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水利档案信息化管理现状与对策

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摘要:通过分析水利档案信息化现状,利用信息检索自动化、信息传递网络化、信息载体电子化,提出了新时期水利档案管理信息化建设的相关对策。

关键词:水利档案;信息化建设;现状;有效对策

水利工程的档案管理是对水利工程建设过程中形成的材料进行收集整理而形成的档案工作,所收集整理的资料应含有工程建设过程中所形成所有原始记录,将这些档案材料进行存档以备后期维护提供原始记录作为参考作用,是工程质量溯源的手段之一。随着计算机网路技术的普遍应用,水利工程档案管理数字化信息化管理逐步成为其主要发展方向,所以工程档案归档时应增加相应的数字化档案的收集工作,为档案信息化管理提供必不可少的基础工作,但是由于部分主管原因及部分客观因素的影响,导致现有档案管理在向信息化管理前进的道路上出现了不同的羁绊,针对所存在的问题,在处理时应增加沟通,响应社会进步,立足于时代发展,充分利用现有的网路信息技术,把握信息化建设的基本要求,推动档案信息化管理继续前进。

1信息化技术对水利工程档案管理的影响

1.1实现现代化管理模式

信息化的技术可以打破以前的纯纸质档管理模式,通过信息技术的应用,将工程文档进行电子档存储,可以有效地进行文档的查询和输送。通过信息化技术在水利工程中更为广泛地应用,可以进行更深层次的档案管理,实现全面的工程档案管理、系统化的管理。

1.2提高档案管理效率

信息化的技术应用可以提高水利工程档案管理效率。水利工程是比较复杂的水利工程,里面涉及的资料文档很多,种类繁杂。通过信息化技术应用可以进行高效管理。利用信息技术将这些数据分门别类,实现统一化的信息管理。利用计算机、软件技术,对整个水利工程文档信息进行搜集整理,可以建立起属于自己的数据库,从而可以更为方便地进行数据的采集、传输、存储和分析,让整个水利工程文档管理变成一个程序化的模式,从而可以提高文档管理的工作效率,达到更高的文档管理质量。

1.3提升水利工程管理水平

水利工程的文档管理通过信息技术的应用,实现系统化、程序化、科学化的管理。摒弃了人工管理的方式,人工处理不仅效率低,而且出错率高,通过信息技术可以有效减少出错率,提高水利工程文档管理水平。

1.4实现信息实时化

水利工程可以在进行文档管理中,去利用计算机、软件还有通信这些技术去搭建网络,对整个水利工程的资料文档进行系统化整理,通过多媒体技术建立自己的工程网络信息平台,通过网络信息平台,不仅仅可以明确工程建设的法律动态及管理责任,而且网络化的信息平台,可以实时了解社会最新的水利工程相关信息,从而使水利工程的档案管理能够及时了解和掌握社会发展信息,跟上社会的步伐。

2工程档案管理的信息化系统功能设计

2.1基本功能

工程档案信息化管理的基本功能是重要基石,主要包括:

2.1.1基础信息设置功能

通过对工程档案信息的参数设定、权限设定的管理方式,实现对工程档案信息数据的转换与维护。

2.1.2信息化采集和整理

通过信息数据库,将纸质的工程档案电子化,在智能识别系统的依托之下,实现对数据的全时分析、实时更新、数据交流和共享。

2.1.3文件日常管理

对工程档案的日常管理要注重对相关数据的管理、综合管理及对档案的统计、鉴定等管理内容,使档案文件及时更新,与工程建设同步,及时、全面、准确地反映出工程建设的内容。

2.1.4工程档案文件利用功能

通过对工程档案的借阅管理模块、编辑模块、信息服务子模块等,更好地发挥出工程档案的利用价值和效能。

2.2扩展功能

工程档案信息化管理系统要实现对功能的拓展,具有可兼容或可移植性。通过数据一体归档接口,实现对档案信息的归档整理、全文检索扩展。在实现工程档案信息化扩展功能的同时,要保持业务数据转换标准和数据结构的一致性。

2.3数据库

在工程档案的信息化技术运用过程中,数据库是关键性的内容,涉及工程档案数据的访问规则、安全管理、存储备份、系统扩展等方面,通过建构E-R模型,实现对档案文件的收发、整理和编辑。

3水利档案信息化建设现状

3.1缺少健全的档案管理制度

目前虽然在相关规章制度中已经明确规定了档案信息化建设的重要性和必要性,但在水利某些部门中,管理层没有足够重视档案信息化建设的重要性,同时也没有根据建设需求,制定相应的管理制度。这样一来,档案管理部门工作人员缺少责任感,工作存在较大的随意性,其结果是水利资料不能及时得到整理、归纳,造成资料缺失等问题,这样直接限制着档案信息化建设的发展。

3.2档案信息化及人才队伍建设滞后

由于水利工程档案资料的复杂程度不同,难以寻找到适合于各种不同规模的水利工程建设信息收集归档的方法,主要表现在某些档案管理人员仅仅是将纸质文件扫描转变成电子文档,从而实现水利工程档案信息化管理,并不对各种资料进行分析研究之后再归档;其次,水利工程档案信息化管理人才队伍建设上投入不够,对档案管理工作资金投入不足,将会造成档案管理基础设施和人员素质满足不了档案管理工作的需要。实际上档案管理人员缺少专业素质及信息管理能力差,严重影响了水利工程档案工作的有效性。

3.3存在安全隐患所谓的实现

水利工程档案信息化管理,就是要将纸质的实体档案整理为电子文档,将相关内容录入电脑中,利用相应的管理软件进行管理。但电脑网路时刻存在着系统漏洞,偷盗信息资源进行盈利的机构或个人大有人在,电子信息档案便处于随时可能被泄漏、外流的风险中。然而,水利工程一般都是民生工程,是我国的基础工程,一旦数据泄露被不法分子获取可能会直接关乎国计民生,从而影响社会安定和国家安全,所以水利工程档案的信息化管理也存在着一定安全隐患。

4新时期水利档案管理信息化建设思考

4.1加强重视,完善管理制度

水利工程档案管理信息化系统的建立与完善,首先需要有良好的管理理念,将信息化管理的总体思路贯穿始终。(1)随着科学技术的发展,水利档案管理的水平也再逐步提高,管理系统也在不断完善。同时也就为档案管理人员提高出了更高要求,这就要求水利档案管理人员加强培训,提高服务意识。(2)水利档案信息化建设的最终目的就是将所有纸质档案电子化、数字化,便于管理及查阅,使之能够更好地为社会服务,才能更好地实现其本身应有的意义。(3)为了提高水利工程档案的便利及利用率,管理人员应逐步摒弃原有传统管理模式,将工程档案信息最大程度地信息化,充分利用信息网络资源的发展成果,使之更好地为社会服务。(4)水利档案信息化制度的建立与领导的支持是分不开的,所以应根据档案信息化建设的进度逐步汇总存在问题,通过讨论进行修改和完善,同时也可以通过不同单位或不同管理层人员对档案管理检查进行相互之间的查漏补缺,提高人员管理能力,完善管理制度。

4.2注重水利档案整理工作

在水利档案管理中,最关键的是整理和归档各种水利资料,为了有效解决整理不及时、归档混乱等问题。在采集水利档案的时候,按照水利工程的实际情况,对档案采集手段进行适当调整。(1)对工程项目的建设周期比较短,可使用追踪采集法,这样不仅能够提高采集速度,同时档案质量也能够得到保证。(2)如果工程项目建设周期比较长,可采取分阶段采集法,在保证档案完整性的同时,档案采集内容和时间也能够有效明确,以免发生资料丢失问题。(3)在归档过程中,还应该及时编制档案的分类号、工程代号等,并加强对电子文档的应用,为后期查阅带来方便。

4.3统一制定档案信息化规范标准

标准是规范的尺度与保障,只有制订了统一的水利档案信息化标准要求,各水利工程才能形成完备清晰的档案资料,水利工程档案信息化管理建设才能最大程度上统一开发,形成较完善的管理工具或软件。在现有的档案管理规范中存在着不同的技术标准或整理规范,因此在进行档案整理存放时便出现了不同的归档方式,不利于后期查阅及利用,从而降低了档案的利用率,失去了水利工程档案的实际意义。具有统一的档案信息化规范标准才能在档案管理软件开发时有据可查、有规可依,从而提高档案利用率,查阅资料的高效性,降低人为因素,减少档案管理工作中的失误。

4.4软硬件投入

要实现建设工程档案信息的数字化,必须要有一定的资金投入,配备基础的软硬件设备,如购置服务器、交换机、计算机、扫描仪、打印机等信息化设备,开发或购置系统软件等。借助计算机和网络等现代科技新成果与新手段,才能显著提升建设工程档案管理工作的效率。

4.5提升电子信息化工程档案管理的安全性

(1)在互联网时代,电子信息化工程档案建设还要考虑其安全性前提,只有使之处于安全的前提下,才能更好地实现对工程档案资料信息的保管质量。(2)基于传统纸质工程档案向电子信息化工程档案转变过程中的不稳定性,要提升工程档案管理人员的安全防范意识,建构工程档案的纸质化和无纸化并用的管理模式,采用双项备份的方式,较好地防御网络中存在的病毒感染现象和网络攻击的问题,做好工程档案信息的登记、归类信息化、安全化管理。(3)还要定期对已备份的电子工程档案信息进行再备份,形成一份“备忘录”。(4)完善工程档案信息化管理的安全保护措施和保密制度,依循涉密不上网的原则和理念,使工程档案数据库信息安全通畅,实现高效的信息化档案管理效果。

4.6营造良好的电子档案存放环境

4.6.1保证电子档案的原始性传统的纸质档案均为工程建设期所形成的原始记录,纸质档案的真实性是很容易确定的,存在着真实性、唯一性。信息化的电子档案在形成时也具有原始性,可电子文件档案的真实性容易被破坏。虽然电子档案便于修改但无法追溯其真实性。因计算机内存贮的电子档案均为电子数据使用的都是计算机统一语言及表述方式无个人笔迹特征,无书写墨迹和新旧区别,所以电子档案信息的原始性、真实性无法确保,一旦被删改,内容很难被识别。

4.6.2保证电子档案载体的物理安全通常情况下电子档案存储在磁、光介质上,比如电脑、U盘、光盘等,那就需要建设一个适合于磁、光介质保存的环境,严格控制环境的温湿度等,从而确保电子档案字体的物理安全。

4.6.3定期对电子档案载体进行有效地检查与维护应查保存的电子档案载体,查验电子文档的可用性,电子档案载体受到环境的不良影响,存在的问题应及时处理,以保证电子档案的安全性。

4.6.4做好备份工作由于电子档案载体的不稳定性和电子文件的可变性特点,做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面备份:(1)要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏。(2)针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔3年进行一次保护性复制。

5结语

近年来,社会网络技术及电子信息化管理的飞速发展,要求档案管理工作也应适时代而变,将水利工程档案信息化管理是社会发展技术进步的必然趋势,若想推动信息化管理继续进步,必须配备专业技术人才并培养档案信息化管理专业人才,才能更有利于档案信息化建设推进,确保水利档案事业的持续健康发展。

参考文献:

[1]李建丽.水利工程档案管理中存在的问题及应对措施[J].基层建设,2016(10).

[2]郑雪玲.水利工程信息化管理中存在的问题及其对策分析[J].农业与技术,2016(8).

[3]王增永,韩立山.水利档案管理信息化建设存在问题及对策研究[J].河北水利,2017(1).

[4]夏可.论水利工程档案管理存在的问题及对策[J].城建档案,2015(11)

作者:周红梅 单位:河北省桃林口水库管理局

水利档案信息化管理现状与对策责任编辑:张雨    阅读:人次