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探究交通系统档案信息化建设

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【摘要】目前,档案工作的信息化已经成为主要的发展趋势。交通部门在档案系统的建设和管理中也应积极利用各种先进的信息化技术手段,提高档案的信息化程度,从而对各类档案进行更加科学规范的管理以及综合性的应用,以充分发挥档案信息应有的作用。本文将对交通系统利用网络信息技术开展档案管理工作进行分析。

【关键词】交通系统;档案;信息化;建设

一、引言

随着我国经济的不断发展,交通行业也取得了极大的进步。而在发展的过程中形成了大量的档案资料,这些信息不仅是国家建设的重要参考依据,对交通行业也具有十分重要的意义。进入信息化时代后,交通系统在档案管理工作中要积极运用先进网络及计算机技术,加强信息化的档案管理系统建设,对档案信息进行高效的利用,同时通过网络平台实现资源的共享,让档案资源充分发挥其在交通建设中的作用,推动我国交通行业的发展。

二、目前我国交通系统档案工作信息化建设过程中的主要制约因素

(一)档案管理人员的观念比较落后。交通系统中的一些档案管理人员观念陈旧,思想仍停留于纸质档案时代,对信息技术和网络时代缺乏充分的认识,在档案管理工作中对音像资料以及电子档案缺乏重视,没有进行妥善的建档归档,影响了档案资料的信息化。

(二)目前的档案管理工作中的信息化水平仍然比较低。目前交通系统在档案管理中的相关基础性信息化设施还不完备,特别是在数据库、信息安全以及管理系统的建设中还存在一定的不足。另外信息系统的开发建设没有统一的标准,影响了信息的交流和共享。

(三)交通系统目前的管理机制与档案的信息化建设不匹配。交通系统档案管理的信息化建设涉及多个部门的工作,但目前各部门间的合作与协调比较欠缺,使得相关的信息资源无法实现共享和交流,同时,管理部门也缺乏对档案管理工作的支持。

(四)在档案信息化建设中投入的资金还不够。交通系统在信息化建设的过程中投入的资金还十分有限,使相关技术的开发和利用都缺乏资金保障,影响了信息化建设的发展。(五)交通系统目前在档案信息化建设中的技术能力还比较差。交通系统在档案资源的信息化技术和设备上都还比较落后。一些基层档案部门的信息化设备还不完善,信息的整理和更新技术也无法适应信息化建设的要求。更重要的是在档案管理部门中严重缺乏高素质的能够同时掌握信息技术和档案管理技术的综合性人才,从而制约了信息化建设的发展。

三、交通系统提高档案管理工作信息化水平的有效措施

(一)提高档案管理人员对信息化建设重要性的认识,完善交通档案信息化管理的相关制度。档案管理人员要提高对信息化建设的重视程度,充分认识档案工作的信息化发展趋势,积极更新观念,建立信息共享意识。交通系统应对档案工作的管理制度进行完善,对档案管理部门的工作范围以及相应的职责进行明确的界定和划分。同时要规范档案信息的建档归档制度,保证档案信息的完整性。对档案管理部门的各项岗位职责要逐一分工落实,并加强绩效考核,从而促进档案管理质量和水平的提高。

(二)交通系统应加大对档案信息化建设的资金扶持。档案管理要实现信息化需要充足的资金支持,才能完成硬件设施的配备以及各种相关软件的开发。因此交通系统应加大资金扶持的力度,促进信息技术的研发和系统的建设。

(三)加强交通档案管理的系统建设。在档案管理的信息化建设过程中,建立综合性的管理系统是重要的内容之一。交通系统应通过网络信息技术加强不同部门间的合作,对各部门所获各种档案信息进行分类整理,并通过综合管理系统对档案信息进行深层次的利用和开发,从而规范档案信息的管理工作。

(四)交通系统要加强对档案管理人员的培训。交通部门应对档案人员加强培训,帮助他们掌握最新的网络信息技术,提高他们的档案管理水平,全面提升档案人员的综合素质。另外在配置档案管理人员时,应尽量聘用具有档案管理专业资质的高素质人员,以提高档案管理的质量和信息化程度。

(五)完善信息技术手段,为信息化建设提供保障。交通系统应为档案管理部门配备计算机、网络设备以及扫描仪等各种现代化的信息设备,在档案管理中积极应用先进的技术手段,从而推动档案管理的网络化和信息化,推广无纸化以及网上办公方式,并向智能化方向发展。

(六)积极开展主动服务。在档案的信息化建设过程中要对信息检索的相关工具进行不断的完善和加强,对各种交通信息的动态变化要及时掌握,并加强目录的科学性以及索引的专业化程度,让档案信息的使用者可以便捷地查询到所需要的信息。另外还要加强对信息的搜集和整理,扩大基础数据的规模,从而为交通行业的发展决策提供可靠的依据。

(七)在信息化建设中要统一进行规划,并保证档案信息安全。交通系统在推进档案管理的信息化时,应统一进行科学的规划设计,并按照计划逐步落实。另外要加强对档案信息管理方面的法规建设,既要保证信息的共享和交流,提高信息的利用率,还要确保档案信息的安全,对档案信息按照保密级别进行分级管理,并在信息网络中加强安全防护。

四、结束语

我国已经逐步进入信息时代,网络信息技术深刻地影响着社会生产生活的诸多领域。而档案信息已经成为一种重要的资源,对于现代社会的发展和建设具有重要的意义和作用。因此在交通系统中也必须提高对档案信息的重视程度,提升档案管理人员的素质,积极利用各种现代化的信息管理手段和技术,提高档案管理工作的信息化水平,充分发挥档案资源的作用,从而推动交通行业的发展。

【参考文献】

[1]姚小芳.试论交通档案管理信息化建设[J].才智,2014(17).

[2]李洋.浅谈交通档案管理信息化建设[J].兰台内外,2015(1).

[3]张敦强.交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析[J].信息化建设,2016(8).

作者:王尚华 单位:济宁市鱼台县交通运输局

探究交通系统档案信息化建设责任编辑:张雨    阅读:人次