新时代事业单位档案管理的思考[J].兰台内外,2021(14):29-31.

[3]林立.浅谈人事档案管理信息化[J].办公室业务,2021(08):161-162.

作者:杨冬美 单位:郓城县退役军人事务局

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