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论社会研究机构档案信息化建设

2019/09/09 阅读:

[摘要]档案信息化建设背景下,档案管理效率提高、档案利用方式愈加丰富。但与此同时,新的管理模式也带来数字化资源要求提高、信息安全威胁增多、档案利用开发不足等新的问题。文章着重从档案数字化建设、信息安全防护、建立协作机制和档案管理等四个方面提出对策建议,以期对社会研究机构在档案信息化建设方面有理论指导作用和现实意义。

[关键词]社会研究机构;档案;信息化

档案管理是社会研究机构日常管理工作的重要环节,真实体现了社会研究机构运作的方方面面,具有多重价值。当前,档案信息化建设给档案的管理和利用带来了新的思路。在信息化管理模式下,档案管理效率、利用方式乃至科学研究活动都焕发出新的生命力。对此,档案管理人员应加深对档案信息化建设重要性的认识,以此为契机充分发挥档案的价值,推动档案管理的持续健康发展。

一、社会研究机构档案信息化建设的价值

(一)提高档案管理效率我国长期以来都十分重视档案管理工作,机关事业单位、高校、研究所就更是如此。社会研究机构作为我国哲学社会科学的重要研究的单位,也拥有着较长的档案管理历史。在传统档案管理模式下,档案的收集、归档、整理和分类等工作都要依靠人工手动完成,且档案的保管和存储也要有较大的空间才能够满足。随着档案管理时间的不断延长以及我国社会研究的不断发展与进步,社会研究机构档案的种类和体量都会不断增加,这也给档案管理工作提出了挑战,传统档案模式已无法解决新问题。在此背景下,档案信息化建设成为提高档案管理能力和管理效率的必经之路。借助信息化建设,档案的收集、归档和整理等工作能基本上实现半自动化,解放了大量人力,档案的管理流程也得以简化。同时,档案信息化建设也推动了档案数字化进程的加快,以实体档案存储为主的管理模式正逐渐转为电子存储。目前我国已有部分机构开始试点实行档案单轨单套制管理,即档案全部采用电子化管理方式。随着档案信息化建设的不断推进,这种管理方式会逐渐成为主流,档案管理效率将得以大大提高。

(二)档案资源数字化传统档案资源的载体多以实物为主,如纸质文本档案、图片档案、磁带档案等。实物档案一方面需要占用较多的存储空间,另一方面其长期的保存也需要消耗大量的人力物力进行维护。而随着档案管理信息化建设的推进,档案资源的载体也呈现出鲜明的数字化特点。当前,数字化档案资源的载体较为多样性,在文本方面包括Word文档、PDF、txt等,音频上有WMA、MP3等,影像档案方面包括AVI、RM-VD等,此外,还有3D建模等立体化、可视化的载体用于展现实体档案。可以看出,当前绝大部分的实体档案资料都能够借助一定的手段和技术转换成数字化档案资源。这给档案管理带来了以下三点优势:第一是占用的空间小,能够节省出库房等存储空间,同时存储的容量也远远超过实物档案。第二是后期维护和管理的成本较低,一般来说数字化的档案资源只要保证存储设备的有效期即可,其面临的档案损坏的风险相对较小。第三是数字化的资源更便于实现网络化传输,给档案资源的开发和利用提供了更多的可能性。

(三)丰富档案利用方式社会研究机构在其职能上具备一定的社会属性,其档案管理工作也一定程度地面向社会。随着我国建设服务型政府工程的不断推进和国民档案意识的逐渐提高,公民和社会对于档案利用的需求也会逐渐提高。传统档案利用模式下,档案的利用主要以单位内部为主且应用的种类也较少,大多局限于基建档案、财务档案和人事档案,大量的档案资源没有被充分的利用起来。在档案信息化建设的背景下,档案利用的方式得以丰富,主要表现在三个方面:第一是档案利用模式变多,不再局限于档案查询、调阅等基础性应用,而是逐渐拓展为需求导向性的多元化档案服务,如内容查询与识别、在线咨询、在线调档等服务。第二是档案利用的渠道更加多元,包括终端、移动终端、PC端和线下等多个场景,突破了档案利用的时空限制,大大提高了档案的利用率和公民利用的档案积极性。第三是档案利用的主体更加多元,过去档案利用的主体多以单位为主,如今由于档案管理效率更高、档案利用的方式更加便捷,个人档案利用的频率明显提高,这也给档案利用的创新提供了方向。

(四)为社会研究提供参考社会研究机构的主要职能就是人文社科的科研规划和研究工作。文献研究法和比较研究法等研究方法是人文社科领域使用的最多的研究方法,其本质上是对各类信息资源的充分利用,在此过程中档案就发挥着重要的作用。社会研究机构的档案是真实、完整、全面的记录了社会研究机构工作的方方面面,自然也包括其科研活动的各项环节,具有真实性的特点,同时也有凭证价值和参考价值。在传统档案管理模式下,档案参考价值的发挥较为有限,这一方面是由于实体档案管理效率低造成的,另一方面缺乏科学的整理和分析。在信息化建设背景下,数字化的档案资源给档案的整理和分析提供了基础。通过大数据、云计算的分析技术和可视化的管理界面,更为直接地发挥了档案的参考价值,为科学研究提供了参考。

二、社会研究机构档案信息化建设的不足

(一)数字化资源建设缓慢从上文对信息化建设价值的初步探讨可以看出,无论是档案的利用或是其参考价值的发挥其基础都是数字化资源的建设。可以说,数字化档案资源是档案信息化建设的内容支撑,同时也是信息化建设的手段和目的。但从当前我国社会研究机构信息化建设的现状来看,数字化建设缓慢的情况还十分普遍,主要表现在以下两个方面:一是数字档案收集体系建设尚不完善。当前,部分社会研究机构在档案收集上还未实现数字化采集,多以实体档案收集加数字文件归档的方式为主,但其中还存在着标准不统一、内容有差别的情况,给后续的利用带来了很大的难度;二是老旧档案的数字化工作进展较为缓慢。社会研究机构存在着大量种类丰富、载体各异的档案,对于文字档案来说其数字化工作较为简便,通过扫描即可,而对于其他实体档案如照片档案、影像档案就存在着很多软硬件设备兼容的问题,部分档案管理部门存在着畏难情绪,仅对文本类档案进行数字化工作,其他类型的数字化进程就较为缓慢,影响了整体的信息化建设工作。

(二)信息安全面临挑战长期以来,我国档案管理都处于封闭式的管理模式,这种管理模式一定程度上保证了档案的真实性和安全性。但随着档案管理开放性和社会性的提高,档案管理和利用更多地面向社会,与此同时,档案信息化建设势必会使档案资源从线下转为线上,这也给档案的信息安全管理带来了新的问题。与其他档案管理部门有所区别的是,社会研究机构的档案包括科技档案,作为重要的信息资源,科研档案有着巨大价值,一旦泄露或者损坏则会造成难以估量的损失。从我国档案管理的现状来看,信息安全防护能力低的问题还普遍存在,这主要表现在两个方面:一是缺乏完善的防护体系,对于病毒、木马等信息安全威胁的预防和发现能力不足,部分部门的电子设备没有定期进行筛查。二是事后补救能力不足,缺乏完善的硬件设备隔离措施和档案备份工作,发生信息安全事件后无法挽回损失。

(三)档案利用模式有待开发档案信息化建设给档案利用带来了新思路和新方法,但多元化的档案利用方式需要完善的信息化建设来支撑。首先是经费分配不均的问题,领导层较为重视档案的日常保管工作,对于硬件管理设备、库房建设、档案装订上投入的经费比重较大,实体档案的保存与管理工作开展得较好。但档案信息化建设投入不足,使大多数档案自归档装订后就一直处于尘封状态,一些具有较高凭证和参考价值的档案无法得到较好的利用。其次,档案利用对信息网络基础设施也提出了较高的要求,无论是个性化服务定制、在线咨询或者线下终端服务,都要以网络环境和信息设备为基础。最后,目前各部门之间的沟通机制交叉,信息壁垒存在的情况较为突出,一体化趋势发展极为缓慢,档案工作分散性强,这也就导致了各部门无法建立起良好的信息共享平台,档案资源的开发和利用受限,进而导致了档案整合与管理创新面临着重重阻碍。

(四)综合管理能力有待提高档案信息化建设给档案管理部门的管理能力提出了更高的要求。第一,档案信息化建设拓宽了管理的范围。在信息化建设的背景下,档案管理的内容变多,涉及到实体档案管理和数字档案资源的管理,在制度和流程上也要具有高度的包容性和灵活性。如在档案管理平台和服务渠道的开发上,微信和微博等平台的开发都需要与之配套的管理,如何在有限的资源下深入掌握各个平台的规则和资源,对档案管理部门来说是一项全新的任务。第二,档案信息化建设加大了档案管理的深度,档案信息化建设给档案服务的开发和利用打下了良好基础,拓展服务对象、丰富服务方式成为档案现代化管理的必然趋势。档案管理工作的重点不再局限于保管,更多地涉及到利用,如何针对现有的信息资源进行开发和利用,成为档案管理部门面临的新的挑战。

三、社会研究机构档案信息化建设的对策

(一)加快档案资源数字化建设进程针对档案信息化建设中数字化资源建设缓慢的现状,社会研究机构管理层和档案管理人员应结合具体实际情况,采用数字档案资源建设“两步走”战略:一是坚持“存量数字化”要求,大力推动传统实体档案的数字化工作。针对纸质文本载体的资料,综合采用全手工录入、全图像扫描、全图文结合三种方式进行数字化处理,其中以全图文结合方式为佳。针对老旧照片和影像资料,在做好档案备份的前提下,注重系统的兼容性,在信息化建设时充分考虑到各种载体的格式要求,完成照片和影像资料的数字化工作;二是贯彻落实“增量电子化”的策略,全面启动电子文件的在线接受工作,开展数字化加工项目,以馆藏档案全面数字化项目带动整合档案信息资源。同时,按照各地的电子文件归档与管理办法规范数字档案接收工作,在移交和接收环节中,要对数字文件进行完整性、可靠性、安全性、准确性进行检测,通过检测后方能录入到系统中,保证数字档案资源的规范统一。

(二)提高信息安全防护能力提高信息安全防护能力要从三个方面开展:一是提高信息安全防护意识。管理层和基层管理人员要把信息安全防护工作视为信息化建设的重要保障性工作之一。管理层应定期开展信息安全主题讲座和交流会,派遣基层员工参加信息安全技能培训工作。同时,培养工作人员良好的工作习惯,在实际工作中不断养成信息安全意识。二是提高管理能力,对信息化建设过程中和档案数字化过程中可能出现的信息安全外部问题和内部问题进行系统的梳理,根据梳理结果进行破坏力分析、可行性分析,通过事先的工作预防潜在的信息安全风险。三是,综合运用各种防护技术。在实体档案方面,要运用三种技术,分别是建筑保护法、装帧保护法、驱虫保护法,以保障实体档案的完好无损,增加其保存期限。在数字档案方面要重点防护,科技档案管理中心要注重系统安全技术、数据安全技术和网络安全技术的构建。系统方面要定期维护,查缺补漏,不断测试系统的稳定性和漏洞,以提前做好应对;数据安全方面要运用数据加密、应急处理和备份技术,对价值高的科技档案进行保护。

(三)建立良好协作机制,丰富档案利用方式针对档案利用存在的问题,社会研究机构档案管理部门应依托信息化建设不断提高档案利用水平和服务能力。第一,打造完善的档案利用体系,推动各部门之间的信息交流与沟通,以信息资源共享平台为基础打造高效、通畅、互利共赢的沟通机制,为档案资源的进一步开发和利用打下良好基础。第二,推动信息化建设的平衡发展。由于档案利用是一项需要多个主体参与及配合的工作,因此在信息化建设要实现相对的同步,针对各部门之间信息化建设落差较大的情况,要制定差异化的发展策略,明确各自分工,档案管理部门应起到主导作用,在基础通信设施的建设上加大投入,其他相关部门则以内容建设为主,探究档案资源的整合与分析。第三,优化档案使用流程,在保证档案保密性的基础上进一步简化使用流程,将档案使用流程网络化,拓宽档案利用的场景,进一步提高档案的利用率。

(四)提升管理水平,提高服务能力档案管理水平的提高主要从两个方面进行:第一,在管理层完善规章制度。根据档案信息化的特点、难点以及未来发展趋势,进行完善的制度设计。同时,注重流程化思维的培养,将制度融入到管理工作的方方面面,让信息化建设能够在完善的框架下运行,保障档案信息化建设的方向性正确。第二,以强化管理来提高档案服务能力。在信息化建设中要将服务意识和服务观念融入日常工作,根据各类档案利用与服务的特点制定服务质量标准,以提高服务能力。

[参考文献]

[1]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究,2017(3).

[2]郑建芬.试论档案信息化建设的现状与发展[J].档案学研究,2017(S2).

[3]“互联网+”背景下的档案资源安全建设[J].山西档案,2018(5).

作者:唐莉娟 单位:广西社会科学院办公室科员

论社会研究机构档案信息化建设

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